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대 퇴직 속에서 제도적 지식을 보존하는 방법
직원 감소에 대한 압박감을 느끼십니까? 당신은 혼자가 아닙니다.
임원 중 88% 정도가 평소보다 높은 이직률을 보이고 있다는 데 동의하고 있으며, 업계 전반에서 사상 최고 수준의 퇴사율을 경험하고 있습니다. 기술직 직원의 38%가 직종 변경을 생산직으로 모색하고 있고, 2030년까지 210만 개의 일자리가 없는 제조업에 이르기까지, 대 퇴직은 곧 수그러들지 않고 있습니다.
이러한 광범위한 손실은 제도적 지식의 손실을 가속화하고 기업은 그 어느 때보다 더 많은 탄력성과 혁신을 요구하는 비즈니스 환경에서 비용이 많이 드는 비효율성에 취약하게 만듭니다.
이러한 혼란에 직면하여 어떻게 하면 귀사는 제도적 지식을 보존하고 조직 정보에 대한 감소의 영향을 최소화할 수 있을까요?
제도적 지식이란 무엇인가?
제도적 지식은 기술 및 도구 기반 능력과 같은 하드 스킬과 고객 및 동료 관계와 같은 소프트 스킬을 모두 포함하는 조직의 집단 기억 및 부족 학습입니다. 이는 기업이 과거로부터 배우고 미래에 혁신적인 베팅을 할 수 있도록 해주는 깊은 업계와 회사의 통찰력입니다.
지식 전달에 우선순위를 두지 않는 조직은 효과적인 전략을 수립하는 데 필요한 컨텍스트, 신뢰, 직관력뿐만 아니라 경쟁력 있는 전략을 제공하는 데 필요한 툴, 전술 및 프로세스를 잃어버릴 위험이 있습니다. 지식 보존에 대한 전략적 접근 방식이 없다면, 직원들이 조직을 떠날 때 시간을 낭비할 수밖에 없습니다.
다행히도, 더 좋은 방법이 있습니다.
변화는 성장의 자연스러운 부분입니다. 혁신적이고 적응력 있는 방식으로 사업의 진화에 접근하는 기업들은 베테랑 직원들의 전문성을 갖춘 유망한 인재를 공평하게 채용할 수 있다.
제도적 지식을 유지 및 공유하면 조직 내에서 더 나은 조직 구성, 생산성 향상, 위험 감소뿐만 아니라 투명성과 일관성을 높일 수 있습니다. 이것은 인원감소를 줄일 수 있는 보다 공평한 근무 환경과 학습 마인드에 기여합니다.
어떻게 하는지 살펴봅시다.
제도적 지식을 전수하고 유지하는 방법
적극적인 접근 방식: 지식공유의 문화 조성
지식 공유는 위험 완화 자체보다 훨씬 더 큰 가치를 가집니다. 많은 리더는 중요한 직원이 퇴사를 선언할 때까지 정보 전달 문제를 해결하지 않지만, 사전 지식 공유 문화를 구축하면 비즈니스 전반에 걸쳐 신뢰, 협업 및 혁신을 촉진할 수 있습니다.
1. 기존의 제도적 지식을 감사하기
조직의 각 파트에서 가장 중요한 역할을 검토하십시오. 이 지식은 고립된 건가요? 얼마나 자주 공유되나요? 개인 기여자, 팀, 사업부, 조직 전체 중 누가 이 정보를 활용할 수 있습니까?
수년간의 경험을 바탕으로 질 높은 결정을 내리는 전략적 리더부터 필수 일상 툴 및 프로세스를 관리하는 하위 레벨 직원까지 비즈니스의 모든 수준을 검토합니다. 기존의 제도적 지식의 가치와 양을 파악함으로써 어떤 정보를 캡처하고 공유해야 하는지 확인할 수 있습니다.
지식 공유를 위한 새로운 기회에 대해서도 창의적으로 생각해보세요. 교차 스킬이 팀 협업을 강화하거나 휴가나 육아휴직을 위한 단기 휴식을 지원하는 데 어떻게 도움이 될까요? 프로젝트 시작 및 주요 마일스톤 점검을 캡처하면 프로젝트 종료 시 나타나기 어려운 순간적인 문제 해결을 하는데 도움이 될 수 있을까요? 월별 비즈니스 리뷰, 이사회 회의 또는 기타 전략적 논의를 공유하면 조직 관계자들이 새로운 기회를 보다 쉽게 찾을 수 있습니까?
2. 지식 캡처를 위한 손쉬운 프로세스 작성 (힌트: 녹화 클릭!)
이제 가장 가치 있는 조직 정보를 확인했으므로 지식 보존을 매일 수행하는 것이 좋습니다.
번거롭게 들리시나요? 그럴 필요 없습니다.
핵심은 마찰을 줄이는 것입니다. 귀사의 임직원은 자신의 여러 업무에 대한 자세한 문서를 작성할 대역폭이 없는 경우가 많습니다. 중요한 회의를 자동으로 기록하고 나중에 액세스할 수 있도록 검색 가능한 주문형 비디오 학습 라이브러리에저장할 수 있는 도구를 제공함으로써 직원 입장에서 지식 보존에 대한 부담을 덜 수 있습니다.
주요 프로젝트 미팅, 전략 회의 및 툴 튜토리얼을 녹화하면 신입 사원을 지원할 뿐만 아니라 기존 직원이 필요한 기존정보에 액세스할 수 있고 비공개로 진행되는 새로운 통찰력과 지원을 통해 보다 효율적이고 전략적으로 작업할 수 있습니다.
직원들은 이미 동영상을 사용하여 실시간으로 소통하고 협업하고 있습니다. 중요한 회의를 자동으로 기록하고 저장하여 제도적 정보의 기업용 유튜브 구축을 자동으로 시작합니다.
3. 지속적인 지식 공유를 권장 및 모델링
제도적 지식은 직원들이 실제로 사용해야만 영향을 미칠 수 있습니다. 지속적인 정보 공유 문화 구축을 시작하기 위해 기업 학습 라이브러리의 가치를 전달하고 시연하십시오.
- 위에서부터 모델 동작입니다. 리더십 팀 및 사업부 리더에게 요청하는 타운홀 미팅 및 기타 중요한 회사 전체 전략 회의를 요청하십시오.
- 지식보존을 쉽고 재미있게 만듦으로써 지식보존에 대한 장벽을 줄입니다. 직원들이 스마트폰이나 태블릿에서 비공식적이고 한 입 크기의 소셜 학습 비디오를 바로 녹화할 수 있도록 장려합니다. 직원들이 회의나 튜토리얼을 녹음하는 데 보다 편안하게 사용할 수 있도록 대회를 만드십시오.
- 성과 검토 또는 인센티브 프로그램에 지식 공유 측정 기준을 추가하거나, 베테랑 직원과 덜 숙련된 직원을 짝을 지어주는 멘토십 이니셔티브를 만드는 것을 고려해 보십시오. 장기 직원의 가치를 축하하고 제도적 지식 기반을 구축하는 데 도움을 주는 직원을 인정합니다.
성장과 교육은 직원을 유지하는 데 있어 강력한 인센티브입니다. 귀사의 인력을 제도적 지식을 개발하고 캡처하는 데 적극 참여하게 함으로써 조직 인텔리전스를 보존하고 구축할 뿐만 아니라 직원들이 그 과정에서 성장할 수 있는 힘을 갖게 됩니다.
사후 대응적 접근 방식: 기존 직원에 대한 지식을 보존
때때로 당신은 능동적으로 행동할 여유가 없습니다. 우리는 중요한 직원의 2주 통고를 앞두고 시간적 여유를 갖고 있지는 않습니다.
기존 직원은 지난 몇 년 간의 업무와 경험에 대한 상세한 문서를 작성하라는 요청을 받으면 의욕을 빠르게 잃습니다. 게다가, 이 전술 정보는 종종 보유해야 할 가장 가치 있는 지식이 아닙니다. 베테랑 직원들이 어떻게 생각하는지 파악하지 말고 방법을 파악하는 데 집중하십시오.
1. 명시적인 지식 뿐만 아니라 암묵적인 지식도 보존합니다.
최고의 영업 담당자가 특히 까다로운 고객 협상을 어떻게 처리했습니까? 프로젝트 관리자가 예상하거나 작업할 수 있는 내부 병목 현상은 무엇입니까? 과거에 비즈니스에 효과가 있었던 것과 없었던 것은 무엇입니까? 업계에서의 경험과 계정 히스토리에서 직관과 실수에 이르기까지 암묵적인 인텔리전스는 조직에서 가장 가치 있는 지식의 일부이며 이전하기 어려운 지식입니다. 암묵적인 지식을 유지하는 가장 좋은 방법은 직원들이 말을 하게 하는 것입니다. 퇴사 직원에게 과거의 전략, 도전적인 고객 또는 비즈니스 침체에 대한 접근 방식에 대해 토론하도록 요청합니다. 단순히 그들이 어떻게 생각하는지를 파악하는 것은 미래의 문제 해결을 위한 강력한 암묵적 지식에 도움이 됩니다.
2. 비디오로 한 번에 다중 작업 스트림을 캡처합니다.
기술과 전략은 고립되어서는 효과적이지 않습니다. 우리는 여러 도구, 프로세스, 접근 방식을 활용하여 문제를 해결하고 완벽한 프로젝트를 효과적으로 수행할 수 있지만, 직원들은 종종 개별적인 기술과 프로세스를 컨텍스트 없이 문서화해야 합니다. 보다 효과적인 접근 방법은 퇴사하는 직원들이 주요 프로젝트를 완료하거나 인계할 때 자신의 화면을 녹화하는 것입니다. 이는 업무의 실용성뿐만 아니라 베테랑 직원을 성공하게 만드는 세밀함, 뉘앙스, "비즈니스 비법"을 보존할 뿐만 아니라 그렇지 않으면 일이 제대로 처리되지 않을 수도 있습니다.
3. 오프보딩을 사회적 학습의 순간으로 만드십시오.
연구에 따르면 학습의 90%는 사회적이고 경험적이라는 것을 보여줍니다. 즉, 행동을 통한 학습입니다. 퇴사하는 직원들이 가지고 있는 지식을 최대한 활용해서 팀원들을 오프보딩 과정에 참여시키세요. 신입사원을 채용하거나 퇴사하는 직원을 마지막 주에 지원하는 것을 고려해보세요. 팀원들이 자신에게 중요한 과제에 대한 헌신적인 피드백을 구할 수 있는 Q&A 또는 "무엇이든 물어보세요" 포럼을 진행합니다. 지식 보존을 협업 프로세스로 만들면 학습을 위한 더 많은 기회가 생성되고 오프보딩 직원과 나머지 팀원 모두가 참여하게 됩니다.
사람의 기억과 마찬가지로 조직 기억력도 발달하거나 위축될 수 있습니다. 제도적 지식을 보존하기 위한 전략을 수립하는것은 직원들이 앞으로 나아갈 때 단기적인 비즈니스 탄력성에 도움이 될 뿐만 아니라 참여도를 높이고 이직률을 낮추어 장기적인 혁신과 성장을 강화하는 데 기여할 수 있습니다.
