직원 이탈로 조직 지식이 사라져 부담을 느끼고 계신가요? 같은 고민을 하는 곳이 많습니다.
경영진의 약 88%가 평소보다 이직률이 높아졌다고 답했으며, 업계 전반에서 퇴사율이 사상 최고 수준을 기록하고 있습니다. 직원의 38%가 이직을 고려하는 기술 분야부터 2030년까지 210만 개의 일자리가 비어 있을 것으로 예상되는 제조업까지, ‘대퇴사’ 현상은 당분간 잦아들 기미가 없습니다.
이처럼 광범위한 직원 이탈은 조직 지식의 유실을 앞당깁니다. 그 어느 때보다 회복력과 혁신이 필요한 경영 환경에서 기업은 비효율로 인한 큰 비용을 떠안을 위험에 노출됩니다.
이런 혼란 속에서 조직 지식을 보존하고 직원 이탈이 조직의 지식 기반에 미치는 영향을 최소화하려면 어떻게 해야 할까요?
조직 지식이란 무엇인가요?
조직 지식은 조직에 축적된 기억과 구성원 사이에 전해지는 경험을 뜻합니다. 기술과 도구 활용 능력 같은 하드 스킬부터 고객·동료와의 관계 같은 소프트 스킬까지 포함합니다. 산업과 회사에 대한 깊은 이해를 바탕으로 조직은 과거에서 배우고 미래를 위한 혁신에 도전할 수 있습니다.
지식 공유를 우선하지 않으면 효과적인 전략 수립에 필요한 맥락과 신뢰, 직관을 잃을 수 있습니다. 그 전략을 경쟁력 있게 실행할 도구와 전술, 절차도 함께 사라질 수 있습니다. 지식을 체계적으로 보존하지 않으면 직원이 떠날 때마다 이미 해결한 일을 처음부터 다시 해야 합니다.
다행히도 더 나은 방법이 있습니다.
변화는 성장의 자연스러운 과정입니다. 사업의 변화에 적극적이고 유연하게 대응하는 기업은 유망한 새 인재에게 숙련된 직원의 전문 지식을 전수할 수 있습니다.
조직 지식을 보존하고 공유하면 온보딩을 개선하고 생산성을 높이며 위험을 줄일 수 있습니다. 조직 전반의 투명성과 일관성도 높아집니다. 이는 더 공정한 근무 경험과 배우려는 태도로 이어져 직원 이탈을 줄이는 데 도움이 됩니다.
그 방법을 함께 알아보겠습니다.
조직 지식을 전수하고 보존하는 방법
미리 준비하기: 지식 공유 문화 조성
지식 공유의 가치는 위험을 줄이는 데 그치지 않습니다. 많은 리더가 핵심 직원의 퇴사 통보를 받고서야 지식 전수를 고민합니다. 미리 지식을 공유하는 문화를 만들면 조직 전반의 신뢰와 협업, 혁신을 북돋울 수 있습니다.
1. 조직에 축적된 지식을 점검하세요
부서별로 가장 중요한 역할을 살펴보세요. 관련 지식이 특정 부서에만 갇혀 있나요? 얼마나 자주 공유하나요? 그 정보가 필요한 대상은 개인 기여자인가요, 팀이나 사업부인가요, 아니면 조직 전체인가요?
조직의 모든 직급을 살펴보세요. 오랜 경험으로 소수의 중요한 결정을 내리는 전략 담당 리더부터 일상 업무에 필요한 도구와 절차를 관리하는 경력이 짧은 직원까지 포함합니다. 축적된 조직 지식의 가치와 양을 파악하면 어떤 정보를 먼저 기록하고 공유할지 정할 수 있습니다.
지식을 공유할 새로운 기회도 생각해 보세요. 교차 역량 개발은 팀의 협업을 강화하거나 휴가·육아 휴직 중 생긴 인력 공백을 메우는 데 어떻게 도움이 될까요? 프로젝트 착수 회의와 주요 단계 점검을 기록하면 종료 후에는 떠올리기 어려운 당시의 문제 해결 과정을 보존할 수 있을까요? 월간 사업 검토 회의, 이사회 회의 등 전략적 논의를 공유하면 이해관계자들이 새로운 기회를 더 빨리 파악할 수 있을까요?
2. 지식을 쉽게 기록하는 절차를 만드세요(팁: 녹화 버튼을 누르세요!)
가장 중요한 조직 정보를 파악했으니, 이제 지식 보존을 매일 실천해 보세요.
번거롭게 느껴지시나요? 간단하게 할 수 있습니다.
핵심은 부담을 줄이는 것입니다. 임원과 직원은 수많은 업무를 일일이 문서로 남길 여력이 없을 수 있습니다. 중요한 회의를 자동으로 녹화하고, 검색 가능한 동영상 학습 라이브러리에 저장해 필요할 때 찾아볼 수 있는 도구를 제공하세요. 직원의 지식 보존 부담을 덜 수 있습니다.
주요 프로젝트 논의, 전략 회의, 도구 사용법을 녹화하면 신입 직원에게 도움이 됩니다. 기존 직원도 필요할 때 바로 조직 지식을 찾아볼 수 있습니다. 평소에는 일부만 접했던 새로운 정보와 지원을 공유하면 더 효율적이고 전략적으로 일할 수 있습니다.
직원들은 이미 실시간 소통과 협업에 동영상을 사용하고 있습니다. 중요한 회의를 자동으로 녹화하고 저장해 조직 지식을 담은 기업용 YouTube를 구축해 보세요.
3. 꾸준한 지식 공유를 장려하고 솔선수범하세요
조직 지식은 직원이 실제로 활용해야 가치가 있습니다. 기업 학습 라이브러리의 가치를 알리고 직접 보여주세요. 지식을 꾸준히 공유하는 문화를 만드는 첫걸음입니다.
- 경영진부터 모범을 보여주세요. 경영진과 사업부 책임자에게 타운홀 미팅 등 중요한 전사 전략 회의를 녹화해 직원들이 필요할 때 시청할 수 있도록 요청하세요.
- 지식 보존을 쉽고 재미있게 만들어 참여 부담을 낮추세요. 직원들이 스마트폰이나 태블릿으로 짧고 편안한 형식의 소셜 러닝 동영상을 녹화하도록 장려하세요. 회의나 사용법 동영상 녹화에 익숙해지도록 경진 대회를 열어도 좋습니다.
- 성과 평가나 인센티브에 지식 공유 지표를 포함하거나, 숙련된 직원과 경험이 적은 직원을 연결하는 멘토링 프로그램을 고려해 보세요. 장기 근속 직원의 가치를 인정하고 조직 지식 기반을 쌓는 데 기여한 직원을 격려하세요.
성장과 교육은 직원이 조직에 남게 하는 강력한 동기입니다. 직원이 조직 지식을 발전시키고 기록하는 데 적극 참여하도록 하세요. 조직의 지식을 보존하고 쌓는 동시에 직원의 성장도 도울 수 있습니다.
퇴사 통보 후 대응하기: 떠나는 직원의 지식 보존
항상 미리 준비할 여유가 있는 것은 아닙니다. 핵심 직원이 2주 뒤 퇴사하겠다고 통보하면 시간이 촉박할 수 있습니다.
퇴사하는 직원에게 지난 몇 년간의 업무와 경험을 상세한 문서로 남겨 달라고 하면 금세 의욕을 잃을 수 있습니다. 게다가 이런 실무 정보가 보존할 지식 중 가장 가치 있는 것은 아닐 때가 많습니다. 숙련된 직원이 무엇을 생각하는지보다 어떻게 생각하는지 기록하는 데 집중하세요.
1. 형식지와 암묵지를 함께 보존하세요
뛰어난 영업 담당자는 특히 까다로운 고객과 어떻게 협상했을까요? 프로젝트 관리자가 미리 예상하거나 피할 수 있는 내부 병목은 무엇일까요? 과거에 회사에서 효과가 있었던 방법과 없었던 방법은 무엇일까요? 업계 경험과 고객 이력, 직관, 실수까지, 암묵지는 조직에서 가장 가치 있으면서도 전수하기 어려운 지식입니다. 이를 보존하는 가장 좋은 방법은 직원이 이야기를 풀어내게 하는 것입니다. 퇴사하는 직원에게 과거 전략과 까다로운 고객, 사업 부진에 어떻게 대응했는지 물어보세요. 사고방식을 기록하는 것만으로도 앞으로 문제를 해결하는 데 활용할 귀중한 암묵지를 끌어낼 수 있습니다.
2. 여러 업무 과정을 동영상으로 한 번에 기록하세요
역량과 전략은 따로 떨어져 있으면 효과를 내기 어렵습니다. 문제를 해결하고 프로젝트를 완수할 때는 여러 도구와 절차, 접근법을 함께 사용합니다. 하지만 퇴사하는 직원에게는 종종 맥락 없이 개별 역량과 절차만 문서화해 달라고 요청합니다. 주요 프로젝트를 마무리하거나 인계하면서 화면을 녹화하게 하면 더 효과적입니다. 실제 업무 내용뿐 아니라 숙련된 직원의 성과를 뒷받침하는 미묘한 차이와 요령도 기록할 수 있습니다. 그렇지 않으면 놓치기 쉬운 지식입니다.
3. 퇴사 과정을 소셜 러닝의 기회로 삼으세요
연구에 따르면 학습의 90%는 사회적 교류와 경험, 즉 직접 해보는 과정에서 이루어집니다. 팀원들을 퇴사 절차에 참여시켜 떠나는 직원의 지식을 최대한 활용하세요. 퇴사 전 마지막 몇 주 동안 신입 직원이 곁에서 업무를 배우거나 돕게 할 수도 있습니다. 팀원이 자신의 과제에 대한 구체적인 피드백을 얻도록 질의응답이나 ‘무엇이든 물어보세요’ 자리를 마련하세요. 함께 지식을 보존하면 학습 기회가 늘고, 떠나는 직원과 남는 팀원 모두의 참여를 이끌 수 있습니다.
사람의 기억처럼 조직의 기억도 발전하거나 퇴화할 수 있습니다. 조직 지식 보존 전략은 직원이 떠날 때 단기적으로 사업의 회복력을 높여줍니다. 직원 참여를 늘리고 이직을 줄여 장기적인 혁신과 성장도 뒷받침할 수 있습니다.
