Se avete mai lavorato, è molto probabile che abbiate sperimentato una qualche forma di onboarding. Dal momento in cui mettete piede in ufficio il primo giorno, ci sono un sacco di volti nuovi da conoscere, processi da imparare e tecnologie da configurare, per non parlare del noioso compito di compilare una montagna di documenti iniziali. Tutte queste attività fanno parte dell'onboarding di qualsiasi azienda.

Ma cos'è esattamente l'onboarding dei dipendenti?

Secondo la Society for Human Resources Development (SHRM), l'inserimento dei nuovi dipendenti (noto anche come socializzazione organizzativa) è il "processo che aiuta i neoassunti ad adattarsi rapidamente e senza intoppi agli aspetti sociali e prestazionali del loro nuovo lavoro, e ad apprendere gli atteggiamenti, le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari per operare efficacemente all'interno di un'organizzazione".

In sintesi, l'onboarding dei dipendenti comprende i processi che ti aiutano a garantire che i nuovi assunti inizino con il piede giusto. Questi processi possono essere suddivisi in due categorie:

• L'onboarding formale comprende le attività e le procedure organizzate che aiutano un nuovo dipendente ad adattarsi alla sua nuova posizione. Nell'ambito dell'onboarding formale, i nuovi assunti vengono spesso separati dai dipendenti già presenti per partecipare ad attività coordinate di orientamento, formazione in aula e socializzazione.
• L'onboarding informale si riferisce alle attività ad hoc e semi-organizzate attraverso le quali un nuovo dipendente apprende le dinamiche del proprio nuovo lavoro. L'onboarding informale può includere affiancamento sul lavoro, sessioni di coaching individuali improvvisate o incontri con il management e i nuovi colleghi, nonché le piccole cose necessarie per iniziare a lavorare in azienda, come la consegna di badge e attrezzature.

Soldi ben spesi

Indipendentemente dal fatto che un'organizzazione scelga un onboarding formale, informale o un mix di entrambi, mettere a punto i nuovi assunti è un'operazione costosa. Secondo i consulenti di management Mark Stein e Lilith Christiansen, autori del libro " Successful Onboarding" , le aziende spendono fino al 30% dello stipendio annuo di un neoassunto durante il processo di onboarding.

Sebbene le spese per l'inserimento di nuovi dipendenti possano sembrare ingenti, si tratta di un investimento ben ripagato: un processo centralizzato e adeguatamente strutturato per l'accoglienza dei nuovi assunti può prevenire il turnover precoce in ben 1 nuovo assunto su 4. Inoltre, più velocemente i nuovi dipendenti si sentiranno accolti e si adatteranno al loro nuovo ruolo, più rapidamente potranno iniziare a dare il loro contributo all'azienda.

Con la crescita della forza lavoro, i dipendenti sono più distribuiti che mai: potresti trovare dipendenti nella sede centrale, altri che lavorano completamente da remoto o da casa in determinati giorni della settimana, e persino personale in prima linea a supporto dei clienti. Riunire formatori e team per la formazione in presenza è un processo inefficiente che assorbe ben l'85% dei budget di formazione, una percentuale che sta diventando rapidamente insostenibile nell'era del lavoro a distanza.

Considerati i costi di inserimento dei nuovi assunti, come possono le grandi aziende creare programmi di formazione a breve termine per una vasta gamma di ruoli e fornirli ai nuovi assunti, che potrebbero trovarsi in località remote in tutto il paese o persino in tutto il mondo?

La soluzione al problema della scalabilità è il video.

I video sono ormai diventati la base per la condivisione delle conoscenze in un mondo distribuito e molti responsabili della formazione e dello sviluppo li utilizzano per l'inserimento e la formazione dei nuovi dipendenti. Grazie all'uso dei video, le organizzazioni delle risorse umane sono riuscite a migliorare l'onboarding dei dipendenti nei seguenti modi:

• Ridurre i costi dei programmi di formazione. Sostituendo le lezioni in aula e gli eventi di piccole dimensioni con i video, aziende come IBM e Microsoft sono riuscite a risparmiare milioni di dollari solo in viaggi e alloggi.
• Migliorare la memorizzazione delle informazioni. È dimostrato che l'uso dei video migliora la capacità delle persone di ricordare concetti e dettagli, con effetti che aumentano nel tempo. Inoltre, le piattaforme video aziendali consentono di effettuare ricerche in un'intera libreria di video di formazione , nonché di cercare all'interno di ciascun video, qualsiasi parola pronunciata o apparsa sullo schermo. Questa funzionalità di ricerca offre ai dipendenti una risorsa consultabile che permette loro di trovare le informazioni di cui hanno bisogno su richiesta.
• Garantire la coerenza dei materiali formativi. Per le organizzazioni più grandi o le aziende geograficamente distribuite, la presenza di più formatori può rappresentare una sfida per offrire un'esperienza di onboarding uniforme a tutti i nuovi dipendenti. I video risolvono questo problema, garantendo che le aziende mantengano uno standard di comunicazione coerente e di alta qualità, indipendentemente da chi conduce la formazione.
• Aiuta i dipendenti a sentirsi più coinvolti e connessi. Creare solide reti e relazioni interpersonali è uno degli aspetti più trascurati dell'onboarding dei dipendenti. I video possono contribuire ad ampliare la portata dei programmi di onboarding a livello globale, grazie alla presentazione dell'azienda e dei team , aiutando i nuovi assunti ad associare volti e personalità ai nomi che troveranno nelle directory aziendali e nelle caselle di posta elettronica.

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