En un mundo de equipos cada vez más distribuidos, las videoconferencias se han convertido en el estándar para la comunicación y la colaboración de las organizaciones.

Conocemos las ventajas de las videoconferencias para las lluvias de ideas y la resolución de problemas urgentes, pero una dependencia excesiva de la comunicación en directo pasa factura a la productividad y la moral. Un 39% de los trabajadores del conocimiento en EE.UU. se sienten abrumados por las llamadas semanales por videoconferencia y un 48% se sienten presionados para unirse a llamadas que no consideran relevantes para su trabajo, según un estudio de la plataforma de diseño Canva.

Para comunicarte de forma eficiente y eficaz en un entorno distribuido, necesitas la herramienta adecuada para el trabajo.

Entra en vídeo asíncrono. 

El vídeo asíncrono es una comunicación de vídeo unidireccional que se graba y se comparte para ser vista en cualquier momento. No es un sustituto de la videoconferencia, sino una forma de optimizar el conocimiento de la situación y gestionar las cargas de trabajo para que cuando el diálogo en tiempo real es necesario, es lo más claro y productivo posible.

El vídeo asíncrono combina la claridad, la emoción y el compromiso de la videoconferencia con la flexibilidad, la facilidad y la retención de un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Es una poderosa herramienta para ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la productividad, y lo mejor de todo, es fácil empezar.

He aquí cinco momentos cruciales en los que deberías utilizar el vídeo asíncrono para causar un impacto en tu organización. 

1. Haz que las actualizaciones de estado sean más eficientes y procesables

Ya sea una reunión diaria, un scrum semanal o una reunión trimestral del departamento, utiliza el vídeo asíncrono para pregrabar el contenido y distribuirlo entre las partes interesadas para que lo vean a la carta.

Esto no sólo ahorra tiempo al eliminar el procedimiento de pasar la batuta de una típica actualización de estado, sino que también permite a todos los miembros del equipo acceder a una información consistente independientemente de la geografía o los horarios.

Es importante que las actualizaciones de estado asíncronas proporcionen a cada persona la misma oportunidad de participar en el contenido, en el momento y al ritmo que necesite. Esto hace que la alineación del equipo sea más fuerte y que las conversaciones sean más significativas y productivas cuando se reagrupan para una reunión en vivo.

Pasa a la acción: "Dale la vuelta" a tu próxima reunión de estado grabando un breve vídeo de actualización para tu equipo. Empieza con algo pequeño y no te preocupes por el pulido: una reunión volteada eficaz es auténtica y atractiva, igual que una conversación en directo. ¿Cómo podría tu equipo dar su opinión sobre tu actualización con un vídeo propio?

2. Preservar y compartir el conocimiento institucional para una mayor productividad

Tus empleados dedican una gran cantidad de tiempo a explicar repetidamente las mismas herramientas y procesos a sus compañeros. El vídeo asíncrono ayuda a las personas a destilar la información esencial en módulos de aprendizaje del tamaño de un bocado a los que los compañeros pueden acceder cuando y donde lo necesiten.

Los empleados pueden encontrar la información a la velocidad que necesiten mediante buscar dentro de un vídeo asíncrono para obtener la respuesta precisa a su pregunta sin tener que ver toda la grabación o depender de otros compañeros.

La creación de una biblioteca de aprendizaje interna de vídeos sencillos y autograbados mejora la productividad y la eficacia a corto plazo, al tiempo que preserva los conocimientos institucionales clave a largo plazo.

Actúa: Pide a cada uno de los miembros de tu equipo que grabe un vídeo informal de instrucciones que documente una herramienta o proceso común esencial para su trabajo. Comparte esta minibiblioteca de aprendizaje en vídeo en tu departamento. ¿Cómo afecta a la productividad? ¿Podría inspirar a otros equipos a seguir su ejemplo?

3. Garantizar una incorporación coherente y atractiva

Una sólida experiencia de incorporación es esencial para motivar a los nuevos empleados y prepararlos para el éxito, especialmente cuando los equipos se distribuyen cada vez más en diferentes lugares, zonas horarias y regiones.

El vídeo asíncrono ayuda a estandarizar los procesos de incorporación que suelen depender de cada director u oficina, creando una experiencia más equitativa para todos los empleados. Los módulos a la carta también liberan a los directores para que se centren en los aspectos más colaborativos y de creación de equipos de la incorporación.

Los vídeos autograbados también son una forma poderosa de crear cultura. Pueden humanizar temas que podrían parecer áridos en un documento o powerpoint y ayudar a los nuevos empleados a conocer a sus colegas poniendo caras a los nombres.

Actúa: Estandariza una parte de tu proceso de incorporación de empleados mediante un vídeo asíncrono. Empieza con un tema que se aplique a todos los nuevos contratados y que ayude a demostrar tu cultura, como una explicación de los valores de la empresa o los principios de liderazgo. ¿Qué otros elementos de tu onboarding podrías ofrecer de forma asíncrona?

4. Optimizar y ampliar los programas de formación

Se acabaron los días de un enfoque único para el aprendizaje y el desarrollo. Los empleados esperan programas de formación flexibles a los que puedan acceder cuándo, dónde y en los dispositivos que prefieran.

El vídeo asíncrono permite al alumno controlar su experiencia de formación, aumentando el acceso, el compromiso y, en última instancia, los resultados del aprendizaje.

Para los formadores, la posibilidad de grabar vídeos de formación sencillos y de producción propia permite una mayor escalabilidad. Los contenidos a la carta también ayudan a optimizar los calendarios de formación y el presupuesto, ya que reducen la necesidad de viajar o de alinear los horarios.

Pasa a la acción: Registra tu formación: es un primer paso esencial para mejorar el acceso y el compromiso. A continuación, identifica una forma de introducir una mayor flexibilidad en tu próxima iniciativa de formación, como la grabación de material introductorio como previsión asíncrona. ¿Cómo repercute esto en tu calendario y presupuesto de formación?

5. Captura de ayuntamientos y presentaciones de líderes clave

Una comunicación corporativa clara y coherente es esencial para garantizar la cohesión de toda la organización en un entorno de trabajo híbrido.

Grabar las actualizaciones importantes de la empresa como vídeos asíncronos no sólo ayuda a la dirección a compartir el mismo mensaje en varias oficinas o países, sino que también da a los empleados tiempo suficiente para digerir la información y plantear preguntas reflexivas.

Además, la creación de una biblioteca de presentaciones pasadas ayuda a que tanto los líderes de la empresa como los empleados sean responsables de los objetivos de la organización.

Pasa a la acción: Divide el próximo ayuntamiento de tu empresa en un debate asíncrono previo y otro sincrónico. Graba y distribuye los anuncios clave, y luego anima a los empleados a que envíen sus preguntas antes de la reunión en directo. ¿Qué diferencia ves en el volumen de preguntas o en la calidad del debate?

¿Para qué sirve la videoconferencia?
La 1 vez que hay que evitar el vídeo asíncrono

Cuando surgen problemas urgentes como un producto roto o un cliente enfadado, es mejor utilizar la videoconferencia para apagar el fuego. El vídeo asíncrono retrasa la comunicación por diseño, por lo que cuando surja un problema sensible al tiempo, siempre debes recurrir a la videoconferencia en tiempo real para hacer una lluvia de ideas y resolver el problema rápidamente con tu equipo.

El vídeo sincrónico y el asíncrono son complementos, no sustitutos. Considera diferentes métodos para cada una de tus necesidades de comunicación. Al equilibrar las videoconferencias en directo y el vídeo grabado a la carta, puedes impulsar un modelo de trabajo atractivo y productivo que mantenga la competitividad de tu empresa en un panorama empresarial en evolución.

 

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