Oggi una persona media cambia lavoro dodici volte nel corso della sua carriera, trascorrendo in media cinque anni in ogni ruolo.

Sebbene possa sembrare un periodo di tempo breve, nell'odierna economia della conoscenza, anche dopo pochi anni in un'azienda, il dipendente medio avrà accumulato un patrimonio di conoscenze critiche basate sull'esperienza che, se perse, possono avere un impatto sulle prestazioni dell'azienda.

La sfida è che, con i contratti di lavoro sempre più brevi e le competenze professionali sempre più specializzate, la maggior parte delle aziende non saprà quali competenze ha perso fino a quando dopo un dipendente se non dopo la sua partenza.

Secondo la Harvard Business Review (HBR)ci sono quattro aree in particolare in cui le aziende risentono maggiormente delle partenze degli esperti:

• Le relazioni - I vostri esperti sanno chi sono gli altri esperti e quando utilizzarli.
• La reputazione - I clienti possono dubitare delle capacità della vostra azienda se la loro esperienza con un nuovo dipendente non è paragonabile a quella avuta con il precedente.
• Rielaborazione - il sostituto entrante deve dedicare del tempo a imparare cose che il dipendente uscente conosceva già (a prescindere dalla quantità di nuove conoscenze apportate dal nuovo dipendente).
• Rigenerazione - L'innovazione si basa spesso su anni di esperienza e competenza in un determinato prodotto o servizio, quindi la perdita di dipendenti esperti può influire sullo sviluppo di nuove idee.

Dopo aver intervistato decine di CTO, CIO e top manager delle risorse umane, HBR ha scoperto che il costo associato alla perdita di esperti di materia può essere stimato fino a 20 volte superiore rispetto ai costi tipici di assunzione e formazione.

Lasciate che questo sia percepito per un minuto.

Quasi due terzi delle aziende non hanno un processo formale di offboarding, il che significa che le organizzazioni che adottano misure per proteggere le loro conoscenze istituzionali dall'abbandono della porta hanno un netto vantaggio sulla concorrenza. Sebbene l'acquisizione delle conoscenze dei dipendenti in fase di offboarding debba far parte di un processo di offboarding più ampio e olistico, le aziende di successo spesso iniziano ad affrontare il trasferimento di conoscenze specialistiche prima che un dipendente dia il suo preavviso.

Di seguito, vi forniamo alcuni suggerimenti per trasferire competenze importanti sia prima che dopo la comunicazione di uscita di un dipendente dalla vostra azienda.

 

4 consigli per trasferire le conoscenze dei dipendenti in partenza

Prima dell'imbarco

Incentivare la condivisione di scorciatoie, soluzioni e altri trucchi.

Le informazioni non vincolanti possono essere utilizzate per aiutare gli altri a lavorare in modo più efficiente, a prendere decisioni migliori e a risolvere problemi simili. Poiché le piccole cose sono spesso messe in ombra da problemi più grandi, è bene incentivare questo tipo di condivisione tra tutti i dipendenti, sempre.

Rendete tutto più semplice con i video:

Tutti abbiamo visto un'e-mail con 17 punti elenco e una mezza dozzina di schermate per descrivere una soluzione utile a un problema di routine. Tuttavia, questo tipo di documentazione è molto faticoso da produrre. registrare un breve video di presentazione può essere molto più veloce (e ha maggiori probabilità di essere guardato). Un dipendente può semplicemente registrare il proprio schermo e la propria presentazione dell'hack, rendendo più facile per gli altri assorbire le informazioni e le strategie in una frazione del tempo necessario a scrivere tutto e a fare screenshot.

Consentire la condivisione delle conoscenze ovunque

Spesso nelle grandi organizzazioni (e sempre più spesso anche nelle aziende di medie dimensioni), le competenze e le conoscenze utilizzate in una determinata posizione possono sovrapporsi a quelle di altri posti di lavoro situati in tutto il Paese o in tutto il mondo. Idealmente, non si vuole che i dipendenti reinventino soluzioni a problemi che il personale di altri uffici ha già risolto. Per questo motivo, è necessario adottare sistemi di condivisione delle conoscenze che supportino l'apprendimento sociale e siano ricercabili e accessibili da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento e in qualsiasi parte del mondo.

Rendete tutto più semplice con i video:

Otterrete risultati migliori chiedendo ai dipendenti di dedicare qualche minuto alla registrazione e alla condivisione di un video tutorial su un nuovo processo o sistema piuttosto che chiedere loro di documentare tutto per iscritto (soprattutto quando alcuni membri del team potrebbero non avere una padronanza perfetta della lingua comune). Una piattaforma video aziendale come Panopto facile per chiunque non solo registrare frammenti di conoscenza in qualsiasi momento, ma anche condividerli e renderli ricercabili. Panoptotecnologia Smart Search di Panopto di Panopto rende ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo in un video ricercabile non appena viene caricata sul tuo sistema di gestione dei contenuti video.

 

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Durante l'inserimento dei dipendenti

Chiedete al vostro esperto di creare percorsi di apprendimento per catturare i processi importanti.

Un percorso di apprendimento è un tipo specifico di microapprendimento che ha lo scopo di aiutare i nuovi dipendenti (o chi è nuovo in un particolare ruolo) a diventare abili in specifici set di competenze, suddividendo la formazione in brevi frammenti di informazioni presentati in una sequenza ordinata. Idealmente, la creazione di un percorso di apprendimento dovrebbe essere guidata da un processo organizzativo che sia abbastanza facile da seguire per un dipendente in uscita e che produca un corso di formazione efficace e personalizzato per la persona successiva nel ruolo.

Rendete tutto più semplice con i video:

I video consentono di catturare rapidamente i percorsi di apprendimento, sia che si desideri suddividerli in video più brevi e strutturarli in una playlist, sia che si preferisca registrare un unico video più lungo e aggiungere dei capitoli. La piattaforma video Panoptoè progettata per l'apprendimento strutturato, quindi crea automaticamente un indice che consente ai dipendenti di registrare moduli di formazione video più lunghi, per un trasferimento delle informazioni rapido e fluido durante il loro offboarding. E poiché Panopto ricercabile ogni parola pronunciata e mostrata in ogni registrazione, i nuovi dipendenti saranno in grado di trovare istantaneamente e avanzare rapidamente a dettagli specifici secondo necessità, anche nei video più lunghi.

Guarda come trasferiamo le conoscenze dai dipendenti in uscita da Panopto:

 

Chiedete al vostro esperto di condividere i consigli per chi si troverà nella sua posizione.

Si tratta di un'operazione semplice e veloce che permette di catturare le conoscenze essenziali che di solito sfuggono nel processo di documentazione dei processi e delle competenze tecniche richieste per un ruolo. Intervistate i dipendenti in partenza sulle conoscenze che vorrebbero condividere con le persone che li sostituiranno. Ponete domande come le seguenti:

• Quali sono le tre cose che avete imparato e che avreste voluto sapere quando avete iniziato il vostro lavoro?
• Qual è la sfida più grande che dovrà affrontare il suo sostituto? Quali consigli dareste loro?
• Quali sono le iniziative di cui siete più orgogliosi? Cosa le rende efficaci?

Rendete tutto più semplice con i video:

Si può chiedere al dipendente in partenza di compilare un questionario scritto. Oppure potete semplicemente registrare un video di tutta o parte dell'intervista faccia a faccia per l'offboarding e utilizzare una parte di quel tempo per porre brevi domande di follow-up per scavare più a fondo e ottenere maggiori informazioni su un punto importante. In questo modo otterrete risposte più oneste dal dipendente sul momento e gli lascerete più tempo per concludere altri progetti critici.

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