Durante más de una década, los trabajadores han considerado la posibilidad de teletrabajar como una de las ventajas laborales más importantes. Las investigaciones indican que el número de personas que consideran su hogar como su lugar de trabajo principal ha aumentado un 80 % desde 2005. Y dado que el 79 % de los trabajadores estadounidenses afirma que le gustaría trabajar desde casa al menos parte del tiempo, la tendencia del teletrabajo no muestra signos de detenerse.

En respuesta al auge del teletrabajo, la disponibilidad de herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración en grupo también ha crecido notablemente en los últimos años. Desde herramientas de mensajería como Lync y Slack, hasta herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello, pasando por aplicaciones de colaboración como Google Drive y Smartsheet, los teletrabajadores de hoy en día cuentan con una amplia gama de herramientas para mantenerse productivos y conectados con otros equipos remotos.

La autora Alexandra Samuel, en su excelente artículo para Harvard Business Review titulado « Colaborar en línea a veces es mejor que hacerlo cara a cara », sostiene que la colaboración en línea suele ser preferible a la presencial. En el artículo, Samuel afirma que la colaboración en línea es idónea para resolver tres tipos específicos de problemas: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación.

Resolución de problemas de tiempo mediante la colaboración en línea

Para las empresas globales con empleados y socios repartidos por todo el mundo, las diferencias horarias suelen afectar negativamente a la productividad si no se gestionan de forma eficiente. Uno de los principales beneficios de la colaboración en línea, según la Sra. Samuel, son los ciclos de producción ininterrumpidos (24/7), que permiten a los equipos virtuales transferir el trabajo a un compañero o equipo en otra zona horaria y tener la siguiente fase lista para retomarla al inicio de la jornada laboral siguiente.

Sin embargo, para que los ciclos de producción 24/7 sean efectivos, es importante que los empleados documenten correctamente el trabajo realizado antes de entregárselo al final del día a un miembro del equipo remoto. Sin documentación, los miembros del equipo remoto podrían tener dudas o encontrar obstáculos que retrasen el ciclo de producción.

Aunque muchas empresas recurren a la documentación en texto, leer párrafos enteros con instrucciones puede resultar tedioso, en el mejor de los casos, y en el peor, provocar que se ignoren o se pasen por alto. Si la documentación o la comunicación se convierten en un obstáculo, el vídeo puede ofrecer una solución rápida y eficaz. Incluso con tan solo una grabadora de pantalla y una cámara web o la cámara de un smartphone, los compañeros pueden grabarse fácilmente documentando cada aspecto de su progreso.

Vea un ejemplo de vídeo de documentación creado con Panopto abajo:

 

Aprovechar la distancia a tu favor

La colaboración en línea permite que equipos remotos dentro de la misma empresa trabajen juntos. También permite a las empresas contratar equipos y recursos de otras organizaciones o ubicaciones. Un ejemplo son las empresas de consultoría o servicios externos, además de los servicios de trabajo bajo demanda como oDesk y Fiverr, que pueden ayudar a las empresas a resolver rápidamente problemas que requieren habilidades o experiencia específicas que actualmente no están disponibles en la empresa.

Asegúrese de que los recursos remotos que incorpore cuenten con toda la información necesaria para abordar el proyecto con éxito. Proporcionar a los equipos virtuales acceso a la base de conocimientos en vídeo de su empresa puede reducir la necesidad de capacitaciones y procesos de incorporación presenciales, que suelen ser largos y costosos.

Mejorar la comunicación entre equipos virtuales

Uno de los mejores consejos que ofrece la Sra. Samuel en su artículo es que la colaboración en línea permite a las empresas adaptarse a una mayor variedad de estilos de comunicación y trabajo. No todos los grupos rinden mejor sentados alrededor de una mesa haciendo una lluvia de ideas. Para problemas complejos o ambiguos, ofrecer una combinación de herramientas que se adapten a las diferentes formas de comunicación de los trabajadores remotos puede estimular la creatividad y la resolución de problemas. La Sra. Samuel sugiere que las herramientas de mapas mentales virtuales, como Lucidchart y Mindmeister, pueden ayudar a quienes tienen un pensamiento visual a conceptualizar soluciones, mientras que los miembros del equipo que necesitan límites más definidos pueden usar herramientas de gestión de proyectos en línea, como Basecamp, para establecer objetivos y plazos específicos.

Herramientas basadas en vídeo para la colaboración en equipo

Cada vez más, las empresas recurren al vídeo por su capacidad para ofrecer información más coherente a más personas a un menor coste. Si desea obtener más información sobre cómo Panopto Nuestra plataforma de vídeo puede ayudar a mejorar la colaboración y la comunicación en toda su empresa. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para una demostración personalizada .