직장을 다닌 적이 있다면, 아마 한 번쯤은 어떤 형태로든 신입 사원 오리엔테이션을 경험해 보셨을 것입니다. 첫 출근 날 사무실에 들어서는 순간부터 만나야 할 새로운 얼굴들이 수두룩하고, 익혀야 할 업무 절차와 설정해야 할 시스템이 많을 뿐만 아니라, 산더미 같은 초기 서류 작업을 처리해야 하는 번거로움도 따릅니다. 이 모든 과정은 어느 회사에서나 신입 사원 오리엔테이션의 일부입니다.

그런데 정확히 말해 ‘신입 사원 온보딩’이란 무엇일까요?

미국인적자원개발협회(SHRM)에 따르면, 직원 온보딩(조직 사회화라고도 함)은 “신입 사원이 새로운 직무의 사회적·성과적 측면에 신속하고 원활하게 적응하도록 돕고, 조직 내에서 효과적으로 업무를 수행하는 데 필요한 태도, 지식, 기술 및 행동을 습득하도록 지원하는 과정”이다.

간단히 말해, 신입 사원 온보딩이란 신입 사원이 업무에 순조롭게 적응할 수 있도록 돕는 일련의 과정을 의미합니다. 이러한 과정은 크게 두 가지 범주로 나눌 수 있습니다:

• 공식적인 온보딩이란 신입 사원이 새로운 직무에 적응할 수 있도록 돕는 체계적인 업무와 절차를 말합니다. 공식적인 온보딩 과정에서는 신입 사원들이 기존 직원들과 분리되어 오리엔테이션, 강의실 교육, 사내 적응 활동 등 체계적으로 구성된 프로그램을 경험하게 됩니다.
• 비공식 온보딩이란 신입 사원이 새로운 업무에 대해 익히기 위해 진행되는 즉흥적이고 반구조화된 활동을 의미합니다. 비공식 온보딩에는 업무 참관, 즉석에서 이루어지는 일대일 코칭이나 경영진 및 신입 동료들과의 미팅은 물론, 명찰 수령이나 장비 지급과 같은 입사 초기 절차의 세부 사항도 포함될 수 있습니다.

돈을 잘 쓴 셈이다

조직이 공식적인 온보딩, 비공식적인 온보딩, 혹은 두 가지 방식을 혼합한 방식을 선택하든 간에, 신입 사원을 업무에 적응시키는 것은 비용이 많이 드는 작업이다. 경영 컨설턴트 마크 스타인과 릴리스 크리스티안센이 저서 『 성공적인 온보딩( Successful Onboarding)』에서 밝힌 바에 따르면, 기업들은 온보딩 과정에서 신입 사원의 연봉 최대 30%에 달하는 비용을 지출한다.

신입 사원 온보딩에 드는 비용이 부담스러울 수 있지만, 이는 충분히 가치 있는 투자입니다. 체계적이고 충분한 자원을 투입한 신입 사원 환영 프로세스는 신입 사원 4명 중 1명에 달하는 비율의 조기 이직을 방지할 수 있습니다. 또한 신입 사원이 환영받는다는 느낌을 받고 새로운 역할에 빠르게 적응할수록, 회사에 가치를 창출하기 시작하는 시기도 앞당겨질 수 있습니다.

인력이 늘어남에 따라 직원들의 근무 형태는 그 어느 때보다 다양해졌습니다. 본사에 상주하는 직원도 있고, 완전 원격 근무를 하는 직원이나 주중 특정 요일에 재택근무를 하는 직원, 심지어 고객을 직접 응대하는 현장 직원까지 있을 수 있습니다. 강사와 팀원들을 한자리에 모아 대면 교육을 진행하는 것은 비효율적인 과정일 뿐만 아니라, 교육 예산의 무려 85%를 차지합니다. 이는 원격 근무가 보편화된 오늘날 더 이상 감당하기 어려운 수준입니다.

신입 사원 교육에 드는 비용을 고려할 때, 대기업은 다양한 직무에 맞춰 시의적절한 교육을 어떻게 구성하고, 전국 또는 전 세계 곳곳에 흩어져 있는 신입 사원들에게 이를 효과적으로 제공할 수 있을까요?

확장성의 해답은 비디오입니다.

비디오는 이미 분산된 세상에서 지식을 공유하는 방식의 기반이 되었으며, 많은 인재 개발(L&D) 담당자들은 비디오를 활용해 신입 사원 온보딩 및 교육을 진행하고 있습니다. HR 부서는 비디오를 활용함으로써 다음과 같은 방식으로 직원 온보딩을 개선할 수 있었습니다:

• 교육 프로그램 비용을 절감하세요. IBM과 마이크로소프트 같은 기업들은 대면 교육과 소규모 행사를 영상 콘텐츠로 대체함으로써 출장비와 숙박비만으로도 수백만 달러를 절약할 수 있었습니다.
• 지식 유지력을 높입니다. 동영상을 활용하면 개념과 세부 사항을 기억하는 능력이 향상되는 것으로 나타났으며, 이러한 효과는 시간이 지날수록 더욱 커집니다. 또한, 기업용 동영상 플랫폼을 통해 사용자는 전체 교육 동영상 라이브러리를 검색할 수 있을 뿐만 아니라, 각 동영상 내에서 화면에 표시되거나 음성으로 언급된 모든 단어를 검색할 수 있습니다. 이러한 검색 기능을 통해 직원들은 필요할 때 즉시 필요한 정보를 찾을 수 있는 검색 가능한 리소스를 확보하게 됩니다.
• 교육 자료의 일관성을 확보하십시오. 규모가 크거나 지리적으로 분산된 조직이나 기업의 경우, 강사가 여러 명일 때 모든 신입 사원에게 일관된 입사 교육 경험을 제공하는 데 어려움이 발생할 수 있습니다. 동영상을 활용하면 누가 교육을 진행하든 기업이 일관되고 수준 높은 교육 내용을 전달할 수 있어 이러한 문제를 해결할 수 있습니다.
• 직원들이 더 큰 소속감과 유대감을 느낄 수 있도록 돕습니다. 견고한 대인 관계망과 유대감을 형성하는 것은 신입 사원 온보딩 과정에서 가장 소홀히 여겨지는 부분 중 하나입니다. 동영상을 활용하면 전 세계적으로 온보딩 프로그램의 영향력을 확대할 수 있습니다. 특히 회사와 팀 소개 영상을 통해 신입 사원들이 사내 명부나 이메일 수신함에서 접하게 될 이름들에 얼굴과 성격을 자연스럽게 연결할 수 있도록 도와줍니다.

동영상을 활용해 직원 온보딩 경험을 한 단계 업그레이드하세요

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