Opinión de Sam Crumley, vicepresidente de Experiencia de los Empleados en Panopto.

Antes de incorporarme Panopto vicepresidente de Experiencia de los Empleados, trabajé en diversos puestos relacionados con el aprendizaje y el desarrollo (L&D) y los recursos humanos. Cubrí una gran variedad de sectores y trabajé para algunas de las empresas más importantes del mundo. Naturalmente, durante el tiempo que ocupé estos puestos, me encontré con una serie de retos. Estos iban desde cómo conectar a equipos que trabajaban en lugares remotos hasta cómo gestionar el cambio de forma eficaz.

En un seminario web organizado en colaboración con Personnel Todayexpuse siete de los retos a los que me enfrenté en mis anteriores trabajos, cómo los resolví en su momento y, lo que es más importante, cómo los resolvería ahora si hubiera sabido entonces lo que sé ahora sobre el potencial del vídeo para transformar la cultura corporativa a través de la formación y la comunicación. Los siete retos que abordé fueron:

• Captar y compartir conocimientos
• Gestión de las expectativas de rendimiento
• Formación sobre el terreno a la carta
• Microaprendizaje
• Formación sobre productos
• Gestión del cambio
• Mejorar las conexiones a distancia

Voy a repasar cada uno de ellos y mostrar cómo el vídeo puede mejorar enormemente su enfoque de este tipo de retos de I+D y RRHH.

Vídeo para captar y compartir conocimientos

En mi primer ejemplo, reflexioné sobre mi época en una consultora especializada. Esta consultora tenía cientos de empleados facturables repartidos por todo el país y no contaba con una función de formación y desarrollo. Los conocimientos y la experiencia importantes de la organización se concentraban en unos pocos miembros clave del personal y en unos pocos recursos clave, lo que amplificaba los retos a los que se enfrentaba la empresa. Estos retos se centraban tanto en la disponibilidad de esos recursos y miembros del personal como en las limitaciones de proximidad cuando necesitábamos ampliar la formación a miembros remotos del equipo.

Aunque se trataba de cuestiones importantes que debían abordarse, también pude ver oportunidades aún mayores para impulsar la cultura de la empresa reforzando los valores fundamentales de la empresa, encontrando mejores mecanismos para reconocer la experiencia de los empleados, conectando a los empleados de formas más significativas y reduciendo las solicitudes ad hoc de recursos.

En aquel momento, la forma en que abordábamos la necesidad de mejorar la captación y el intercambio de conocimientos entre los empleados consistía en impartir una formación anual basada en hitos, complementada con eventos mensuales en directo en los que se fomentaba el intercambio de conocimientos. Sin embargo, persistían algunos problemas, que se manifestaban de tres formas principales:

• Gran parte de los contenidos didácticos más importantes se crearon "al margen", a medida que se necesitaban.
• No disponíamos de análisis o evaluaciones del valor o el impacto de nuestras actividades de formación e intercambio de conocimientos.
• Teníamos un creciente repositorio de documentos independientes

Cuando pienso en cómo llevaría a cabo ese proyecto ahora, sabiendo lo que sé sobre vídeo, esto es lo que creo que habría sido una solución con vídeo para esa empresa. Podríamos haberlo hecho:

• Creación de vídeos reutilizables con capturas de expertos en la materia
• Ofreció enfoques de flipped training en la fase previa a los eventos en directo
• Análisis del uso de estos vídeos y evaluación de la satisfacción del personal.
• Mejor apoyo al trabajo de los clientes gracias a la accesibilidad de los contenidos de vídeo
• Posibilitó la selección eficaz de vídeos mediante la búsqueda de vídeos internos.

 

Vídeo sobre la gestión de las expectativas de rendimiento

En otra ocasión, tuve que formar a directivos en un nuevo proceso de gestión del rendimiento. Dos elementos clave de este proyecto de formación eran ayudarles a reforzar las expectativas de rendimiento y comunicar eficazmente cómo eran las buenas prácticas para los líderes de personas.

Como en el ejemplo anterior, había varias oportunidades de mejorar la cultura de la empresa como parte de este proceso. Por ejemplo, me pareció que podíamos utilizarlo para aumentar la visibilidad de los altos directivos, alinear mejor las expectativas de los jefes de personal y reforzar los valores fundamentales de la empresa.

¿Cómo gestioné este proyecto en su momento? Hicimos una campaña de promoción del nuevo proceso. La campaña se complementó con instrucciones y orientaciones por escrito. Optamos por un enfoque "en cascada" de la formación, según el cual las divisiones se hacían cargo del proceso hasta llegar a los directivos. Aunque esto tenía algunas ventajas en cuanto a la eficacia de la campaña, también abría la posibilidad de que los directores no se comunicaran necesariamente de forma coherente con sus subordinados.  

Pensando en este escenario desde mi perspectiva actual, ¿cómo habría sido una solución a este reto basada en el vídeo? Bueno, podríamos haberlo hecho:

• Creación de una formación detallada en vídeo que estaría disponible a la carta, siempre que fuera necesario.
• Creación de un banco de recursos de vídeo para la incorporación de nuevos directivos y que los directivos actuales puedan consultar antes de las discusiones sobre el rendimiento.
• Seguimiento de la adopción de estos materiales
• Garantizó la coherencia de los mensajes al ofrecer contenidos estándar a la carta, eliminando la necesidad de que los directivos tuvieran que transmitir la información en cascada.

 

Vídeo para la formación sobre el terreno a la carta

El tercer ejemplo procede de mi experiencia en una empresa de servicios públicos. Este sector se enfrenta a retos inminentes, ya que cuenta con una mano de obra envejecida que atesora un vasto acervo de conocimientos altamente especializados. Las empresas de este sector están intentando contratar a nuevos empleados y ponerlos al día rápidamente, sabiendo que pronto alrededor del 50% de sus empleados más experimentados se jubilarán y, si la organización no tiene cuidado, se llevarán consigo todos sus conocimientos.

En la empresa en la que trabajaba, también existía el problema de que cualquier evento de formación en directo inevitablemente saca a los trabajadores productivos del campo.

Sin embargo, como en todo reto, también había oportunidades. Me pareció una oportunidad para superar las diferencias generacionales percibidas, ya que los trabajadores veteranos podrían orientar y formar a futuros grupos y demostrar el valor de la antigüedad y la experiencia. También me pareció que podía reforzar la cultura de la calidad y la seguridad entre los trabajadores.

¿Cómo resolvieron entonces estos retos? Bueno, con una función centralizada de formación y desarrollo responsable de los contenidos y una plantilla con mucha experiencia, crear un conjunto de recursos no fue demasiado difícil. Estos recursos se ampliaron ofreciendo periódicamente formación en directo, tanto en las sedes sobre el terreno como a nivel central.

Pensándolo ahora, creo que si hubiéramos podido utilizar el vídeo, el resultado final habría sido aún mejor. Habríamos podido:

• Involucrar al personal sobre el terreno en la creación de contenidos de una forma mucho más amplia permitiendo que más personal registre procesos y procedimientos, especialmente permitiéndoles utilizar dispositivos móviles sobre el terreno.
• Conservar los matizado conocimientos de los jubilados - no sólo captando lo que saben, sino grabando cómo hacían ciertas cosas. Este conocimiento "integrado" de los procesos físicos y prácticos es difícil de captar a través de cualquier otro medio, pero el vídeo se presta perfectamente a ello.
• Crear vídeos actualizados/ampliados a medida que cambiaban las condiciones.

 

Vídeo para microaprendizaje

Cuando trabajaba en una organización sanitaria, me di cuenta de las posibles ventajas del aprendizaje justo a tiempo, o microaprendizaje. Los profesionales con los que trabajaba tenían poco tiempo, pero la organización era comprensiblemente exigente con el cumplimiento de las normas y los resultados para los pacientes. El personal era evaluado con frecuencia, por lo que resultaba esencial crear actividades de desarrollo oportunas que se adaptaran a su ritmo acelerado.

Al pensar en la mejor manera de apoyar a estos empleados, me di cuenta de que los recursos de aprendizaje adecuados podrían apoyar mejor el crecimiento personal y la promoción interna. También sabía que una mayor atención al paciente no haría sino mejorar la marca y la reputación de la organización. Todo ello contribuiría a mejorar considerablemente la cultura de la empresa.  

Empezamos a abordar los retos específicos de esta organización instituyendo la formación en las "salas de descanso", para que el personal pudiera acceder a breves sesiones de microaprendizaje cuando no estaba en las salas. Esto se combinó con reuniones virtuales. La empresa hizo especial hincapié en la formación de los nuevos empleados y utilizó materiales de proveedores para ayudar a formar al personal en herramientas específicas y equipos complejos. Los profesionales también crearon formación centrada en el cumplimiento de los procedimientos médicos.

Así que, sabiendo ahora lo que sé sobre vídeo, ¿cómo enfocaría este proyecto? Bueno, para empezar, aunque hemos avanzado mucho en la formación de los nuevos empleados y hemos apoyado el aprendizaje continuo mediante la formación en la "sala de descanso", nos faltaba una herramienta flexible para apoyar el verdadero aprendizaje "sobre la marcha". Con el vídeo, habría creado:

• Vídeos a la carta y basados en tareas (que potencian la formación "lo que necesito saber ahora")
• Contenidos de vídeo para móviles que permiten al personal permanecer junto a los pacientes aunque tengan que comprobar algo.
• Recursos para la educación de los pacientes, con el fin de ayudarles a gestionar su propia enfermedad de forma más eficaz tras abandonar el hospital.
• Contenidos de vídeo dinámicos con cuestionarios para comprobar la comprensión y funciones sociales para debatir y compartir conocimientos.

 

Vídeo de sensibilización sobre productos

Otra función sobre la que reflexioné durante el seminario web fue el tiempo que trabajé para una empresa nacional de infraestructuras de servicios financieros. Esta organización hacía especial hincapié en la satisfacción del cliente y operaba en un sector muy competitivo. Tenían oficinas de ventas regionales y apoyo centralizado de formación y desarrollo. La formación "emergente", en la sombra, tenía lugar cuando el departamento corporativo de formación y desarrollo no podía ofrecer apoyo. Trabajar con este enfoque de bricolaje, en lugar de sustituirlo, era importante, ya que ofrecía la oportunidad de identificar a los "héroes" del aprendizaje y darles reconocimiento por compartir su experiencia.

Entonces, ¿cómo apoyé el aprendizaje en esta situación? Decidí aprovechar tanto la oferta centralizada de formación y desarrollo como el enfoque "hágalo usted mismo" para crear un entorno de aprendizaje híbrido. Utilicé el sistema corporativo de gestión del aprendizaje (LMS) para alojar contenidos y trabajé con varios departamentos para tomar decisiones sobre el contenido exacto y la entrega. Sin embargo, el material de formación solía ser creado por los empleados y no por los diseñadores pedagógicos. Esto les permitía aprovechar la comodidad y coherencia que ofrecían los recursos centralizados, al tiempo que garantizaba que los recursos de aprendizaje resultaran muy pertinentes.

¿Cómo habría sido una solución con vídeo en este caso? Pues sí:

• Refuerzo de la creación de contenidos por los empleados
• Nos ha permitido integrar el vídeo en el LMS sin necesidad de complejos formatos.
• Garantizar la reutilización de contenidos en los departamentos de ventas y asistencia.
• Ofreció a la alta dirección una mejor visibilidad del consumo de material de formación
• Mayor capacidad de búsqueda de contenidos para facilitar el aprendizaje "justo a tiempo".

 

Vídeo para la gestión del cambio

A lo largo de mi carrera he participado en muchos proyectos de gestión del cambio. En uno de ellos, la organización en cuestión estaba experimentando un cambio importante: pasar de ofrecer formación y desarrollo internos a un modelo totalmente externalizado para la planificación de contenidos, el desarrollo, la entrega, la administración del LMS y la asistencia al usuario final.

Este proyecto nos ofreció la oportunidad de reforzar el enfoque en la calidad y el servicio al cliente en la organización, celebrar la singularidad de su modelo de negocio dentro de la industria y reexaminar cómo integrar rápidamente las nuevas contrataciones para funciones de alta rotación.

Cuando diseñé el planteamiento de gestión del cambio en la organización, me aseguré de que las partes interesadas participaran en todas las fases para mantener los niveles de compromiso. Esto supuso viajar mucho para conocer las necesidades y opiniones de la gente. También creé un nuevo flujo de trabajo para la formación centralizada de líderes y nuevos recursos de incorporación de grupos.

Mirando hacia atrás, creo que con vídeo la iniciativa podría haberse ejecutado de forma aún más eficaz. Nos habría permitido que los materiales de formación fueran más coherentes, independientemente del instructor que los hubiera creado y de su ubicación. También habríamos sido capaces de captar las peculiaridades culturales de la organización a través del vídeo, algo difícil de conseguir de otro modo. Esto es lo que yo habría añadido a la mezcla original de gestión del cambio:

• Vídeos de demostración para departamentos y sedes
• Comentarios en vídeo y breves reflexiones en vídeo sobre temas de las distintas regiones de la oficina
• Más opciones de vídeo a la carta para reducir los desplazamientos en la formación presencial
  

 

Vídeo para mejorar las conexiones a distancia

El último ejemplo que di durante el seminario web estaba relacionado con mi experiencia facilitando la colaboración entre equipos remotos. Aunque muchas organizaciones con las que he trabajado operaban en distintas regiones, el ejemplo que elegí fue cuando trabajaba para una autoridad gubernamental canadiense que prestaba servicios en amplios territorios con un presupuesto limitado. Esta organización tenía problemas de rotación de personal. Los empleados se encontraban a menudo en lugares increíblemente remotos, lo que dificultaba las opciones de formación presencial.

Al ver las oportunidades que tenía de mejorar la cultura de la empresa, supe que sería importante reforzar las conexiones con la oficina central y acabar con las ideas erróneas o la falta de entendimiento entre las sedes. También quería mejorar los conocimientos regionales y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a los trabajadores remotos.

El enfoque que adopté en aquel momento implicaba viajes periódicos a la oficina principal y la creación de contenidos centralizados que "enviábamos" a otras ubicaciones. Las reuniones virtuales servían para reunir a los equipos remotos y ofrecían una mezcla de creación de contenidos internos y externos.

¿Cómo creo que me habría ayudado el vídeo en este caso? Bueno, me habría permitido

• Crear contenidos en un modelo más distribuido con más aportaciones de los equipos remotos.
• Recopilar más fácilmente los conocimientos regionales
• Aumentar la visibilidad de la función de I+D con menos desplazamientos
• Mantener la marca de la organización sin comprar contenidos externos
• Ofrecer contenidos de vídeo descargables para quienes tengan problemas de ancho de banda.
• Cree versiones internas y externas de los contenidos de forma más eficaz
  

 

Consejos para liderar una transformación cultural con formación y comunicaciones asistidas por vídeo

Así que, pensando en todos los ejemplos que he dado, ¿qué le diría a un compañero profesional de L&D, RRHH o Employee Engagement que esté pensando en utilizar el vídeo para resolver sus retos de aprendizaje y comunicación y mejorar la cultura de la empresa? Haría hincapié en ello:

• Centrarse en los puntos débiles para asegurarse de que la solución de vídeo aborda los problemas más importantes.
• Involucrar a los usuarios en la creación tanto de flujos de trabajo como de contenidos para garantizar su pertinencia.
• Aprovechamiento (e integración) de la tecnología existente, por ejemplo, el LMS.

Una vez que se ha empezado, ¿cómo se impulsa la adopción del vídeo? En este caso, yo sugeriría:

• Confirmar los impactos culturales para alinearlos y reforzarlos.
• Dejar flexibilidad para que surjan nuevos casos de uso a medida que se experimenta con el vídeo
• Empezando por el contenido y siguiendo por el formato

Mi último consejo es que te asegures de medir el éxito. Además de analizar el consumo de contenidos de vídeo, también aconsejaría medir dimensiones como la satisfacción, la interacción social y, por supuesto, los resultados finales para la organización. También me fijaría en la amplitud y profundidad de su contenido de vídeo y en la reutilización de lo que tiene para asegurarse de que obtiene el máximo beneficio de mejorar la cultura de su empresa con el vídeo.

¿Le interesa utilizar el vídeo para transformar su cultura empresarial? Póngase en contacto con nuestro equipo para solicitar una prueba gratuita.

 

Puede acceder a una versión a la carta del seminario web en el que presenté originalmente estas ideas en el sitio web Personnel Today aquí: https://www.personneltoday.com/hr/improve-company-culture-by-using-video-webinar/