Durante más de una década, los trabajadores han calificado la posibilidad de teletrabajar como una de las ventajas laborales más importantes. Los estudios indican que el número de personas que consideran su casa como lugar principal de trabajo ha crecido un 80% desde 2005. Y con un 79% de trabajadores estadounidenses que afirman que les gustaría trabajar desde casa al menos una parte del tiempo, la tendencia al teletrabajo no muestra signos de detenerse.

En respuesta al crecimiento del trabajo a distancia, la disponibilidad de herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración en grupo también ha crecido mucho en los últimos años. Desde herramientas de mensajería como Lync y Slack, pasando por herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello, hasta aplicaciones de colaboración como Google Drive y Smartsheet, hoy en día a los teletrabajadores no les faltan herramientas para mantenerse productivos y conectados con otros equipos remotos.

La autora Alexandra Samuel, en su excelente artículo para Harvard Business Review titulado "Colaborar en línea es a veces mejor que hacerlo cara a cara", cree que la colaboración en línea puede ser a menudo preferible a la colaboración en persona. En el artículo, Samuel afirma que la colaboración en línea es adecuada para resolver tres tipos concretos de problemas: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación.

Resolver los problemas de tiempo mediante la colaboración en línea

Para las empresas globales con empleados y socios repartidos por todo el mundo, las diferencias horarias pueden ser a menudo un lastre para la productividad si no se gestionan con eficacia. Una de las principales ventajas de la colaboración en línea citada por la Sra. Samuel son los ciclos de producción 24/7, que permiten a los equipos virtuales entregar el trabajo a un colega o equipo de otra zona horaria y tener la siguiente fase del trabajo lista para retomarla cuando empiece el trabajo al día siguiente.

Sin embargo, para que los ciclos de producción 24/7 sean eficaces, es importante que los empleados documenten adecuadamente el trabajo que han realizado antes de entregarlo al final del día a un miembro del equipo remoto. Sin documentación, los miembros del equipo remoto pueden tener preguntas o encontrarse con obstáculos que pueden retrasar el ciclo de producción.

Aunque muchas empresas confían en la documentación basada en texto, recorrer párrafos de pasos puede resultar tedioso en el mejor de los casos, e ignorado o pasado por alto en el peor. Si la documentación o la comunicación se convierten en un cuello de botella, el vídeo puede ofrecer una solución rápida y eficaz. Incluso con nada más que un grabador de pantalla y una webcam o la cámara de un smartphone, los compañeros pueden grabarse a sí mismos documentando todos y cada uno de los aspectos de su progreso.

Vea a continuación un vídeo de documentación de muestra creado con Panopto:

 

La distancia como ventaja

La colaboración en línea permite que equipos remotos de una misma empresa trabajen juntos. También permite a las empresas emplear equipos y recursos de otras organizaciones o ubicaciones. Las empresas externas de consultoría o servicios son un ejemplo, además de los servicios de mano de obra a la carta como oDesk y Fiverr, que pueden ayudar a las empresas a resolver rápidamente problemas que requieren habilidades o conocimientos específicos de los que actualmente no dispone la empresa.

Asegúrese de que los recursos remotos a los que recurre disponen de toda la información que necesitan para abordar el proyecto con éxito. Proporcionar a los equipos virtuales acceso a la base de conocimientos en vídeo de tu empresa puede reducir la necesidad de una formación e incorporación en persona que lleva mucho tiempo (y suele ser cara).

Mejorar la comunicación entre equipos virtuales

Uno de los mejores consejos que la Sra. Samuel ofrece en su artículo es que la colaboración en línea permite a las empresas dar cabida a una gama más amplia de estilos de comunicación y trabajo. No todos los grupos funcionan mejor sentados en torno a una mesa para intercambiar ideas. Para problemas complicados o ambiguamente definidos, ofrecer una combinación de herramientas que se adapten mejor a las distintas formas de comunicarse de los trabajadores remotos puede ayudar a estimular la creatividad y la resolución de problemas. Samuel sugiere herramientas de mapas mentales virtuales como Lucidchart y Mindmeister para ayudar a los pensadores visuales a conceptualizar soluciones, mientras que los miembros del equipo que necesitan límites más definitivos pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos en línea como Basecamp para establecer objetivos y plazos concretos.

Herramientas de vídeo para la colaboración en equipo

Las empresas recurren cada vez más al vídeo por su capacidad de ofrecer información más coherente a un mayor número de personas a un coste menor. Si desea obtener más información sobre cómo la plataforma de vídeo de Panopto puede ayudarle a mejorar la colaboración y la comunicación en toda su empresa, póngase en contacto con nuestro equipo para una demostración personalizada hoy mismo.