De nombreuses entreprises aux États-Unis et dans le monde entier continuent d'embaucher en dépit d'une économie tumultueuse et de chiffres du chômage stupéfiants. Les hôpitaux, les entreprises technologiques, les services de livraison, les épiceries, les fabricants de produits de santé et les entreprises de transport et de logistique sont tous désireux de pourvoir des postes dans le contexte de la pandémie de coronavirus.

À une époque où la distanciation sociale est obligatoire et les déplacements limités, les entreprises qui recrutent sont confrontées à de nouveaux défis en matière d'intégration des employés qui rejoignent des équipes entièrement distantes depuis leur domicile, ainsi que de ceux qui travailleront en première ligne dans les secteurs de la santé, de la vente au détail, des entrepôts et des usines de fabrication. Qu'il s'agisse d'intégrer les nouveaux employés dans une équipe à distance ou de veiller à ce que les travailleurs de première ligne reçoivent la formation la plus récente qui soit conforme aux réglementations locales, de nombreuses organisations travaillent avec diligence pour adapter leurs pratiques d'intégration à ce nouvel environnement de travail en pleine évolution.

Lorsqu'il s'agit de l'intégration des nouveaux employésles enjeux sont plus importants que jamais.

Le coût d'une mauvaise intégration des nouveaux arrivants

Outre le fait qu'elle permet à l'entreprise d'éviter les faux pas susceptibles de mettre en péril la sécurité de ses employés, de ses clients et des communautés environnantes, une intégration réussie des employés a un effet démontrable sur la rentabilité.

Les employés sont les actifs les plus précieux des entreprises, et ces actifs s'apprécient avec le temps. Par conséquent, lorsqu'un employé décide de quitter l'entreprise pour un autre emploi ou que le taux de rotation au sein de l'organisation augmente, les résultats de l'entreprise peuvent en prendre un coup.

Le coût du remplacement d'un seul employé coût du remplacement d'un seul employé peut aller de 30 % du salaire annuel pour les employés débutants à quatre fois leur salaire s'ils occupent un poste de niveau supérieur ou une fonction hautement spécialisée. Imaginez qu'un employé quitte l'entreprise en emportant une somme d'argent équivalant à quatre fois son salaire annuel.

Outre le capital nécessaire à l'embauche et à la formation d'un remplaçant, les coûts indirects représentent deux tiers de ce que les entreprises dépensent réellement à la rotation du personnel. Ces "coûts indirects", tels que la perte de connaissances, la baisse de productivité, la baisse du moral, le temps nécessaire pour trouver un remplaçant et le temps dont les nouveaux employés ont besoin pour devenir pleinement opérationnels, peuvent être plus difficiles à quantifier en termes d'argent ; néanmoins, l'impact sur une équipe et sur l'entreprise est difficile à négliger. On estime qu'un quart des organisations encourent des dépenses liées à la rotation du personnel qui représentent jusqu'à 40 % de leurs revenus annuels.

Comment les entreprises peuvent-elles protéger leurs précieux investissements humains ?

Un récent rapport du Work Institute a révélé que 77 % des départs volontaires sont évitables. Avec jusqu'à un nouvel employé sur trois part au cours de la première année, La Harvard Business Review affirme que un processus d'intégration cohérent et structuré est essentiel pour retenir les talents. Et de nombreuses recherches le confirment :

• L'Institut du Capital Humain Human Capital Institute a constaté qu'en investissant dans une meilleure expérience d'accueil des nouveaux employés, il est plus probable d'augmenter le niveau d'engagement des employés, de réduire le temps nécessaire à l'acquisition des compétences et de diminuer le taux de rotation du personnel.
• L'étude de Glassdoor confirme que les entreprises dotées d'un processus d'intégration solide peuvent améliorer le taux de rétention des nouveaux employés de 82 % et augmenter la productivité de plus de 70 %.
• Près de 70 % des salariés déclarent qu'ils sont plus enclins à rester dans une entreprise après une bonne expérience d'intégration.

Le problème, c'est que seuls 12 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire que que leur organisation fait un excellent travail d'accueil des nouveaux employés, ce qui signifie qu'il y a beaucoup de place pour l'amélioration.

Aujourd'hui, alors que la majorité de l'intégration se fait virtuellement, les entreprises sont confrontées à des défis encore plus importants en matière d'intégration des employés.

Numériser l'expérience d'accueil

Dans le cadre de la modernisation de l'accueil des employés, les entreprises avaient déjà commencé à numériser leurs programmes d'accueil avant la pandémie. L'intégration numérique supprime le papier du processus et rationalise l'expérience grâce à des portails en ligne ou à d'autres technologies qui ajoutent généralement une structure et fournissent des données utiles, tout en permettant aux nouveaux employés de se guider eux-mêmes dans les tâches à accomplir. Cependant, de nombreuses organisations ne sont pas allées assez loin dans l'intégration numérique. 

L'intégration est bien plus que de la paperasserie, une formation à la conformité et une énumération des rôles et des responsabilités. Un programme efficace d'intégration des employés permet d'accomplir deux choses : 

• Acclimater le nouvel employé à la culture de l'entreprise et lui permettre de commencer à nouer des relations, en l'aidant à créer un lien émotionnel et social avec l'entreprise qui le maintiendra engagé et productif.
• Fournit la formation et l'accompagnement dont ils ont besoin pour commencer à produire et à contribuer aux objectifs de l'entreprise.

La numérisation de l'intégration peut améliorer l'efficacité, mais il est facile de perdre les composantes humaines essentielles qui ont un impact sur la rétention dans le processus. Les employés à distance qui ne bénéficient pas des aspects culturels et sociaux de l'intégration sont plus susceptibles de se sentir désengagés et d'avoir du mal à développer des relations de travail positives. Et lorsque la formation en ligne est dispensée dans un format qui n'optimise pas l'apprentissage et la rétention des connaissances, les employés sont plus susceptibles de se sentir désengagés. l'apprentissage et la rétention des connaissancesles nouveaux embauchés peuvent mettre plus de temps à atteindre leur pleine productivité.

Heureusement, il existe une solution simple pour numériser et développer efficacement l'aspect humain de l'intégration afin de mieux soutenir la réussite de vos précieux investissements en matière de talents : la vidéo.

Pour créer une expérience d'intégration attrayante, mémorable et cohérente qui acclimate et forme correctement les nouveaux employés - sans sacrifier la productivité et sans que vos nouveaux employés se sentent fatigués d'avoir passé une semaine entière en appels vidéo en direct avec trop de nouveaux visages pour s'en souvenir - vous devez sortir du cadre de la vidéoconférence.

Onboarding virtuel chez LinkedIn

LinkedIn a récemment mis à jour son programme d'intégration récemment lorsque l'entreprise est passée au travail à distance, en élargissant son programme d'intégration d'une journée à un programme virtuel d'une semaine. Au lieu de demander aux nouveaux employés de passer toute leur première journée en conférence téléphonique, les responsables de la formation ont choisi d'étaler les réunions en direct et les présentations virtuelles afin d'offrir aux nouveaux employés une plus grande flexibilité, de les maintenir engagés et d'offrir aux facilitateurs de l'intégration et aux participants une plus grande flexibilité également.

Le programme d'intégration virtuelle de LinkedIn, d'une durée de cinq jours, comprend des vérifications régulières et des points de contact pour s'assurer que les nouveaux employés à distance ne se sentent pas oubliés ou négligés. La semaine commence par une session en direct d'une heure le premier jour, qui couvre la culture, les valeurs et les produits de l'entreprise, et se termine le vendredi par un happy hour de l'équipe virtuelle. Les autres jours de la semaine, les nouveaux employés regardent un message d'accueil du responsable de la formation et du développement (ci-dessous) et bénéficient d'une présentation vidéo en direct. présentation vidéo en direct d'un cadre de LinkedIn.

Si votre entreprise n'a pas numérisé son processus d'intégration des employés ou si vous constatez que les nouveaux employés ne s'intègrent pas aussi bien qu'ils le pourraient dans votre entreprise, il n'y a pas de meilleur moment qu'aujourd'hui pour apporter des changements. Découvrez comment utiliser la vidéo en direct et à la demande pour concevoir un programme d'intégration virtuelle efficace qui respecte les meilleures pratiques et qui vous aidera à constituer une main-d'œuvre plus engagée et plus productive dès le premier jour.

6 bonnes pratiques pour l'intégration virtuelle

Qu'il s'agisse d'intégrer un nouvel ingénieur logiciel à votre équipe produit ou d'accueillir les nouveaux employés de votre usine de transformation, il est important de disposer d'un programme d'intégration virtuelle structuré qui utilise une combinaison de vidéos en direct et de vidéos à la demande. vidéo à la demande à la demande permet de délivrer des messages riches et cohérents dans un format conçu pour favoriser la compréhension et la mémorisation des nouvelles informations.

Des politiques de l'entreprise aux processus et procédures spécifiques à l'équipe, utilisez les meilleures pratiques d'intégration à distance suivantes pour établir une liste de contrôle personnalisée avec des échéances et des étapes qui donneront à vos nouveaux employés tout ce dont ils ont besoin pour se mettre au travail et réussir. 

1. Commencer l'intégration avant le premier jour (pré-intégration) 

L'intégration n'a pas besoin d'attendre le premier jour - il existe des mesures que vous pouvez prendre immédiatement pour qu'un nouvel employé se sente le bienvenu dès qu'il a accepté l'offre. Cela permet non seulement d'envoyer le message que vous êtes enthousiaste à l'idée de l'avoir dans l'équipe, mais aussi d'éliminer certaines des tâches d'intégration les plus banales afin que vous puissiez faire de son premier jour de travail un moment mémorable. 

• Envoyez un kit de bienvenue. Envoyez à vos nouveaux employés un sac de bienvenue qui suscite la fierté, incluez des informations qui les mettront à l'aise dès leur premier jour et veillez à transmettre la culture de l'entreprise. Les éléments de votre kit de bienvenue doivent être amusants, pratiques et informatifs. Outre les articles habituels (ou inhabituels), vous pouvez envoyer la feuille de route d'intégrationun récapitulatif de la façon dont les nouveaux arrivants seront équipés des appareils et technologies dont ils auront besoin, des fournitures pour le bureau à domicile, une carte de référence rapide pour accéder aux portails des employés, des précisions sur le code vestimentaire et les horaires de travail habituels, un message vidéo du PDGet même une lettre manuscrite de leur nouveau responsable.
• La paperasserie de pré-intégration. Offrez-leur un premier jour mémorable au lieu d'une journée oubliable à remplir des formulaires. Vos nouveaux employés peuvent signer des documents et remplir d'autres formalités administratives en ligne grâce à des technologies de signature électronique telles que DocuSign ou une autre solution qui prend en charge l'intégration numérique. Et comme ce processus peut être nouveau pour certains de vos employés, vous pouvez également créer de courtes vidéos pratiques qui offrent des instructions étape par étape pour remplir les formulaires requis.

2. Construire des bases solides pour les relations de travail 

Les communications vidéo en direct permettent aux coéquipiers éloignés d'apprendre à se connaître et de développer une base de confiance, en particulier lorsqu'il n'est pas possible de se rencontrer en personne. La vidéo peut également vous aider à créer des communications puissantes qui humanisent l'entreprise et sa culture, ce qui favorise un lien plus profond entre les nouveaux employés et l'organisation. Bien qu'il soit judicieux de fixer des objectifs pour les communications vidéo en direct et à la demande, les messages et les conversations moins formels et non scénarisés sont souvent plus authentiques, ce qui renforce les relations interpersonnelles. Voici quelques idées pour acclimater et socialiser les nouveaux employés qui travaillent à distance :

• Planifiez un appel de bienvenue avec le responsable de l'employé pour leur permettre de faire connaissance et d'approfondir la manière dont leur nouvelle équipe et leur nouveau rôle soutiennent l'ensemble de l'organisation.
• Encouragez les membres de l'équipe immédiate du nouvel employé à le contacter personnellement et à l'inviter à une discussion virtuelle par vidéoconférence.
• Fournissez de courtes vidéos de présentation d'autres services ou de chefs d'équipe de l'organisation qui permettent au nouvel employé de mieux comprendre comment les différentes parties de l'entreprise travaillent ensemble.
• Si vous ne pouvez pas inviter votre nouvel employé à déjeuner au cours de sa première semaine, vous pouvez aussi organiser un jeu-questionnaire par chat vidéo. Les nouveaux employés et les employés en poste peuvent s'affronter pour répondre à des questions sur l'histoire de l'entreprise - plus elles sont obscures, mieux c'est.

Permettre l'apprentissage collaboratif à distance sur le lieu de travail en en créant une base de connaissances vidéo consultable avec des contributions de vidéos générées par les employés qui offrent des explications, des meilleures pratiques, des modes d'emploi et bien d'autres choses encore. Tous vos employés ont ainsi l'occasion d'apprendre de collègues de l'entreprise avec lesquels ils n'ont peut-être pas beaucoup de contacts, ce qui contribue à créer une culture unifiée plus forte au sein des équipes à distance.

3. Donnez vie à votre culture d'entreprise

L'un des plus grands défis de l'intégration à distance est de communiquer les croyances et les valeurs qui sous-tendent la façon dont les employés de votre organisation travaillent ensemble. Les mots seuls ne suffisent pas à transmettre les nuances de la culture d'entreprise - ce sont les actions et les interactions entre les employés qui définissent réellement une culture. Lorsqu'il s'agit de présenter la culture de votre organisation aux nouveaux employés, il est important de le faire par le biais d'une vidéo.

• Commencez par une visite virtuelle, mais plutôt une visite de l'histoire de votre entreprise, racontée par des dirigeants qui mettent en contexte les origines de vos valeurs et de votre culture.
• Partagez les enregistrements des dernières réunions de votre entreprise réunions plénières de votre entreprise afin que les nouveaux employés puissent se faire une idée de la manière dont vous célébrez vos collaborateurs et de la façon dont ils communiquent avec les cadres pendant les questions-réponses.
• Une équipe a-t-elle récemment atteint un objectif important ? Organisez un appel vidéo pour discuter de ce qui s'est bien passé et même de ce qui a posé problème. Veillez à enregistrer la réunion, puis l'éditer pour mettre en évidence les points clés. Vous disposez maintenant d'un excellent moyen de montrer aux nouveaux embauchés comment le travail est fait.
• Demandez à des employés ayant des anciennetés différentes dans votre organisation d'enregistrer une vidéo d'une à deux minutes décrivant la culture de votre entreprise avec leurs propres mots.
• Si vous avez des groupes de ressources pour les employés, demandez à chaque groupe de créer une vidéo décrivant sa mission et sa vision. Les nouveaux embauchés peuvent ainsi se faire une idée plus précise des valeurs que les employés de votre entreprise vivent et respirent au quotidien et trouver des groupes avec lesquels ils aimeraient entrer en contact.

Stanley Young, de NYSE Technology, explique comment il a utilisé Panopto fidéliser ses précieux employés et développer une culture unifiée au sein de son organisation mondiale : 

4. Montrer comment les choses fonctionnent

Les nouveaux employés arrivent généralement dans une fonction avec un certain niveau d'expérience ou d'expertise. L'objectif de l'intégration n'est pas de les former à des compétences qui leur font défaut, mais de s'assurer qu'ils savent utiliser les outils et les technologies dont ils auront besoin pour faire leur travail et qu'ils savent comment trouver l'information dont ils ont besoin. Grâce à la formation vidéo à la demande, vous pouvez fournir des ressources d'intégration autoguidées attrayantes qui offrent une formation cohérente et précise, sans que les managers et les autres employés ne soient obligés de s'absenter de leur travail. Voici quelques exemples de vidéos "comment ça marche" pour l'intégration des employés :

• Créer une série de vidéos de micro-apprentissage qui montrent comment utiliser divers systèmes et technologies, en particulier ceux qui sont essentiels à leur rôle.
• Demande de congés, aperçu du manuel de l'employé, meilleures pratiques en matière de courrier électronique, formation à la sécurité et à la conformité - enregistrez une présentation rapide qui couvre tout ce que vos nouveaux employés doivent savoir et incluez des liens ou une liste de lecture dans votre liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux employés.
• Montrez aux nouveaux employés comment trouver les informations dont ils ont besoin. Vous pouvez leur présenter les meilleures pratiques de votre organisation en matière de canaux de communication interne, de planification des réunions et d'apprentissage entre pairs. Vous devrez également leur montrer où rechercher des documents texte, des vidéos et des enregistrements de réunions et d'autres ressources d'apprentissage juste à temps qui peuvent apporter des réponses immédiates à leurs questions.
• Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, demandez-lui de passer sa dernière semaine à consigner toutes les informations qui, selon lui, aideront la personne qui le remplacera dans ses fonctions. Lorsqu'un nouvel employé entre en fonction (ou si quelqu'un est promu en interne), il aura une transmission virtuelle en face à face de son prédécesseur qui l'attendra. 

Visionner une vidéo de présentation des avantages sociaux : 

Panoptooutils de communication et de formation vidéo de Panopto permettent à tous les membres de votre organisation d' enregistrer des tutoriels vidéo optimisés pour l'apprentissage qui peuvent être visionnés depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil. Enregistrez une vidéo facecam à côté d'un enregistrement d'écran et de diapositives de présentation (si vous en disposez) pour capturer un guide multimédia captivant en même temps que vous montrez le processus ou le système. Pour les nouveaux employés, c'est comme regarder par-dessus l'épaule de leurs collègues au bureau. 

Panopto , notre enregistreur vidéo et d'écran gratuit, est le moyen le plus simple de capturer et de partager des connaissances au travail. Enregistrez et partagez des vidéos multi-flux depuis votre navigateur. Essayez-le ! 

Panopto téléchargePanopto les enregistrements vers votre vidéothèque sécurisée de votre entreprise où les informations peuvent être trouvées à l'aide d'une simple recherche par mot-clé. Chaque mot prononcé et affiché dans une vidéo dans Panopto consultable, tout comme vos e-mails. Ainsi, même si un détail est oublié lors de l'intégration, il peut être facilement retrouvé et visionné à nouveau plus tard.

5. Définir le succès et la manière de le mesurer

Les programmes d'intégration efficaces définissent des attentes claires pour les nouveaux employés, tant en ce qui concerne leur rôle initial au sein de l'entreprise que leurs possibilités de croissance et d'avancement. En plus de préparer le terrain pour une carrière à long terme au sein de votre entreprise, la communication d'objectifs et de critères de réussite clairs renforce le type de travail que votre entreprise valorise. Pour les équipes à distance qui disposent d'une grande autonomie et d'une grande flexibilité, il est impératif de s'assurer que les nouvelles recrues connaissent les priorités de l'équipe et de l'entreprise afin qu'elles puissent travailler de manière indépendante pour contribuer et innover au mieux de leurs capacités.

• Si votre organisation a établi un ensemble de principes de leadership ou de valeurs fondamentales, vous pouvez leur donner vie dans une vidéo qui non seulement explique chacun de ces principes, mais fournit également des exemples spécifiques, en mettant en avant des employés qui ont récemment fait preuve de ces principes.
• Les managers doivent prévoir des vidéoconférences hebdomadaires individuelles avec leurs nouveaux employés pour définir les objectifs et les attentes, et pour vérifier les progrès de l'intégration, en fournissant et en écoutant les commentaires tout au long du processus. Dans le cas d'un employé à distance, il est conseillé d'organiser des réunions de contrôle quotidiennes au cours de la première semaine.
• Communiquez le processus d'évaluation de votre organisation et les informations relatives à la rémunération supplémentaire, le cas échéant. Ces informations peuvent être présentées en direct ou à la demande - dans tous les cas, vous devez vous assurer que votre nouvel employé a la possibilité de poser des questions.
• Proposer aux nouveaux embauchés un mentor qui a fait carrière dans l'entreprise et qui s'engage à les rencontrer par vidéoconférence au moins une fois par mois pour leur apporter un soutien et un retour d'information sur leur développement de carrière.

6. Créer un répertoire vidéo virtuel consultable des employés

Avec des équipes dispersées dans différentes parties du monde et de nombreux employés travaillant à distance depuis leur domicile, vos nouveaux employés risquent de ne jamais rencontrer la plupart des personnes extraordinaires qui travaillent dur pour votre organisation, et vice versa.

Chez Panopto, les nouveaux employés enregistrent leur propre présentation vidéo à la fin de leur première semaine, qui est ensuite partagée avec tous les membres de l'entreprise. C'est une pratique que nous avons mise en place il y a plus de 13 ans, lorsque notre petite start-up a commencé à se développer. Aujourd'hui, avec des équipes à Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong et Sydney, tous les membres de l'entreprise peuvent découvrir les nouveaux employés, qui peuvent ainsi se présenter avec leurs propres mots.

Le résultat de plus d'une décennie de vidéos de présentation des employés est un répertoire vidéo de tous les membres de l'entreprise. Les vidéos de présentation des employés sont toutes téléchargées dans la vidéothèque d'entreprise Panopto, où il suffit d'une recherche rapide pour découvrir un nouveau visage et en savoir un peu plus sur la personne. Au fil des ans, nos vidéos de présentation des employés sont naturellement devenues des vidéos de 2 à 3 minutes dans lesquelles les personnes partagent des informations sur leurs expériences professionnelles antérieures, leurs loisirs, leurs animaux de compagnie, leur famille, leurs équipes sportives préférées, leurs goûts musicaux, etc. Certaines vidéos sont même de véritables machines à remonter le temps pour nos employés les plus anciens !

Regardez une vidéo de présentation d'un employé de notre bibliothèque :

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