팀의 분산화가 점점 더 심화되는 오늘날, 화상 회의는 조직 내 소통과 협업을 위한 표준 수단이 되었습니다.

화상 회의가 브레인스토밍이나 긴급한 문제 해결에 도움이 된다는 점은 잘 알려져 있지만, 실시간 소통에 지나치게 의존하면 생산성과 사기에 악영향을 미칩니다. 디자인 플랫폼 캔바(Canva)의 연구에 따르면, 미국 지식 근로자의 약 39%는 매주 진행되는 화상 회의로 인해 부담을 느끼고 있으며, 48%는 자신의 업무와 관련이 없다고 생각하는 회의에도 참석해야 한다는 압박감을 느끼고 있습니다.

분산 환경에서 효율적이고 효과적으로 소통하려면, 그 업무에 적합한 도구가 필요합니다.

입력 비동기 동영상. 

비동기식 동영상은 언제든지 시청할 수 있도록 녹화되어 공유되는 일방적인 영상 통신 방식입니다. 이는 화상 회의를 대체하는 것이 아니라, 상황 인식을 최적화하고 업무량을 관리하여 실시간 대화가 이 필요할 때, 대화가 최대한 명확하고 생산적으로 이루어지도록 돕습니다.

비동기식 영상은 화상 회의의 선명함, 감성, 참여도를 이메일이나 인스턴트 메시지의 유연성, 편리함, 정보 유지력과 결합한 것입니다. 이는 시간을 절약하고, 비용을 절감하며, 생산성을 높이는 데 매우 유용한 도구입니다. 무엇보다도, 시작하기가 쉽습니다.

조직 내에서 확실한 성과를 내기 위해 비동기식 동영상을 활용해야 할 5가지 중요한 시기는 다음과 같습니다. 

1. 상태 업데이트를 더 효율적이고 실행 가능한 것으로 만들기

매일 진행하는 스탠드업 미팅이든, 매주 열리는 스크럼 미팅이든, 분기별 부서별 공유 회의든, 비동기식 비디오를 활용해 콘텐츠를 미리 녹화한 후 관련 이해관계자들에게 배포하여 필요에 따라 시청할 수 있도록 하세요.

이는 일반적인 현황 보고 시 발생하는 절차상의 업무 이관 과정을 없애 시간을 절약해 줄 뿐만 아니라, 모든 팀원이 지역이나 일정에 관계없이 일관된 정보를 확인할 수 있게 해줍니다.

특히, 비동기식 현황 공유는 각 구성원이 자신에게 필요한 시간과 속도에 맞춰 콘텐츠에 참여할 수 있는 동등한 기회를 제공합니다. 이를 통해 팀원 간의 의견 일치를 더욱 공고히 하고, 실시간 회의에서 다시 모였을 때 더 의미 있고 생산적인 대화를 나눌 수 있게 됩니다.

실천해 보세요: 팀을 위해 간단한 영상 업데이트를 촬영하여 다음 현황 회의를 ‘플립(Flip)’해 보세요. 작은 것부터 시작하고 완성도에 너무 신경 쓰지 마세요. 효과적인 플립 회의는 마치 생생한 대화처럼 진정성 있고 흥미진진해야 합니다. 팀원들은 자신들의 영상을 통해 여러분의 업데이트에 어떤 피드백을 줄 수 있을까요?

2. 생산성 향상을 위해 조직의 노하우를 보존하고 공유합니다

직원들은 동료들에게 같은 도구와 프로세스를 반복해서 설명하는 데 상당한 시간을 할애하고 있습니다. 비동기식 동영상은 핵심 정보를 알기 쉬운 학습 모듈로 정리해 주어, 팀원들이 필요할 때 언제 어디서나 이를 활용할 수 있게 해줍니다.

직원들은 필요할 때 즉시 정보를 찾을 수 있습니다. 비동기식 동영상 내에서 검색하여 동영상 전체를 시청하거나 다른 동료에게 의존할 필요 없이, 자신의 질문에 대한 정확한 답변을 찾을 수 있습니다.

간단하게 직접 촬영한 동영상으로 구성된 사내 학습 라이브러리를 구축하면 단기적으로는 생산성과 효율성을 높일 수 있으며, 장기적으로는 조직의 핵심 지식을 보존할 수 있습니다.

실천해 보세요: 팀원 각자에게 업무에 필수적인 일반적인 도구나 프로세스를 다루는 간단한 사용법 동영상을 제작하도록 요청하세요. 이 미니 동영상 학습 라이브러리를 부서 전체에 공유해 보세요. 생산성에 어떤 영향을 미칠까요? 다른 팀들도 이를 따라 하도록 영감을 줄 수 있을까요?

3. 일관성 있고 흥미로운 온보딩을 보장합니다

신입 사원들의 동기를 부여하고 성공적인 업무 수행을 위한 기반을 마련하기 위해서는 탄탄한 온보딩 과정이 필수적이며, 특히 팀이 서로 다른 장소, 시간대, 지역에 걸쳐 점점 더 분산되어 가는 요즘에는 더욱 그러합니다.

비동기식 동영상은 일반적으로 개별 관리자나 부서에 따라 달라지던 신입 사원 온보딩 과정을 표준화하여, 모든 직원에게 보다 공평한 경험을 제공합니다. 또한 주문형 모듈을 활용하면 관리자들은 온보딩 과정에서 협업 및 팀워크 강화에 더 집중할 수 있게 됩니다.

직접 촬영한 동영상은 기업 문화를 조성하는 데에도 매우 효과적인 수단입니다. 이러한 동영상은 문서나 파워포인트 자료에서는 다소 딱딱하게 느껴질 수 있는 주제를 친근하게 전달해 줄 뿐만 아니라, 신입 사원들이 동료들의 얼굴을 보고 이름을 기억함으로써 서로를 알아가는 데 도움을 줍니다.

실천해 보세요: 비동기식 동영상을 활용해 신입 사원 온보딩 프로세스의 일부를 표준화해 보세요. 먼저 모든 신입 사원에게 해당되며 회사 문화를 잘 보여줄 수 있는 주제, 예를 들어 기업 가치나 리더십 원칙에 대한 설명부터 시작해 보세요. 온보딩 과정 중 어떤 다른 요소들을 비동기식으로 제공할 수 있을까요?

4. 교육 프로그램 최적화 및 확대

학습 및 역량 개발에 있어 ‘일률적인 방식’을 고수하던 시대는 지났습니다. 직원들은 자신이 원하는 시간, 장소, 기기를 통해 이용할 수 있는 유연한 교육 프로그램을 기대하고 있습니다.

비동기식 동영상은 학습자가 자신의 학습 과정을 주도할 수 있게 하여 접근성과 참여도를 높이고, 궁극적으로 학습 성과를 향상시킵니다.

강사 입장에서는 직접 제작한 간단한 교육 영상을 기록할 수 있는 기능이 있어 교육의 확장성을 높일 수 있습니다. 또한 주문형 콘텐츠는 출장이나 일정 조율의 필요성을 줄여줌으로써 교육 일정과 예산을 효율적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

실천해 보세요: 교육 내용을 녹화해 보세요. 이는 교육 접근성과 참여도를 높이는 데 있어 필수적인 첫걸음입니다. 다음으로, 다음 교육 계획에 더 큰 유연성을 도입할 수 있는 방법을 하나 찾아보세요. 예를 들어, 입문 자료를 비동기식 사전 시청 자료로 녹화하는 방식이 있습니다. 이것이 교육 일정과 예산에 어떤 영향을 미칠까요?

5. 타운홀 미팅 및 주요 리더십 발표 내용 기록

하이브리드 근무 환경에서 조직 전체의 결속력을 확보하기 위해서는 명확하고 일관된 기업 커뮤니케이션이 필수적입니다.

중요한 회사 소식을 비동기식 동영상으로 기록하면 경영진이 여러 지사나 국가에 걸쳐 동일한 메시지를 전달할 수 있을 뿐만 아니라, 직원들이 정보를 충분히 숙지하고 깊이 있는 질문을 제기할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

또한, 과거 프레젠테이션 자료를 모아두면 경영진과 직원 모두가 조직의 목표 달성을 위해 책임을 다하도록 하는 데 도움이 됩니다.

실천해 보세요: 다음 사내 전체 회의를 ‘비동기식 사전 시청’과 ‘동기식 토론’으로 나누어 진행해 보세요. 주요 공지 사항을 녹화하여 공유한 뒤, 직원들이 실시간 회의 전에 질문을 제출하도록 독려하세요. 질문의 양이나 토론의 질에 어떤 차이가 나타나는지 확인해 보세요.

화상 회의는 무엇에 쓰이나요?
비동기식 화상 회의를 피해야 할 유일한 경우

제품 고장이나 불만을 품은 고객과 같은 긴급한 문제가 발생했을 때는 화상 회의를 통해 신속히 대응하는 것이 가장 좋습니다. 비동기식 화상 회의는 구조상 의사소통에 지연이 발생하므로, 시급한 문제가 발생했을 때는 항상 실시간 화상 회의를 활용해 팀원들과 빠르게 아이디어를 모으고 문제를 해결해야 합니다.

동기식 및 비동기식 영상은 서로 대체하는 관계가 아니라 상호 보완적인 관계입니다. 각 커뮤니케이션 요구 사항에 맞는 다양한 방식을 고려해 보십시오. 실시간 화상 회의와 녹화된 온디맨드 영상을 적절히 조화시킴으로써, 변화하는 비즈니스 환경 속에서 회사의 경쟁력을 유지할 수 있는 매력적이고 생산적인 업무 모델을 구축할 수 있습니다.

 

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