En un mundo de equipos cada vez más distribuidos, las videoconferencias se han convertido en el estándar de comunicación y colaboración de las organizaciones.

Conocemos las ventajas de las videoconferencias para las lluvias de ideas y la resolución de problemas urgentes, pero una dependencia excesiva de la comunicación en directo pasa factura a la productividad y la moral. Según un estudio de la plataforma de diseño Canva, el 39 % de los trabajadores del conocimiento en Estados Unidos se sienten abrumados por las llamadas semanales por videoconferencia y el 48 % se sienten presionados para participar en llamadas que no consideran relevantes para su trabajo.

Para comunicarse con eficiencia y eficacia en un entorno distribuido, necesita la herramienta adecuada para el trabajo.

Entre en vídeo asíncrono.

El vídeo asíncrono es una comunicación de vídeo unidireccional grabada y compartida para su visualización en cualquier momento. No es un sustituto de la videoconferencia, sino una forma de optimizar el conocimiento de la situación y gestionar las cargas de trabajo de modo que cuando el diálogo en tiempo real es en tiempo real sea lo más claro y productivo posible.

El vídeo asíncrono combina la claridad, la emoción y el compromiso de la videoconferencia con la flexibilidad, la facilidad y la retención de un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Es una poderosa herramienta para ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la productividad, y lo mejor de todo, es fácil empezar.

He aquí cinco momentos cruciales en los que debería utilizar el vídeo asíncrono para causar impacto en su organización. 

1. Hacer que las actualizaciones de estado sean más eficaces y procesables

Tanto si se trata de una reunión diaria, un scrum semanal o una puesta en común departamental trimestral, utiliza el vídeo asíncrono para grabar previamente el contenido y distribuirlo entre las partes interesadas para su visualización a la carta.

Esto no sólo ahorra tiempo al eliminar el procedimiento de pasar el testigo de una actualización de estado típica, sino que también permite a todos los miembros del equipo acceder a información coherente independientemente de la geografía o los horarios.

Es importante destacar que las actualizaciones de estado asíncronas ofrecen a cada persona la misma oportunidad de interactuar con el contenido, en el momento y al ritmo que necesiten. De este modo, el equipo está más alineado y las conversaciones son más significativas y productivas cuando se reagrupan para una reunión en directo.

Actúa: "Dale la vuelta a tu próxima reunión de estado grabando un breve vídeo de actualización para tu equipo. Empieza poco a poco y no te preocupes por el pulido: una reunión invertida eficaz es auténtica y atractiva, como una conversación en directo. ¿Cómo podría tu equipo comentar tu actualización con un vídeo propio?

2. Preservar y compartir el conocimiento institucional para una mayor productividad

Sus empleados pasan mucho tiempo explicando repetidamente las mismas herramientas y procesos a sus compañeros. El vídeo asíncrono ayuda a destilar la información esencial en módulos de aprendizaje del tamaño de un bocado a los que los compañeros de equipo pueden acceder cuándo y dónde lo necesiten.

Los empleados pueden encontrar información a la velocidad que necesiten mediante buscando en un vídeo asíncrono la respuesta precisa a su pregunta sin tener que ver toda la grabación ni depender de otros compañeros.

La creación de una biblioteca interna de aprendizaje con vídeos sencillos y autograbados mejora la productividad y la eficacia a corto plazo, al tiempo que preserva los conocimientos institucionales clave a largo plazo.

Actúa: Pide a cada uno de los miembros de tu equipo que grabe un vídeo de instrucciones informal en el que se documente una herramienta o un proceso común esencial para su trabajo. Comparte esta minibiblioteca de aprendizaje en vídeo con todo tu departamento. ¿Cómo afecta a la productividad? ¿Podría inspirar a otros equipos a seguir su ejemplo?

3. Garantizar una incorporación coherente y atractiva

Una experiencia de incorporación sólida es esencial para motivar a los nuevos empleados y prepararlos para el éxito, especialmente a medida que los equipos se distribuyen cada vez más en diferentes lugares, zonas horarias y regiones.

El vídeo asíncrono ayuda a estandarizar los procesos de incorporación que suelen depender de cada responsable u oficina, creando una experiencia más equitativa para todos los empleados. Los módulos a la carta también permiten a los directivos centrarse en los aspectos más colaborativos y de creación de equipos de la incorporación.

Los vídeos grabados por uno mismo también son una forma eficaz de crear cultura. Pueden humanizar temas que podrían parecer áridos en un documento o powerpoint y ayudar a los nuevos empleados a conocer a sus compañeros poniendo caras a los nombres.

Actúe: Estandarice una parte del proceso de incorporación de empleados mediante un vídeo asíncrono. Comience con un tema que se aplique a todos los nuevos empleados y ayude a demostrar su cultura, como una explicación de los valores de la empresa o los principios de liderazgo. ¿Qué otros elementos del proceso de incorporación podría ofrecer de forma asíncrona?

4. Optimizar y ampliar los programas de formación

Atrás han quedado los días en que el aprendizaje y el desarrollo se enfocaban desde una única perspectiva. Los empleados esperan programas de formación flexibles a los que puedan acceder cuándo, dónde y en los dispositivos que prefieran.

El vídeo asíncrono permite al alumno controlar su experiencia de formación, lo que aumenta el acceso, la participación y, en última instancia, los resultados del aprendizaje.

Para los formadores, la posibilidad de grabar vídeos de formación sencillos y de producción propia permite una mayor escalabilidad. Los contenidos a la carta también ayudan a optimizar los calendarios de formación y el presupuesto al reducir la necesidad de desplazamientos o la alineación de horarios.

Actúe: Grabe su formación: es un primer paso esencial para mejorar el acceso y la participación. A continuación, identifique una forma de introducir una mayor flexibilidad en su próxima iniciativa de formación, como la grabación de material introductorio como un visionado previo asíncrono. ¿Cómo afecta esto a su calendario y presupuesto de formación?

5. Captura de ayuntamientos y presentaciones de líderes clave

Una comunicación corporativa clara y coherente es esencial para garantizar la cohesión de toda la organización en un entorno de trabajo híbrido.

Grabar las actualizaciones importantes de la empresa como vídeos asíncronos no sólo ayuda a los directivos a compartir el mismo mensaje en varias oficinas o países, sino que también da a los empleados tiempo suficiente para asimilar la información y plantear preguntas reflexivas.

Además, la creación de una biblioteca de presentaciones anteriores ayuda a que tanto los líderes de la empresa como los empleados se responsabilicen de los objetivos de la organización.

Actúe: Divida el próximo ayuntamiento de su empresa en un debate asíncrono previo y otro síncrono. Grabe y distribuya los anuncios clave, y anime a los empleados a enviar sus preguntas antes de la reunión en directo. ¿Qué diferencia observa en el volumen de preguntas o en la calidad del debate?

¿Para qué sirve la videoconferencia?
El 1er momento para evitar el vídeo asíncrono

Cuando surgen problemas urgentes, como un producto averiado o un cliente enfadado, lo mejor es utilizar la videoconferencia para apagar el fuego. El vídeo asíncrono retrasa la comunicación por diseño, así que cuando surja un problema urgente siempre debes recurrir a la videoconferencia en tiempo real para intercambiar ideas y resolver problemas rápidamente con tu equipo.

El vídeo síncrono y el asíncrono son complementos, no sustitutos. Considere diferentes métodos para cada una de sus necesidades de comunicación. Al equilibrar las videoconferencias en directo y las grabaciones de vídeo a la carta, puede impulsar un modelo de trabajo atractivo y productivo que mantenga la competitividad de su empresa en un panorama empresarial en constante evolución.

 

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