El reto
Con sede en San José, California, Synaptics es pionera y líder en la revolución de las interfaces humanas, aportando experiencias de usuario innovadoras e intuitivas a los dispositivos inteligentes. La amplia gama de productos de Synaptics —que abarca tecnologías táctiles, de visualización, biométricas, de IoT, de voz, de audio y multimedia— se sustenta en la sólida capacidad de I+D de la empresa, su extenso portafolio de propiedad intelectual y su fiable cadena de suministro.
Para Synaptics, la sofisticación técnica avanzada de sus productos planteaba un reto claro. Era esencial contar con una documentación clara de la base de conocimientos de vanguardia de la empresa para garantizar que todos los empleados pudieran comprender, dar soporte y mejorar los productos de la empresa. Sin embargo, en la práctica, mantener al día dicha documentación resultaba complicado. Dado que las líneas de productos y las posiciones en el mercado cambiaban rápidamente, a menudo los detalles más actuales o los elementos más críticos solo los conocían los expertos en la materia de la empresa.
Para complicar aún más las cosas, Synaptics está organizada en tres unidades de negocio diferenciadas, cada una con su propia estructura interna. Es posible que los miembros de un equipo no interactúen a menudo con los de otro. Y por si fuera poco, en el conjunto de esos equipos, más de la mitad de los 2.300 empleados de Synaptics residen en Asia y hablan inglés como segunda lengua.
Al no existir medios formales para compartir conocimientos a nivel interno, estas barreras estructurales, geográficas y lingüísticas a veces dificultaban que los conocimientos especializados de un empleado concreto se transmitieran de manera eficaz al resto de la empresa.
«Cuando buscas un detalle concreto sobre un tema complejo, es casi imposible saber de antemano si un vídeo seguirá siendo relevante o si siquiera contendrá la información exacta que necesitas», comentó un empleado de Synaptics. «Necesito información concreta en un momento concreto. No tengo tiempo para ver un vídeo de una hora de duración ni para rebuscar entre múltiples documentos para encontrar lo que necesito».
La solución
Conscientes de estos retos, Minette Chan, directora de Soluciones de Aprendizaje de Synaptics, y el departamento de Soluciones de Aprendizaje de la empresa se fijaron un objetivo ambicioso. No solo querían facilitar el acceso centralizadoal intercambio de conocimientos, tanto formales como informales, sino que también pretendían impulsar un cambio en la cultura de Synaptics.
Con Panopto, Synaptics creó su propio portal de vídeo interno. Bautizada como «SynaVision», la plataforma facilitó al equipo de Synaptics la visualización, el intercambio y la publicación de vídeos en una biblioteca segura y centralizada. Con SynaVision, los empleados podían utilizar Panopto grabar prácticamente cualquier actividad en la que se compartieran conocimientos —guías detalladas impartidas por expertos en la materia, reuniones de lanzamiento y actualización de proyectos, resúmenes de procedimientos y mucho más— en cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando las cámaras web de los portátiles y dispositivos móviles que ya tenían.
Los aspectos técnicos de la producción y gestión de vídeos se resolvieron al instante, sin el tiempo y el coste adicionales que supone trabajar con especialistas audiovisuales externos. A través de Panopto, todos los archivos de vídeo subidos a SynaVision —tanto nuevos como antiguos— se convertían automáticamente para garantizar una reproducción óptima en cualquier dispositivo, se indexaban para facilitar la búsqueda y se hacían compartibles para que otros empleados pudieran verlos bajo demanda. Los equipos y las personas solo tenían que hacer clic en «grabar», presentar la información que querían compartir y dejar que Panopto encargara del resto.
«SynaVision nos ha ayudado a poner la información a disposición del público antes, al reducir el tiempo de publicación», afirmó la Sra. Chan. «Lo que antes tardaba entre dos y cuatro semanas, ahora se hace en menos de un día laborable. El uso Panopto hecho que el intercambio de información sea mucho más eficiente y ágil dentro de nuestra organización».
Por su parte, para los espectadores, SynaVision podría ofrecer una experiencia de aprendizaje activo. La función de cuestionarios integrados en los vídeos Panoptopermitía a los creadores incluir preguntas para reforzar los puntos clave de sus vídeos. Además, la reproducción a velocidad variable Panoptopermitía a los espectadores acelerar o ralentizar el vídeo mientras se reproducía —desde la mitad de la velocidad hasta el doble de la velocidad—, lo que resultaba de gran ayuda para quienes no dominaban el idioma.
El impacto
Con la implantación de SynaVision, Synaptics había creado una solución completa con funciones de vídeo para compartir conocimientos, capaz de superar las estructuras de equipo, las barreras lingüísticas y las dificultades geográficas, y que proporcionaba a la empresa un acceso sin precedentes a su conocimiento institucional.
Con SynaVision, Synaptics ha potenciado el intercambio de conocimientos entre sus empleados a nivel mundial, ofreciendo una valiosa solución al reto de la empresa de haceraccesible su experiencia.
Poco después del lanzamiento de la plataforma, más del 40 % de los empleados de la empresa ya había visitado SynaVision y había visto miles de horas de contenido.
En tan solo unos meses, ya se podían encontrar más de 1 000 vídeos en SynaVision, y los empleados de Synaptics de todo el mundo visitan la página a diario para buscar y consultar información esencial para su trabajo.
El departamento de Soluciones de Aprendizaje calcula que, en una semana cualquiera, SynaVision ahorrará a aproximadamente una cuarta parte de los empleados de Synaptics unos 15 minutos que, de otro modo, dedicarían a buscar información. Esa modesta ganancia individual se traduce en un ahorro de casi 7.000 horas productivas para la empresa al año, sin contar el aumento del intercambio de información que facilita SynaVision.
