Die Herausforderung
Synaptics mit Sitz in San Jose, Kalifornien, ist Vorreiter und Marktführer der Revolution im Bereich der Mensch-Maschine-Schnittstellen und sorgt für innovative und intuitive Benutzererlebnisse bei intelligenten Geräten. Das breite Produktportfolio von Synaptics in den Bereichen Touch, Display, Biometrie, IoT, Sprache, Audio und Multimedia basiert auf der starken Forschungs- und Entwicklungskompetenz des Unternehmens, seinem umfangreichen geistigen Eigentum sowie seiner zuverlässigen Lieferkette.
Für Synaptics stellte die hohe technische Komplexität seiner Produkte eine klare Herausforderung dar. Eine klare Dokumentation der hochmodernen Wissensbasis des Unternehmens war unerlässlich, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Produkte des Unternehmens verstehen, unterstützen und verbessern konnte. In der Praxis war es jedoch eine Herausforderung, mit einer solchen Dokumentation Schritt zu halten. Da sich Produktlinien und Marktpositionen rasch änderten, waren die aktuellsten Details oder die wichtigsten Elemente oft nur den Fachexperten des Unternehmens bekannt.
Erschwerend kommt hinzu, dass Synaptics als Unternehmen in drei eigenständige Geschäftsbereiche gegliedert ist, von denen jeder seine eigene interne Struktur hat. Die Mitglieder eines Teams haben oft kaum Kontakt zu denen eines anderen Teams. Und als ob das noch nicht genug wäre: In jedem dieser Teams ist mehr als die Hälfte der 2.300 Mitarbeiter von Synaptics in Asien ansässig und spricht Englisch als Zweitsprache.
Da es keine formellen Möglichkeiten für den internen Wissensaustausch gab, erschwerten diese strukturellen, geografischen und sprachlichen Barrieren es mitunter, das Fachwissen einzelner Mitarbeiter effektiv an alle anderen im Unternehmen weiterzugeben.
„Wenn man nach einem bestimmten Detail zu einem komplexen Thema sucht, lässt sich im Voraus kaum sagen, ob ein Video noch relevant ist oder ob es überhaupt genau die Informationen enthält, die man braucht“, bemerkte ein Mitarbeiter von Synaptics. „Ich brauche bestimmte Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ich habe keine Zeit, mir ein einstündiges Video anzusehen oder mich durch mehrere Dokumente zu wühlen, um das zu finden, was ich brauche.“
Die Lösung
Angesichts dieser Herausforderungen setzten sich Minette Chan, Leiterin der Abteilung „Learning Solutions“ bei Synaptics, und die gesamte Abteilung ein ehrgeiziges Ziel. Sie wollten nicht nurdenformellen und informellenWissensaustauschzentraler zugänglich machen, sondern auch einen Wandel in der Unternehmenskultur von Synaptics bewirken.
Mit Panopto hat Synaptics ein eigenes internes Videoportal eingerichtet. Die Plattform mit dem Namen „SynaVision“ ermöglichte es dem Synaptics-Team, Videos in einer sicheren und zentralen Bibliothek anzusehen, zu teilen und auch selbst beizutragen. Mit SynaVision konnten Mitarbeiter Panopto nutzen, Panopto praktisch jede Aktivität aufzuzeichnen, bei der Wissen weitergegeben wurde – detaillierte Anleitungen von Fachexperten, Projektstart- und Statusbesprechungen, Verfahrensübersichten und vieles mehr – überall, jederzeit und mit den Webcams der Laptops und Mobilgeräte, die sie bereits besaßen.
Die technischen Aspekte der Videoproduktion und -verwaltung wurden sofort geregelt, ohne den zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand, der bei der Zusammenarbeit mit externen AV-Spezialisten entsteht. Über Panopto wurde jede auf SynaVision hochgeladene Videodatei – egal ob neu oder alt – automatisch für die optimale Wiedergabe auf jedem Gerät konvertiert, für die Suche indexiert und zur Weitergabe freigegeben, sodass andere Mitarbeiter sie auf Abruf ansehen konnten. Teams und Einzelpersonen klickten einfach auf „Aufnehmen“, präsentierten die Informationen, die sie teilen wollten, und überließen Panopto den Rest.
„SynaVision hat uns dabei geholfen, Informationen schneller verfügbar zu machen, indem die Veröffentlichungszeit verkürzt wurde“, sagte Frau Chan. „Was früher zwei bis vier Wochen dauerte, ist nun in weniger als einem Werktag erledigt. Durch den Einsatz von Panopto der Informationsaustausch innerhalb unserer Organisation wesentlich effizienter und optimierter geworden.“
Für die Zuschauer könnte SynaVision unterdessen eine aktive Lernerfahrung bieten. Dank der In-Video-Quizfunktion Panoptokonnten Videoersteller Fragen einbauen, um wichtige Punkte in ihren Videos zu vertiefen. Und die Wiedergabe mit variabler Geschwindigkeit Panoptoermöglichte es den Zuschauern, das Video während der Wiedergabe zu beschleunigen oder zu verlangsamen – von halber bis zur doppelten Geschwindigkeit –, was für Nicht-Muttersprachler eine große Hilfe darstellt.
Die Auswirkungen
Mit der Einführung von SynaVision hatte Synaptics eine umfassende, videobasierte Lösung für den Wissensaustausch geschaffen – eine Lösung, die Teamgrenzen, Sprachbarrieren und geografische Herausforderungen überwindet und dem Unternehmen einen beispiellosen Zugang zu seinem institutionellen Wissen ermöglicht.
Mit SynaVision hat Synaptics den weltweiten Wissensaustausch unter den Mitarbeitern gefördert und damit eine wertvolle Lösung für die Herausforderung des Unternehmens geschaffen, Fachwissenzugänglich zu machen.
Kurz nach dem Start der Plattform hatten bereits mehr als 40 % der Mitarbeiter das Unternehmen SynaVision besucht und sich Tausende von Stunden an Material angesehen.
Innerhalb weniger Monate waren auf SynaVision bereits mehr als 1.000 Videos zu finden, und Synaptics-Mitarbeiter aus aller Welt besuchen die Seite täglich, um für ihre Arbeit wichtige Informationen zu suchen und zu nutzen.
Die Abteilung „Learning Solutions“ schätzt, dass SynaVision in einer durchschnittlichen Woche etwa einem Viertel der Synaptics-Mitarbeiter jeweils etwa 15 Minuten Zeit einspart, die diese sonst mit der Suche nach Informationen verbracht hätten. Dieser bescheidene individuelle Zeitgewinn bedeutet für das Unternehmen eine jährliche Einsparung von fast 7.000 produktiven Arbeitsstunden, ganz zu schweigen von dem durch SynaVision ermöglichten intensiveren Informationsaustausch.
