Oggigiorno, una persona media cambia lavoro dodici volte nel corso della propria carriera, trascorrendo in media cinque anni in ogni ruolo.

E sebbene possa sembrare un periodo di tempo breve, nell'odierna economia della conoscenza, anche dopo solo pochi anni in un'azienda, il dipendente medio avrà accumulato un patrimonio di conoscenze fondamentali basate sull'esperienza che, se perse, possono avere un impatto negativo sulle prestazioni aziendali.

La difficoltà sta nel fatto che, con la durata dei contratti di lavoro sempre più breve e le competenze professionali sempre più specializzate, la maggior parte delle aziende non si renderà conto di quale competenza ha perso finché un dipendente non se ne sarà andato.

Secondo l' Harvard Business Review (HBR) , ci sono quattro aree in particolare in cui le aziende risentono maggiormente della perdita di personale esperto:

• Relazioni : i vostri esperti sanno chi sono gli altri esperti e quando è opportuno coinvolgerli.
• Reputazione : i clienti potrebbero dubitare delle capacità della tua azienda se la loro esperienza con un nuovo dipendente non è paragonabile a quella avuta con il precedente.
• Rilavorazione : il sostituto entrante deve dedicare del tempo ad apprendere cose che il dipendente uscente già sapeva (indipendentemente da quanta nuova conoscenza porti con sé il nuovo dipendente).
• Rigenerazione : l'innovazione si basa spesso su anni di esperienza e competenza relative a un particolare prodotto o servizio, pertanto la perdita di dipendenti esperti può avere un impatto sullo sviluppo di nuove idee.

Dopo aver intervistato decine di CTO, CIO e responsabili delle risorse umane di alto livello, HBR ha scoperto che il costo associato alla perdita di esperti in materia potrebbe essere fino a 20 volte superiore ai costi tipici di reclutamento e formazione.

Pensateci un attimo.

Quasi due terzi delle aziende non dispongono di un processo formale di cessazione del rapporto di lavoro, il che significa che le organizzazioni che si adoperano per proteggere il proprio know-how aziendale dalla perdita di dipendenti godono di un netto vantaggio sulla concorrenza. Sebbene la valorizzazione del know-how dei dipendenti in uscita debba essere parte di un processo di cessazione del rapporto di lavoro più ampio e olistico, le aziende di successo spesso iniziano ad affrontare il trasferimento delle competenze specialistiche ancor prima che un dipendente presenti le dimissioni.

Di seguito, condividiamo alcuni suggerimenti per trasferire competenze importanti sia prima che dopo che un dipendente abbia comunicato le proprie dimissioni.

 

4 consigli per trasferire le conoscenze dai dipendenti in uscita

Prima della cessazione del rapporto di lavoro

Incentivare la condivisione di scorciatoie, soluzioni e altri trucchi.

Le informazioni qualitative possono essere utilizzate per aiutare gli altri a lavorare in modo più efficiente, a prendere decisioni migliori e a risolvere problemi simili. Poiché i piccoli dettagli spesso passano in secondo piano rispetto a problemi più grandi, conviene incentivare questo tipo di condivisione tra tutti i dipendenti, in ogni momento.

Rendiamo tutto più semplice con un video:

Tutti abbiamo visto email con 17 punti elenco e una mezza dozzina di screenshot che descrivono una soluzione utile a un problema di routine. Tuttavia, produrre questo tipo di documentazione è una vera impresa, mentre registrare un breve video dimostrativo può essere molto più veloce (e ha maggiori probabilità di essere visto). Un dipendente può semplicemente registrare lo schermo e se stesso mentre illustra la soluzione, rendendo più facile per gli altri assimilare le informazioni e le strategie in una frazione del tempo che ci vorrebbe per scrivere tutto e fare screenshot.

Consentire la condivisione della conoscenza ovunque

Spesso, nelle grandi organizzazioni (e sempre più spesso anche nelle aziende di medie dimensioni), le competenze e le conoscenze richieste in una determinata posizione possono sovrapporsi a quelle di altri ruoli dislocati in diverse parti del paese o del mondo. Idealmente, non si desidera che i dipendenti reinventino soluzioni a problemi già risolti da colleghi di altre sedi; pertanto, è opportuno adottare sistemi di condivisione delle conoscenze che supportino l'apprendimento collaborativo e siano consultabili e accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e ovunque nel mondo.

Rendiamo tutto più semplice con un video:

Avrai più successo se chiederai ai dipendenti di dedicare qualche minuto alla registrazione e alla condivisione di un video tutorial su un nuovo processo o sistema, piuttosto che chiedere loro di documentarlo per iscritto (soprattutto se alcuni membri del team potrebbero non avere una padronanza completa della lingua). Una piattaforma video aziendale come Panopto semplifica la registrazione di contenuti informativi in ​​qualsiasi momento, consentendo a chiunque di condividerli e renderli ricercabili Panopto La tecnologia Smart Search di Panopto rende ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo di un video ricercabile non appena viene caricato sul sistema di gestione dei contenuti video .

 

Letture correlate: Lasciate che i vostri esperti vadano in pensione, non la loro competenza.

 

Durante la fase di cessazione del rapporto di lavoro

Chiedi al tuo esperto di creare percorsi di apprendimento per catturare i processi importanti

Un percorso di apprendimento è una tipologia specifica di microlearning, pensata per aiutare i nuovi assunti (o chi ricopre un nuovo ruolo) ad acquisire competenza in specifiche abilità, suddividendo la formazione in brevi moduli informativi presentati in sequenza ordinata. Idealmente, la creazione di un percorso di apprendimento dovrebbe essere guidata da un processo organizzativo sufficientemente semplice da poter essere seguito anche da un dipendente uscente, e dovrebbe al contempo produrre un corso di formazione efficace e personalizzato per chi lo sostituirà.

Rendiamo tutto più semplice con un video:

I video consentono di documentare rapidamente i percorsi di apprendimento, sia che si preferisca suddividerli in video più brevi e organizzarli in una playlist, sia che si voglia registrare un unico video più lungo e aggiungere dei capitoli. Panopto La piattaforma video di è progettata per l'apprendimento strutturato, quindi crea automaticamente un indice, che consente ai dipendenti di registrare moduli di formazione video più lunghi, per attività di trasferimento delle informazioni rapide e fluide durante il loro periodo di disimpegno. E poiché Panopto Rende ricercabile ogni parola pronunciata e mostrata in ogni registrazione, consentendo ai nuovi dipendenti di trovare e avanzare rapidamente a dettagli specifici a seconda delle necessità, anche nei video più lunghi.

Guarda come trasferiamo le conoscenze dai dipendenti che lasciano l'azienda in Panopto :

 

Chiedi al tuo esperto di condividere consigli con la persona che prenderà il suo posto.

Questo è un passaggio semplice e veloce che può acquisire informazioni essenziali, spesso trascurate nella documentazione di processi e competenze tecniche specifiche richieste per un ruolo. Intervistate i dipendenti in uscita per capire quali conoscenze vorrebbero condividere con chi prenderà il loro posto. Ponete domande come le seguenti:

• Quali sono tre cose che hai imparato e che avresti voluto sapere quando hai iniziato il tuo lavoro?
• Qual è la sfida più grande che il tuo successore dovrà affrontare? Che consiglio gli daresti?
• Quali sono due iniziative di cui sei particolarmente orgoglioso/a? Cosa le rende efficaci?

Rendiamo tutto più semplice con un video:

Potresti chiedere al dipendente in uscita di compilare un questionario scritto. Oppure potresti semplicemente registrare un video di tutto o parte del colloquio di commiato, e utilizzare quel tempo per porre brevi domande di approfondimento su un punto importante. In questo modo otterrai risposte più sincere e immediate dal dipendente, che avrà così più tempo per completare altri progetti cruciali.

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