Mentre le aziende di tutto il mondo iniziano a tornare negli uffici e nelle sedi fisiche, i responsabili della formazione e dello sviluppo (L&D) si trovano ad affrontare la nuova sfida di formare sia i lavoratori in sede che quelli a distanza.
Non esiste un approccio unico valido per tutti quando si parla di formazione ibrida. Sia le organizzazioni che i dipendenti si aspettano flessibilità ed efficienza in questa nuova era del lavoro, e i responsabili della formazione hanno l'opportunità unica di sviluppare una cultura dell'apprendimento ibrido che si adatti al meglio alla propria azienda.
In che cosa consiste? Abbiamo parlato con tre leader all’avanguardia nella formazione ibrida per capire come stanno supportando una forza lavoro distribuita all’interno delle loro organizzazioni e quali sono i punti chiave per rafforzare le iniziative di formazione e sviluppo ibride.
1. Utilizza l'allenamento asincrono per migliorare la costanza e risparmiare tempo
I responsabili della formazione e dello sviluppo hanno sempre più spesso il compito di garantire una formazione coerente e di alta qualità a una forza lavoro distribuita, caratterizzata da orari e modalità di coinvolgimento diversi.
Questa era la sfida che doveva affrontare l'American 1 Credit Union (A1CU). Con 16 sedi e oltre 200 dipendenti – il 65% dei quali sono membri del personale a contatto con il pubblico che necessitano di una formazione continua in materia di vendite e assistenza clienti – l'A1CU ha adottato corsi asincroni e on demand per ottimizzare i propri programmi di formazione.
«In passato, tutta la formazione era in presenza, richiedeva molto tempo ed era fonte di notevoli disagi. Dovevamo allontanare i membri del personale in prima linea dalla filiale, trovare qualcuno che li sostituisse durante la loro assenza e accompagnarli al nostro Centro risorse per la formazione», spiega Jayme Bicknell, responsabile marketing di A1CU.
«Ora abbiamo adottato un modello ibrido. Registriamo in anticipo i corsi di formazione di cui sappiamo di aver bisogno regolarmente e li rendiamo disponibili su richiesta. Inoltre, chiediamo ai formatori di registrare le loro sessioni dal vivo, in modo che chi non è presente possa rivederle in un secondo momento.»
Anziché ripetere lo stesso percorso formativo con i team in presenza e quelli a distanza, i corsi asincroni garantiscono una maggiore uniformità della formazione, consentendo al contempo ai dipendenti di acquisire le conoscenze quando, dove e con la frequenza che preferiscono.
Panopto stato fantastico perché ci permette di raggiungere chiunque, ovunque, con le stesse informazioni. Ci ha davvero aiutato a velocizzare la nostra formazione e a risparmiare centinaia di ore», afferma Bicknell.
2. Puntare sulla flessibilità e migliorare costantemente il materiale didattico
Mortgage Advice Bureau (MAB) è una rete composta da oltre 1.600 consulenti distribuiti in 150 studi partner che forniscono consulenza specialistica ai consumatori su mutui, polizze assicurative e prodotti assicurativi generici nel Regno Unito. Ogni aspirante consulente deve seguire una formazione approfondita in materia di conformità, governance, autorizzazioni e sistemi per ottenere la certificazione "Able to Trade" ed entrare a far parte della rete di rappresentanti MAB.
Tradizionalmente, questa formazione si svolgeva interamente in presenza, con partecipanti provenienti da tutta la regione che prendevano parte a un programma di certificazione residenziale della durata di cinque giorni. MAB ha trasformato questo corso in un programma di inserimento digitale dinamico e misurabile, che combina moduli di apprendimento on demand con il supporto in tempo reale di formatori esperti.
Questa evoluzione non solo ha incrementato i tassi di certificazione dei nuovi consulenti, ma ha anche migliorato del 24% sia il volume delle vendite dei nuovi consulenti che gli standard di qualità della consulenza, ha ridotto il tasso di abbandono dei partecipanti del 12% e ha tagliato i costi di oltre il 57%: risultati che sono valsi a MAB il Princess Royal Training Award 2021.
Il segreto del loro successo? Una mentalità orientata al miglioramento continuo.
«Facciamo ampio ricorso all’analisi video per capire come gli studenti interagiscono con le nostre sessioni formative, quali video evitano o rivedono e quali informazioni non vengono assimilate», afferma Andy Cope, specialista in tecnologie formative presso MAB. «Apprezzo in particolare la possibilità di vedere quali informazioni cercano gli studenti e quali punti della timeline di un video registrano il maggior coinvolgimento. Questi dati ci aiutano a creare materiali più chiari e coerenti, a migliorare il nostro modo di comunicare e a misurare il successo delle nostre modifiche».
Secondo Cope, il feedback ricevuto sia dagli studenti che dalle aziende partner è stato estremamente positivo. "Abbiamo potuto collaborare con le aziende partner e tenerle informate sui risultati dei loro consulenti nei nostri corsi. È un ottimo strumento di monitoraggio: se gli studenti hanno difficoltà in un corso, possiamo esaminare i dati analitici e capire dove potrebbero aver saltato una sessione o dove il materiale potrebbe essere spiegato meglio. I nostri partner possono condividere feedback su quali argomenti richiedono assistenza agli studenti o quali nuove aree di studio includere, e noi possiamo lavorare con loro per migliorare il corso."
La possibilità di creare e adattare rapidamente corsi di formazione video ha consentito a MAB di integrare nel proprio programma didattico contenuti più complessi, aiutando i consulenti ad apprendere di più in meno tempo e a costi notevolmente ridotti.
3. Migliorare la visibilità dei contenuti per aumentare il coinvolgimento su larga scala
Per un'azienda manifatturiera presente nella classifica Fortune 500 e operante in oltre 30 paesi, il video è stato per anni uno strumento di comunicazione fondamentale per mantenere in contatto il proprio personale a livello globale. Tuttavia, con una vasta libreria di video formativi, la reperibilità è la chiave per rendere i contenuti formativi di valore in un'organizzazione delle loro dimensioni e portata.
«È importante tenere sotto controllo il modo in cui gli utenti utilizzano effettivamente la vostra libreria video e chiedersi quale sia il modo migliore per presentare le informazioni al pubblico. Gli utenti si addentreranno davvero in cartelle annidate l’una nell’altra? Questo riuscirà a mantenere vivo il loro interesse?», afferma un dirigente dell’organizzazione. «È fondamentale definire con chiarezza quale sarà la struttura dei vostri contenuti, perché la gestione e la scalabilità di grandi quantità di contenuti possono diventare molto facilmente complesse».
L'automazione del processo di sviluppo della formazione è stata fondamentale per ottimizzare la reperibilità dei contenuti, sia che il personale si trovi sul campo sia che lavori da casa. I dipendenti si aspettano flessibilità, semplicità e la possibilità di trovare le informazioni con la rapidità richiesta, mentre i responsabili della formazione desiderano concentrarsi sui programmi didattici piuttosto che sull'organizzazione e la trascrizione dei contenuti.
«La funzione di ricerca all'interno dei videoPanoptoè fantastica, quindi dico sempre alle persone: non preoccupatevi delle cartelle. Create dei buoni contenuti formativi con titoli e descrizioni efficaci e inserite semplicemente tutto nella libreria. Gli utenti potranno trovare ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.»
Uno sguardo al futuro della formazione
Man mano che la formazione ibrida si evolve, la chiave è rimanere flessibili e coinvolti. Cercate di capire qual è il modo migliore in cui i vostri dipendenti lavorano e apprendono, e non abbiate paura di modificare i contenuti e sperimentare nuovi approcci.
«Da quando abbiamo adottato Panopto, il personale è più coinvolto e riceve le informazioni più rapidamente e in un formato che può assimilare meglio. All’interno del team ci sono diversi stili di apprendimento e il passaggio a una cultura basata sui video rende l’apprendimento più facile per tutti», afferma Jeff King, specialista multimediale presso A1CU.
«Non credo che la formazione e lo sviluppo torneranno mai più come prima», aggiunge Cope. «Il modello ibrido e la formazione online stanno diventando la norma – e non deve per forza essere difficile. Una delle cose che apprezzo di più di Panopto che permette di realizzare un video in modo davvero semplice e veloce. Lavoro con team che non avevano mai utilizzato strumenti video prima d’ora e che ora riescono a creare e modificare contenuti con facilità. Non fidatevi solo delle mie parole: scaricate la versione di prova, create un piccolo corso digitalizzato e valutate voi stessi quanto sia facile".
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