En un mundo con equipos cada vez más distribuidos, las videoconferencias se han convertido en el estándar para la comunicación y la colaboración entre organizaciones.

Conocemos las ventajas de las videoconferencias para la lluvia de ideas y la resolución de problemas urgentes, pero la excesiva dependencia de la comunicación en directo repercute negativamente en la productividad y la moral. Según un estudio de la plataforma de diseño Canva, alrededor del 39 % de los trabajadores del conocimiento en Estados Unidos se sienten abrumados por las videollamadas semanales y el 48 % se sienten presionados a participar en llamadas que no consideran relevantes para su trabajo.

Para comunicarse de manera eficiente y efectiva en un entorno distribuido, necesita la herramienta adecuada para cada tarea.

Ingrese al video asíncrono .

El vídeo asíncrono es una comunicación de vídeo unidireccional que se graba y comparte para su visualización en cualquier momento. No sustituye a las videoconferencias, sino que permite optimizar la comprensión de la situación y gestionar la carga de trabajo para que, cuando sea necesario un diálogo en tiempo real, este sea lo más claro y productivo posible.

El vídeo asíncrono combina la claridad, la emoción y la interacción de las videoconferencias con la flexibilidad, la facilidad y la retención de un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Es una herramienta poderosa para ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la productividad; y lo mejor de todo, es muy fácil empezar a usarlo .

Aquí te presentamos cinco momentos cruciales en los que deberías utilizar el vídeo asíncrono para generar un impacto en tu organización. 

1. Hacer que las actualizaciones de estado sean más eficientes y prácticas.

Ya sea una reunión diaria de seguimiento, una reunión semanal de scrum o una presentación trimestral del departamento, utilice vídeo asíncrono para pregrabar el contenido y distribuirlo entre las partes interesadas pertinentes para su visualización bajo demanda.

Esto no solo ahorra tiempo al eliminar el traspaso de información rutinario que supone una actualización de estado típica, sino que también permite que todos los miembros del equipo accedan a información coherente independientemente de su ubicación geográfica o sus horarios.

Es importante destacar que las actualizaciones de estado asíncronas brindan a cada persona la misma oportunidad de interactuar con el contenido, al ritmo y en el momento que lo necesite. Esto fomenta una mayor cohesión del equipo y conversaciones más significativas y productivas al reunirse para una reunión presencial.

Toma acción: Dale un giro a tu próxima reunión de estado grabando una breve actualización en video para tu equipo. Empieza con algo sencillo y no te preocupes por la perfección: una reunión invertida eficaz es auténtica y participativa, como una conversación en vivo. ¿Cómo podría tu equipo dar su opinión sobre la actualización con un video propio?

2. Preservar y compartir el conocimiento institucional para una mayor productividad.

Sus empleados dedican una cantidad considerable de tiempo a explicar repetidamente las mismas herramientas y procesos a sus compañeros. El vídeo asíncrono ayuda a sintetizar la información esencial en módulos de aprendizaje concisos a los que los miembros del equipo pueden acceder cuando y donde la necesiten.

Los empleados pueden encontrar información al instante, buscando dentro de un vídeo asíncrono la respuesta precisa a su pregunta, sin tener que ver la grabación completa ni depender de otros compañeros.

La creación de una biblioteca interna de aprendizaje con vídeos sencillos grabados por los propios participantes mejora la productividad y la eficiencia a corto plazo, al tiempo que preserva el conocimiento institucional clave a largo plazo.

Toma medidas: Pide a cada miembro de tu equipo que grabe un video instructivo informal sobre una herramienta o proceso común esencial para su trabajo. Comparte esta mini biblioteca de videos educativos con todo tu departamento. ¿Cómo influye en la productividad? ¿Podría inspirar a otros equipos a hacer lo mismo?

3. Garantizar una incorporación coherente y atractiva.

Una sólida experiencia de incorporación es esencial para motivar a los nuevos empleados y prepararlos para el éxito, especialmente a medida que los equipos se distribuyen cada vez más en diferentes ubicaciones, zonas horarias y regiones.

El vídeo asíncrono ayuda a estandarizar los procesos de incorporación, que suelen depender de cada gerente u oficina, creando una experiencia más equitativa para todos los empleados. Los módulos a demanda también permiten a los gerentes centrarse en los aspectos más colaborativos y de desarrollo de equipos de la incorporación.

Los vídeos grabados por los propios empleados son una herramienta poderosa para fomentar la cultura empresarial. Pueden humanizar temas que podrían resultar áridos en un documento o presentación de PowerPoint y ayudar a los nuevos empleados a conocer a sus compañeros al ponerles cara a los nombres.

Toma medidas: Estandariza una parte de tu proceso de incorporación de empleados mediante video asíncrono. Comienza con un tema relevante para todos los nuevos empleados y que ayude a demostrar tu cultura, como una explicación de los valores de la empresa o los principios de liderazgo. ¿Qué otros elementos de tu proceso de incorporación podrías ofrecer de forma asíncrona?

4. Optimizar y ampliar los programas de capacitación.

Han quedado atrás los tiempos en que se aplicaba un enfoque único para el aprendizaje y el desarrollo. Los empleados esperan programas de capacitación flexibles a los que puedan acceder cuándo, dónde y desde los dispositivos que prefieran.

El vídeo asíncrono permite al alumno controlar su experiencia de formación, lo que aumenta el acceso, la participación y, en última instancia, los resultados del aprendizaje.

Para los formadores, la posibilidad de grabar vídeos de formación sencillos y de producción propia permite una mayor escalabilidad. El contenido bajo demanda también ayuda a optimizar los horarios y el presupuesto de formación, al reducir la necesidad de viajar o de ajustar la agenda.

Toma medidas: graba tu formación; es un primer paso fundamental para mejorar el acceso y la participación. A continuación, identifica una forma de incorporar mayor flexibilidad a tu próxima iniciativa de formación, como grabar el material introductorio para verlo previamente de forma asíncrona. ¿Cómo afecta esto a tu calendario y presupuesto de formación?

5. Grabar las reuniones públicas y las presentaciones clave de los líderes.

Una comunicación corporativa clara y coherente es esencial para garantizar la cohesión de toda la organización en un entorno de trabajo híbrido.

Grabar las actualizaciones importantes de la empresa en formato de vídeo asíncrono no solo ayuda a los líderes a compartir el mismo mensaje en varias oficinas o países, sino que también da a los empleados tiempo suficiente para asimilar la información y plantear preguntas pertinentes.

Además, crear una biblioteca de presentaciones anteriores ayuda a que tanto los líderes de la empresa como los empleados rindan cuentas de los objetivos de la organización.

Toma medidas: Divide tu próxima reunión general de la empresa en una sesión previa asíncrona y una discusión síncrona. Graba y distribuye los anuncios clave y anima a los empleados a enviar preguntas antes de la reunión en directo. ¿Qué diferencia observas en la cantidad de preguntas o en la calidad del debate?

¿Para qué sirven las videoconferencias?
El momento de evitar el vídeo asíncrono

Cuando surgen problemas urgentes, como un producto defectuoso o un cliente enfadado, lo mejor es usar la videoconferencia para solucionarlos rápidamente. El vídeo asíncrono retrasa la comunicación por diseño, así que cuando surge un problema que requiere atención inmediata, siempre debes recurrir a la videoconferencia en tiempo real para intercambiar ideas y resolver el problema con tu equipo con rapidez.

El vídeo síncrono y asíncrono se complementan, no se sustituyen. Considere diferentes métodos para cada una de sus necesidades de comunicación. Al combinar las videoconferencias en directo con el vídeo grabado bajo demanda, puede impulsar un modelo de trabajo atractivo y productivo que mantenga a su empresa competitiva en un entorno empresarial en constante evolución.

 

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