Lo más probable es que, si alguna vez has trabajado, hayas experimentado algún tipo de proceso de incorporación de empleados. Desde el momento en que entras a la oficina el primer día, hay un montón de caras nuevas que conocer, procesos que aprender y tecnología que configurar, sin mencionar la tediosa tarea de completar una montaña de papeleo inicial. Todas estas actividades forman parte de la incorporación de empleados en cualquier empresa.

Pero, ¿qué es exactamente la incorporación de nuevos empleados?

Según la Sociedad para el Desarrollo de Recursos Humanos (SHRM), la integración de empleados (también conocida como socialización organizacional) es el “proceso de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse de forma rápida y fluida a los aspectos sociales y de desempeño de sus nuevos trabajos, y a aprender las actitudes, los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización”.

En resumen, la incorporación de empleados comprende los procesos que le ayudan a garantizar que sus nuevos empleados comiencen con buen pie. Estos procesos se pueden dividir en dos categorías:

• La incorporación formal comprende las tareas y los procedimientos organizados que ayudan al nuevo empleado a adaptarse a su nuevo puesto. Durante este proceso, los nuevos empleados suelen trabajar separados de los empleados actuales para participar en actividades coordinadas de orientación, formación presencial y socialización.
• La incorporación informal se refiere a las actividades puntuales y semiorganizadas mediante las cuales un nuevo empleado se familiariza con su nuevo trabajo. Esta incorporación puede incluir la observación del trabajo de otros empleados, sesiones de coaching individuales improvisadas o reuniones con la gerencia y los nuevos compañeros, así como los detalles básicos para comenzar en la empresa, como la recepción de credenciales y equipos.

Dinero bien invertido

Independientemente de si una organización opta por una incorporación formal, informal o una combinación de ambas, lograr que los nuevos empleados se integren rápidamente es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro « Successful Onboarding» , las empresas gastan hasta el 30 % del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación.

Si bien el costo de la incorporación de nuevos empleados puede ser considerable, es una inversión que vale la pena: un proceso centralizado y con los recursos adecuados para dar la bienvenida a los nuevos empleados puede prevenir la rotación temprana de hasta uno de cada cuatro nuevos contratados . Y cuanto antes se sientan bienvenidos y se adapten a sus nuevos roles, antes podrán empezar a aportar valor a la empresa.

A medida que crece su plantilla, sus empleados están más dispersos que nunca: puede encontrar empleados en la oficina principal, otros trabajando completamente a distancia o desde casa ciertos días de la semana, e incluso personal de primera línea atendiendo a los clientes. Reunir a formadores y equipos para la formación presencial es un proceso ineficiente que consume un asombroso 85 % de los presupuestos de formación, una cifra que se está volviendo rápidamente insostenible en la era del teletrabajo.

Dado el elevado coste de la incorporación de nuevos empleados, ¿cómo pueden las grandes empresas diseñar programas de formación con plazos ajustados para una amplia gama de puestos y ofrecérselos a nuevos empleados que pueden estar ubicados de forma remota en cualquier parte del país o incluso del mundo?

La solución al problema de la escalabilidad es el vídeo.

El video ya se ha convertido en la base de cómo compartimos conocimiento en un mundo distribuido, y muchos líderes de L&D lo están utilizando para llevar a cabo la incorporación y la capacitación. Mediante el uso del video, las organizaciones de RR. HH. han podido mejorar la incorporación de empleados de las siguientes maneras:

• Reduzca los costos de los programas de capacitación. Al sustituir las capacitaciones presenciales y los eventos más pequeños por videos, empresas como IBM y Microsoft han logrado ahorrar millones de dólares solo en viajes y alojamiento.
• Mejora la retención del conocimiento. Se ha demostrado que el uso de videos mejora la capacidad de recordar conceptos y detalles, con efectos que se intensifican con el tiempo. Además, las plataformas de video empresariales permiten buscar en toda una biblioteca de videos de capacitación , así como dentro de cada video, cualquier palabra que se haya pronunciado o aparecido en pantalla. Esta función de búsqueda proporciona a los empleados un recurso accesible que les permite encontrar la información que necesitan al instante.
• Garantizar la coherencia de los materiales de capacitación. Para organizaciones grandes o empresas con presencia geográfica dispersa, contar con varios instructores puede dificultar la implementación de una experiencia de incorporación uniforme para todos los nuevos empleados. El video resuelve este problema al asegurar que las empresas mantengan un estándar de comunicación consistente y de alta calidad, independientemente de quién imparta la capacitación.
• Ayude a sus empleados a sentirse más comprometidos y conectados. Establecer redes y relaciones interpersonales sólidas es uno de los aspectos más descuidados de la incorporación de empleados. El vídeo puede ampliar el alcance de sus programas de incorporación a nivel mundial mediante presentaciones de la empresa y los equipos, lo que permitirá a sus nuevos empleados asociar rostros y personalidades a los nombres que verán en los directorios de la empresa y en sus correos electrónicos.

Mejora la experiencia de incorporación de tus empleados con vídeo.

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