Aux États-Unis et dans le monde entier, de nombreuses entreprises continuent d'embaucher malgré une économie tumultueuse et un taux de chômage alarmant. Hôpitaux, entreprises technologiques, services de livraison, supermarchés, fabricants de dispositifs médicaux et entreprises de transport et de logistique cherchent tous à pourvoir des postes en pleine pandémie de coronavirus.

En cette période de distanciation sociale obligatoire et de déplacements restreints, les entreprises qui recrutent doivent relever de nouveaux défis pour intégrer les nouveaux employés travaillant désormais entièrement à distance, ainsi que ceux qui seront en première ligne dans les secteurs de la santé, du commerce de détail, de l'entreposage et de la production. De l'intégration des nouveaux employés au sein d'une équipe à distance à la mise à disposition de formations actualisées et conformes à la réglementation locale pour les travailleurs de première ligne, de nombreuses organisations s'efforcent d'adapter leurs pratiques d'intégration à ce nouvel environnement de travail en constante évolution.

En matière d'intégration des nouveaux employés , les enjeux sont plus importants que jamais.

Le coût d'une intégration ratée

En plus de permettre à l'entreprise d'éviter les erreurs qui pourraient mettre en danger la sécurité de ses employés, de ses clients et des communautés environnantes, une intégration réussie des employés a un effet tangible sur la rentabilité.

Les employés sont les atouts les plus précieux des entreprises, et ces atouts prennent de la valeur avec le temps. Ainsi, lorsqu'un employé décide de partir pour un autre emploi ou que le taux de rotation du personnel augmente fortement, les résultats financiers de l'entreprise peuvent en pâtir considérablement.

Le coût du remplacement d'un seul employé peut varier de 30 % de son salaire annuel pour un débutant à quatre fois ce salaire pour un cadre supérieur ou un poste hautement spécialisé. Imaginez un employé quittant l'entreprise avec une somme d'argent équivalente à quatre fois son salaire annuel.

Outre le capital nécessaire au recrutement et à la formation d'un remplaçant, les coûts indirects représentent les deux tiers des dépenses réelles des entreprises liées au roulement du personnel. Ces « coûts immatériels », tels que la perte de connaissances, la baisse de productivité, la diminution du moral des équipes, le temps de recherche d'un remplaçant et le temps d'intégration des nouvelles recrues, sont certes plus difficiles à quantifier financièrement ; néanmoins, leur impact sur les équipes et l'entreprise est indéniable. On estime qu'un quart des organisations consacrent à ce roulement du personnel des sommes pouvant atteindre 40 % de leur chiffre d'affaires annuel.

Comment les entreprises protègent-elles leurs précieux investissements humains ?

Un récent rapport du Work Institute a révélé que 77 % des départs volontaires sont évitables. Sachant qu'un tiers des nouvelles recrues quittent l'entreprise au cours de leur première année, la Harvard Business Review affirme qu'un processus d'intégration structuré et cohérent est essentiel pour fidéliser les talents . De nombreuses études viennent étayer cette affirmation.

• L' Institut du capital humain a constaté qu'investir dans une meilleure expérience d'intégration pour les nouvelles recrues est plus susceptible d'accroître le niveau d'engagement des employés, de réduire le temps nécessaire à l'acquisition des compétences et de diminuer le taux de roulement du personnel.
• Une étude de Glassdoor confirme que les entreprises dotées d'un processus d'intégration performant peuvent améliorer la fidélisation des nouvelles recrues de 82 % et augmenter leur productivité de plus de 70 %.
• Près de 70 % des employés affirment qu'ils sont plus susceptibles de rester dans une entreprise après une excellente expérience d'intégration.

Le problème, c'est que seulement 12 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire que leur entreprise fait un excellent travail d'intégration des nouveaux employés, ce qui signifie qu'il y a beaucoup de marge de progression.

Aujourd'hui, avec la majorité des processus d'intégration se déroulant virtuellement, les organisations sont confrontées à des défis encore plus importants en matière d'intégration des employés .

Numériser l'expérience d'intégration

Dans le cadre de la modernisation des processus d'intégration des employés, les entreprises avaient déjà commencé à numériser leurs programmes d'intégration Avant la pandémie, l'intégration numérique éliminait le papier et simplifiait le processus grâce à des portails en ligne ou d'autres technologies qui structuraient généralement le parcours et fournissaient des données utiles, tout en permettant aux nouveaux employés de s'orienter eux-mêmes dans leurs tâches. Cependant, de nombreuses organisations n'ont pas encore pleinement exploité cette technologie. 

L’intégration ne se limite pas aux formalités administratives, aux formations de conformité et à la présentation des rôles et responsabilités. Un programme d’intégration efficace remplit deux objectifs : 

• Facilite l'intégration du nouvel employé à la culture d'entreprise et lui permet de commencer à tisser des liens, l'aidant ainsi à former un lien émotionnel et social avec l'entreprise qui favorisera son engagement et sa productivité.
• Fournit la formation et l'encadrement nécessaires pour qu'ils commencent à produire et à contribuer aux objectifs de l'entreprise

La digitalisation de l'intégration peut améliorer l'efficacité, mais il est facile d'y perdre les aspects humains essentiels qui influent sur la fidélisation. Les télétravailleurs qui ne bénéficient pas des aspects culturels et sociaux de l'intégration risquent davantage de se sentir désengagés et peuvent avoir des difficultés à nouer des relations de travail constructives. De plus, lorsque la formation en ligne est dispensée dans un format qui n'optimise pas l' apprentissage et la mémorisation des connaissances , les nouvelles recrues peuvent mettre plus de temps à atteindre leur pleine productivité.

Heureusement, il existe une solution simple pour numériser et développer efficacement l'aspect humain de l'intégration afin de mieux soutenir la réussite de vos précieux investissements en talents : la vidéo.

Pour créer une expérience d'intégration attrayante, mémorable et cohérente qui permette d'acclimater et de former adéquatement les nouveaux employés — sans sacrifier la productivité et sans que vos nouvelles recrues ne se sentent fatiguées d'avoir passé une semaine entière en visioconférence avec trop de nouveaux visages à retenir —, vous devrez sortir du cadre de la visioconférence.

L'intégration virtuelle chez LinkedIn

LinkedIn a récemment mis à jour son programme d'intégration suite au passage au télétravail, en étendant sa formation d'une journée à un programme virtuel d'une semaine. Au lieu de consacrer toute la première journée aux nouvelles recrues à des visioconférences, les responsables de la formation ont opté pour une approche plus flexible, alternant réunions en présentiel et présentations virtuelles. Cette approche permet aux nouveaux employés de maintenir leur engagement et offre également une plus grande flexibilité aux formateurs et aux participants.

Le programme d'intégration virtuel de cinq jours de LinkedIn comprend des points de contact réguliers pour que les nouvelles recrues travaillant à distance ne se sentent ni oubliées ni négligées. La semaine commence par une session en direct d'une heure le premier jour, consacrée à la culture d'entreprise, aux valeurs et aux produits, et se termine le vendredi par un apéro virtuel d'équipe. Les autres jours de la semaine, les nouveaux employés visionnent un message du responsable de la formation et du développement (voir ci-dessous) et assistent à une présentation vidéo en direct d'un cadre de LinkedIn.

Si votre entreprise n'a pas encore digitalisé son processus d'intégration des employés, ou si vous constatez que les nouvelles recrues ne s'intègrent pas aussi bien qu'elles le pourraient, il est grand temps d'agir. Découvrez comment utiliser la vidéo en direct et à la demande pour concevoir un programme d'intégration virtuel efficace, conforme aux meilleures pratiques, afin de favoriser l'engagement et la productivité de vos équipes dès le premier jour.

6 bonnes pratiques pour l'intégration virtuelle

Que vous intégriez un nouvel ingénieur logiciel à votre équipe produit ou que vous accueilliez les nouvelles recrues dans votre centre de production, un programme d'intégration virtuel structuré, combinant vidéos en direct et à la demande, permettra de transmettre des messages riches et cohérents dans un format conçu pour faciliter la compréhension et la mémorisation des nouvelles informations.

Des politiques d'entreprise aux processus et procédures spécifiques à chaque équipe, utilisez les meilleures pratiques d'intégration à distance suivantes pour créer une liste de contrôle d'intégration personnalisée avec des échéanciers et des étapes clés qui donneront à vos nouvelles recrues tout ce dont elles ont besoin pour être rapidement opérationnelles et réussir. 

1. Commencer l'intégration avant le premier jour (pré-intégration) 

L'intégration ne doit pas attendre le premier jour : vous pouvez prendre des mesures dès maintenant pour bien accueillir votre nouvelle recrue dès qu'elle a accepté l'offre. Cela lui montre non seulement votre enthousiasme à l'idée de l'accueillir dans l'équipe, mais vous permet aussi de vous débarrasser des tâches d'intégration les plus fastidieuses et de faire de son premier jour de travail un moment mémorable. 

• Envoyez un kit de bienvenue. Prévoyez un sac-cadeau pour vos nouveaux employés, un cadeau qui suscitera leur fierté, contenant des informations utiles pour leur premier jour et reflétant la culture d'entreprise. Ce kit doit être ludique, pratique et informatif. Outre les goodies habituels (ou originaux), vous pouvez inclure le plan d'intégration de l'entreprise , un guide pour la mise en place des outils et technologies nécessaires, des fournitures de bureau à domicile, un aide-mémoire pour accéder aux portails employés, le code vestimentaire et les horaires de travail, un message vidéo du PDG et même une lettre manuscrite de leur nouveau responsable.
• Formalités administratives avant l'intégration. Offrez à vos nouveaux employés une première journée mémorable plutôt qu'une journée fastidieuse à remplir des formulaires. Grâce à des technologies de signature électronique comme DocuSign ou toute autre solution d'intégration numérique, ils peuvent signer des documents et compléter d'autres formalités administratives en ligne. Et comme ce processus peut être nouveau pour certains d'entre eux, vous pouvez également créer de courtes vidéos tutoriels expliquant étape par étape comment remplir les formulaires requis.

2. Établir des bases solides pour les relations de travail 

Les communications vidéo en direct permettent aux collaborateurs travaillant à distance de faire connaissance et d'instaurer un climat de confiance, notamment lorsque les rencontres physiques sont impossibles. La vidéo peut également contribuer à créer des échanges percutants qui humanisent l'entreprise et sa culture, favorisant ainsi un lien plus fort entre les nouveaux employés et l'organisation. S'il est judicieux de définir des objectifs pour les communications vidéo en direct et à la demande, les messages et conversations plus informels et spontanés sont souvent plus authentiques et permettent de tisser des liens interpersonnels plus solides. Voici quelques idées pour faciliter l'intégration des nouveaux employés en télétravail :

• Planifiez un appel de bienvenue avec le responsable de l'employé afin qu'ils fassent connaissance et qu'ils puissent approfondir la manière dont leur nouvelle équipe et leur nouveau rôle contribuent au succès de l'organisation.
• Encouragez les membres de l'équipe directe du nouvel employé à prendre contact personnellement avec lui et à l'inviter à une discussion informelle virtuelle autour d'un café par vidéoconférence.
• Fournissez de courtes vidéos de présentation réalisées par d'autres départements ou chefs d'équipe de l'organisation, permettant au nouvel employé de mieux comprendre comment les différentes parties de l'entreprise collaborent.
• Si vous ne pouvez pas inviter votre nouvelle recrue à déjeuner pendant sa première semaine, vous pouvez organiser un quiz en visioconférence. Nouveaux et anciens employés pourront s'affronter en répondant à des questions sur l'histoire de l'entreprise ; plus elles sont pointues, mieux c'est !

Favorisez l'apprentissage collaboratif à distance en créant une base de connaissances vidéo consultable, alimentée par les contributions des employés. Ces vidéos proposent des explications, des bonnes pratiques, des tutoriels et bien plus encore. Vos employés auront ainsi l'opportunité d'apprendre de leurs collègues, même ceux d'autres départements, avec lesquels ils interagissent moins. Cela contribue à renforcer la cohésion des équipes, même à distance.

3. Donnez vie à la culture de votre entreprise

L'un des principaux défis de l'intégration à distance est de communiquer les convictions et les valeurs qui sous-tendent le fonctionnement de votre organisation. Les mots seuls ne suffisent pas à transmettre les nuances de la culture d'entreprise ; ce sont les actions et les interactions entre les employés qui la définissent véritablement. Lorsqu'il s'agit de présenter la culture de votre organisation aux nouvelles recrues, il est important de privilégier la vidéo.

• Commencez par une visite virtuelle, mais au lieu d'une visite virtuelle de vos bureaux, il s'agit d'une visite de l'histoire de votre entreprise, racontée par ses dirigeants qui contextualisent les origines de vos valeurs et de votre culture.
• Partagez les enregistrements des dernières réunions générales de votre entreprise afin que les nouveaux employés puissent se faire une idée de la manière dont vous valorisez vos collaborateurs et de ce que c'est que de communiquer avec les dirigeants lors des séances de questions-réponses.
• Une équipe a-t-elle récemment atteint un objectif important ? Organisez une visioconférence pour discuter des points forts et des difficultés rencontrées. Enregistrez la réunion, puis montez-la pour mettre en valeur les points clés. C'est un excellent moyen de montrer aux nouvelles recrues comment le travail est effectué.
• Demandez à vos employés, ayant différents niveaux d'ancienneté dans l'entreprise, d'enregistrer une courte vidéo explicative d'une à deux minutes décrivant la culture de votre entreprise avec leurs propres mots.
• Si vous avez des groupes de ressources pour les employés, demandez à chaque groupe de créer une vidéo de présentation décrivant sa mission et sa vision ; les nouvelles recrues pourront ainsi mieux comprendre les valeurs que les employés de votre entreprise incarnent au quotidien et trouver des groupes avec lesquels elles aimeraient nouer des liens.

Stanley Young de NYSE Technology explique comment il a utilisé Panopto fidéliser ses employés les plus précieux et développer une culture unifiée au sein de son organisation mondiale : 

4. Montrer comment les choses fonctionnent

Les nouveaux employés arrivent généralement avec une certaine expérience ou expertise. L'objectif de l'intégration n'est pas de les former à des compétences qui leur font défaut, mais de s'assurer qu'ils savent utiliser les outils et technologies nécessaires à leur travail et trouver l'information dont ils ont besoin. Grâce à la formation vidéo à la demande, vous pouvez proposer des ressources d'intégration interactives et autonomes, offrant une formation cohérente et précise, sans perturber le travail des managers et des autres employés. Voici quelques exemples de vidéos explicatives pour l'intégration des nouveaux employés :

• Créez une série de vidéos de microapprentissage à la demande montrant comment utiliser différents systèmes et technologies, en particulier ceux qui sont essentiels à leur rôle.
• Demande de congés, présentation du manuel de l'employé, bonnes pratiques en matière de courriel, formation sur la sécurité et la conformité : enregistrez une courte présentation qui couvre tout ce que vos nouvelles recrues doivent savoir et incluez des liens ou une liste de lecture dans votre liste de contrôle d'intégration.
• Montrez aux nouvelles recrues comment trouver l'information dont elles ont besoin. Vous pouvez aborder ici les bonnes pratiques de votre organisation concernant les canaux de communication interne, la planification des réunions et l'apprentissage entre pairs. Indiquez-leur également où trouver des documents, des vidéos, des enregistrements de réunions et d'autres ressources d'apprentissage disponibles immédiatement, susceptibles de répondre à leurs questions.
• Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, invitez-le à consacrer sa dernière semaine à consigner toutes les informations susceptibles d'aider son successeur. Ainsi, à son arrivée (ou en cas de promotion interne), le nouvel employé bénéficiera d'une passation de consignes virtuelle et personnalisée avec son prédécesseur. 

Visionnez une vidéo de présentation des avantages sociaux offerts aux employés : 

Les outils de communication et de formation vidéo de Panopto permettent à tous les membres de votre organisation d' enregistrer des tutoriels vidéo optimisés pour l'apprentissage, accessibles partout et sur tous les appareils. Enregistrez une vidéo avec votre webcam en même temps qu'un enregistrement d'écran et vos diapositives (si vous en avez) pour créer une visite guidée multicaméra captivante, en un temps équivalent à celui nécessaire pour présenter le processus ou le système. Pour le nouvel employé, c'est comme observer son collègue travailler au bureau.

Panopto Express, notre enregistreur vidéo et d'écran gratuit , est la solution la plus simple pour capturer et partager des informations au travail. Enregistrez et partagez des vidéos multi-flux directement depuis votre navigateur. Essayez-le ! 

Panopto télécharge automatiquement les enregistrements dans votre vidéothèque d'entreprise sécurisée, où les informations sont facilement accessibles grâce à une simple recherche par mot-clé. Chaque mot prononcé et chaque image d'une vidéo Panopto est indexé, comme pour vos e-mails. Ainsi, même si un détail est oublié lors de l'intégration, il est facile de le retrouver et de le visionner ultérieurement.

5. Définissez le succès et comment vous le mesurez.

Un programme d'intégration efficace définit clairement les attentes des nouvelles recrues, tant en ce qui concerne leur rôle initial au sein de l'entreprise que leurs perspectives d'évolution. Outre le fait de favoriser l'épanouissement professionnel à long terme, communiquer des objectifs clairs et des indicateurs de réussite permet de réaffirmer les valeurs de l'entreprise. Pour les équipes travaillant à distance, qui bénéficient d'une grande autonomie et flexibilité, il est primordial de veiller à ce que les nouvelles recrues partagent les priorités de l'équipe et de l'entreprise afin qu'elles puissent travailler de manière autonome, contribuer et innover au mieux de leurs capacités.

• Si votre organisation a établi un ensemble de principes de leadership ou de valeurs fondamentales, vous pouvez leur donner vie dans une vidéo qui non seulement explique chacun de ces principes, mais fournit également des exemples précis, en mettant en lumière des employés qui ont récemment démontré ces principes.
• Les responsables devraient prévoir des entretiens individuels hebdomadaires en visioconférence avec leurs nouveaux employés afin de définir les objectifs et les attentes, de faire le point sur leur intégration et de recueillir leurs commentaires. Pour un employé en télétravail, il est conseillé d'organiser des points quotidiens durant sa première semaine.
• Communiquez le processus d'évaluation de votre entreprise et les informations relatives aux primes complémentaires, le cas échéant. Cette présentation peut être faite en direct ou à la demande ; dans tous les cas, assurez-vous que votre nouvelle recrue ait la possibilité de poser des questions.
• Attribuez à chaque nouvelle recrue un mentor qui a accompagné sa carrière au sein de l'entreprise et qui s'engage à la rencontrer par visioconférence au moins une fois par mois pour lui apporter un soutien et des retours sur son développement professionnel.

6. Créer un répertoire vidéo virtuel consultable des employés

Avec des équipes dispersées dans différentes parties du monde et de nombreux employés travaillant à distance depuis leur domicile, vos nouvelles recrues risquent de ne jamais rencontrer bon nombre des personnes formidables qui travaillent dur pour votre organisation, et vice versa.

Ici, Panopto À la fin de leur première semaine, les nouvelles recrues enregistrent une courte vidéo de présentation, qui est ensuite partagée avec tous les employés. C'est une pratique que nous avons mise en place il y a plus de 13 ans, lorsque notre jeune entreprise a commencé à se développer. Aujourd'hui, avec des équipes à Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong et Sydney, chaque membre de l'entreprise découvre un peu plus le nouvel arrivant, qui peut ainsi se présenter.

Le résultat de la collecte de plus d'une décennie de vidéos de présentation des employés est un répertoire vidéo de tous les membres de l'entreprise. Toutes les vidéos de présentation des employés sont téléchargées sur Panopto Notre vidéothèque d'entreprise permet de découvrir rapidement un nouveau visage et d'en apprendre un peu plus sur son parcours. Au fil des ans, nos vidéos de présentation sont devenues des vidéos de 2 à 3 minutes où nos employés partagent des détails sur leurs expériences professionnelles, leurs loisirs, leurs animaux de compagnie, leur famille, leurs équipes sportives préférées, leurs goûts musicaux, etc. Certaines vidéos sont même une véritable machine à remonter le temps pour nos collaborateurs les plus anciens !

Visionnez une vidéo de présentation d'un employé issue de notre bibliothèque :

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