Lo más probable es que, si alguna vez has tenido un trabajo, hayas pasado por algún tipo de incorporación. Desde el momento en que entras en una oficina en tu primer día, hay un montón de caras nuevas que conocer, procesos que aprender y tecnología que configurar, por no mencionar la tediosa tarea de rellenar una montaña de papeleo inicial. Todas estas actividades forman parte de la incorporación de un empleado a cualquier empresa.

Pero, ¿qué es exactamente la incorporación de un empleado?

Según la Sociedad para el Desarrollo de los Recursos Humanos (SHRM), la incorporación del empleado (también conocida como socialización organizativa) es el "proceso de ayudar a los recién contratados a adaptarse a los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos de trabajo de forma rápida y sin problemas, y a aprender las actitudes, conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización."

En resumen, la incorporación de un empleado implica los procesos que le ayudan a garantizar que sus nuevas contrataciones empiecen con buen pie. Estos procesos pueden dividirse en dos categorías:

• La incorporación formal abarca las tareas y procedimientos organizados que ayudan a un nuevo empleado a adaptarse a su nuevo puesto. En el marco de la incorporación formal, los nuevos empleados suelen estar separados de los existentes para participar en actividades coordinadas de orientación, formación en el aula y socialización.
• La incorporación informal se refiere a las actividades ad hoc y semiorganizadas mediante las cuales un nuevo empleado aprende sobre su nuevo trabajo. La incorporación informal puede incluir la observación del puesto de trabajo y la formación individual improvisada o las reuniones con la dirección y los nuevos compañeros, así como las minucias de la incorporación a una empresa, como la recepción de insignias y equipos.

Dinero bien gastado

Independientemente de si una organización opta por la incorporación formal, la informal o una combinación de ambas, poner al día a los nuevos empleados es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro Successful Onboarding, las empresas gastan hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación.

Aunque el gasto que supone la incorporación de nuevos empleados puede ser desalentador, es un dinero bien invertido: un proceso centralizado y con los recursos adecuados para dar la bienvenida a los nuevos empleados puede evitar la rotación anticipada de hasta 1 de cada 4 nuevos empleados. Y cuanto antes se sientan bienvenidos y se adapten a sus nuevas funciones, antes podrán empezar a aportar valor a su empresa.

A medida que crece su plantilla, sus empleados están más distribuidos que nunca: puede encontrar empleados en la oficina principal, otros que trabajan totalmente a distancia o desde casa ciertos días de la semana, e incluso personal de primera línea que atiende a los clientes. Reunir a formadores y equipos para la formación presencial es un proceso ineficaz que absorbe un asombroso 85% de los presupuestos de formación, una cifra que se está volviendo rápidamente insostenible en la era del trabajo remoto.

Teniendo en cuenta el gasto que supone la incorporación de nuevos empleados, ¿cómo pueden las grandes empresas impartir formación a tiempo para un conjunto diverso de funciones e impartirla a nuevos empleados que pueden encontrarse en lugares remotos del país o incluso del mundo?

La solución al escalado es el vídeo.

El vídeo ya se ha convertido en la base de cómo compartimos el conocimiento en un mundo distribuido, y muchos líderes de L&D están aprovechando el vídeo para llevar a cabo la incorporación y la formación. Mediante el uso del vídeo, las organizaciones de RRHH han podido mejorar la incorporación de los empleados de las siguientes maneras:

• Reduzca los costes de los programas de formación. Al sustituir la formación presencial y los eventos más pequeños por el vídeo, empresas como IBM y Microsoft han podido ahorrar millones de dólares solo en viajes y alojamiento.
• Mejora la retención de conocimientos. Se ha demostrado que el uso del vídeo mejora la capacidad de las personas para recordar conceptos y detalles, con efectos que aumentan con el tiempo. Además, las plataformas de vídeo empresarial permiten buscar en toda una biblioteca de vídeos de formación, así como buscar dentro de cada vídeo, cualquier palabra que se pronuncie o aparezca en pantalla. Esta capacidad de búsqueda proporciona a los empleados un recurso que les permite encontrar la información que necesitan a petición.
• Garantizar la coherencia de los materiales de formación. Para las grandes organizaciones o empresas dispersas geográficamente, tener varios formadores puede suponer un reto a la hora de ofrecer una experiencia de incorporación coherente a todos los nuevos empleados. El vídeo resuelve este problema garantizando que las empresas mantengan un estándar de mensajería coherente y de alta calidad, independientemente de quién imparta la formación.
• Ayude a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados. Establecer redes y relaciones interpersonales sólidas es uno de los aspectos más olvidados de la incorporación de empleados. El vídeo puede ayudar a ampliar el alcance de tus programas de incorporación en todo el mundo mediante el uso de presentaciones de la empresa y del equipo que pueden ayudar a tus nuevos empleados a poner caras y personalidades a los nombres que verán en los directorios de la empresa y en sus bandejas de entrada de correo electrónico.

Mejore la experiencia de incorporación de sus empleados con vídeo

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