현재 매일 거의 1만 명의 베이비붐 세대가 노동 시장에서 은퇴하고 있습니다 . 2016년 마지막 분기에만65세 이상 인구 80만 명이 미국 노동 시장에서 이탈했으며, 이는 ‘실버 쓰나미’(노령화되는 베이비붐 세대의 대규모 유입을 지칭하는 용어)가 실제로 많은 기업에 위협이 되고 있음을 보여줍니다.

은퇴 시기가 늦춰지고 노동력 참여율이 높아지고 있다는 이야기가 끊이지 않지만—이 두 가지 현상은 이미 널리 입증된 바 있으며 오늘날 직장 내 인구 구조를 형성하고 있음은 분명하지만—베이비붐 세대가 이제 대거 직장을 떠나고 있다는 단순한 사실은 변함없다.

이 수치는 금세 불어나게 됩니다. 매일 1만 명의 근로자가 줄어든다는 것은 매달 30만 명, 매년 300만 명 이상의숙련된 근로자가 사라진다는 것을 의미합니다.

게다가 너무 많은 기업들에게 있어 이는 은퇴하는 직원들이 보유한 귀중한 조직 내 노하우를 더 이상 활용할 수 없게 된다는 것을 의미하기도 합니다.

조직 내 모든 직급의 베테랑 직원들은 대개 경험에서 우러나온 노하우의 원천입니다. 이들은 고객 계정의 이력과 문제점을 명확히 파악하고 있어 고객에게 실질적인 도움을 줄 수 있습니다. 또한 업무 프로세스를 종합적으로 이해하고 언제 우회 조치를 취해야 할지 알고 있어 동료들에게도 큰 도움이 됩니다. 아울러 어떤 질문을 해야 할지, 어떤 우려 사항을 해결해야 할지, 그리고 최상의 거래 조건이 협상되고 최상의 계약이 체결되도록 하기 위해 어떤 절차를 따라야 할지 정확히 알고 있어 회사의 수익을 증대시킬 수 있습니다.

이것들은 경험 많은 전문가들이 기업에 가져다주는 이점 중 일부에 불과합니다. 안타깝게도, 해당 직책에 신입을 배치하는 것만으로도 조직 내에 리더십 공백이 발생할 수 있습니다.

직원이 퇴직할 때 잃을 수 있는 4가지 유형의 지식

최근, 하버드 비즈니스 리뷰 전문가들이 은퇴할 때 조직이 정확히 무엇을 잃게 되는지에 대해 심층적으로 분석한 보고서를 발표했다. 연구팀이 밝혀낸 사실은 가장 시급한 손실은 다음 4가지 주요 분야에서 발생했습니다:

관계
전문가가 공급업체나 고객과의 주요 연락 창구 역할을 하여, 해당 관계자들과 더 수월하게 대화를 시작할 수 있다는 사실은 놀라운 일이 아닙니다. 하지만 여기서 발생하는 손실은 더 근본적인 차원에 있습니다. 수년간의 경험은 전문가에게 무엇이 협상 가능하고 불가능한지, 무엇을 밀어붙일 수 있고 없는지, 그리고 무엇을 논의해야 하고 피해야 하는지에 대한 직관을 제공해 주는데, 이러한 통찰력을 잃는 것은 실질적인 대가를 치르게 될 수 있습니다.

평판
오늘날과 같은 효율적인 조직 운영이 강조되는 시대에는 거의 모든 사람이 어떤 분야에서는 전문가입니다. 그리고 그들의 지인들도 이 사실을 잘 알고 있습니다. 그들은 특정 인물이 바로 그 해답을 즉시 제공해 줄 수 있는 핵심 인물임을 이미 체득하고 있습니다. 그 인물을 교체하는 것은 고객과 지인들의 신뢰를 시험하는 일입니다. 전임자에게 신뢰를 두었던 그들에게 새로운 인물을 믿어달라고 요구하는 것이기 때문입니다. 원활한 인수인계 과정이라 할지라도 불만이 제기되는 것은 드문 일이 아닙니다.

재검토 올바른 질문을 던지는 능력은 팀 구성원이 갖출 수 있는 기술 중 가장 과소평가되는 것 중 하나일 수 있습니다. 내부 문제나 조직 고유의 시스템이 전혀 없는 조직은 없습니다. 베테랑 직원들은 경험을 통해 이러한 세부 사항을 잘 알고 있으며, 이에 대비해 계획을 세울 수 있습니다. 반면 신입 팀원들은 종종 그러한 장애물이 존재한다는 사실조차 모릅니다. 즉, 전문가가 은퇴하기 전보다 ‘대안(plan B)’에 대한 이야기를 훨씬 더 자주 듣게 될 것입니다.

재생
언론은 혁신이 마치 번뜩이는 영감 속에서 일어나는 것처럼 이야기하곤 하지만, 사실은 그렇지 않습니다. 획기적인 아이디어는 수년간의 학습과 실천을 바탕으로 만들어집니다. 오늘날의 비즈니스가 점점 더 기술적이고 복잡해짐에 따라, 진정한 전문가가 되기까지는 그 어느 때보다 더 많은 시간이 걸립니다. 심지어 노벨상 수상자들의 평균 연령도 이제 그 어느 때보다 높아졌습니다! 가장 좋은 방법은 그저 끊임없이 훈련하고, 또 훈련하는 것뿐입니다. 그리고 전문가들이 은퇴하기 전에 신입 직원들이 그들로부터 최대한 많이 배울 수 있는 기회를 제공하는 것입니다.

승계 계획 전략을 통해 퇴직 직원의 지식 유실 위험을 최소화하세요

대부분의 조직은 핵심 인재가 떠난 후에야 비로소 특정 자원을 잃었다는 사실을 깨닫습니다. 그 결과, 핵심 인재의 은퇴로 인한 공백을 신속하게 메울 수 있는 조직은 거의 없습니다.

꼭 그럴 필요는 없습니다.

승계 계획 전략을 수립해 두면 퇴직하는 직원의 공백으로 인한 영향을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 경험이 풍부한 리더나 직원의 역할을 당장 바로 이어받을 준비가 된 인재를 찾기는 드문 일입니다. 승계 계획 전략을 통해 지식의 공백을 파악하고, 후임자가 새로운 역할에 더 원활하게 적응할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 

전문가들이 은퇴하기 전에 그들의 전문 지식을 체계적으로 정리해 두세요

베테랑 직원을 귀중한 인재로 여기는 조직은 거의 없습니다. 사실 대부분의 조직은 그들의 전문성을 적극 인정하며, 관련 질문이 생길 때마다 다른 직원들에게 공식적이든 비공식적이든 내부 전문가에게 문의하도록 권장합니다.

이러한 ‘전문가에게 묻기’ 방식의 정보 및 모범 사례 공유는 결코 새로운 것이 아닙니다. 동료들은 수백 년 동안 이런 방식으로 팁과 노하우를 공유해 왔습니다. 하지만 오늘날 조직의 인사(HR) 및 학습·개발(L&D) 부서는 이러한‘소셜 러닝’의가치를 빠르게 인식하고 있으며, 이를 지원하고 보존하며 확대할 새로운 방법을 모색하고 있습니다. 이를 통해 비공식적인 일대일 대화에서 공유된 정보가 조직 내 모든 구성원에게 언제 어디서나 필요에 따라 유용하게 활용될 수 있도록 하기 위함입니다.

오늘날 조직의 지식을 저장하고 관리하는 방법은 매우 다양합니다:

• 위키를 통해 조직은 중요한 세부 사항을 기록한 백과사전을 구축할 수 있습니다
• 포럼을 통해 전문가들은 질문이 올라올 때마다 소셜 네트워크와 유사한 인터페이스를 통해 의견을 제시할 수 있습니다
• 브라운 백 세션은 해당 분야의 전문가가 관심 있는 동료들을 대상으로 자신의 지식을 공유할 수 있는 비공식적인 모임을 마련합니다

그리고 급속히 늘어나는 수많은 조직에게 위키, 포럼, 브라운백 세션의 모든 장점을 하나의 매력적인 형식, 즉 ‘동영상’으로 제공하는 기술이 있습니다.

어떻게 하는지 보고 싶으신가요? 그냥 지켜보세요.

동영상이 직원들의 지식을 기록하는 데 왜 그토록 중요한가

웹캠이나 스마트폰과 같은 고품질 영상 촬영 도구가 널리 보급되면서, 누구나 그 어느 때보다 손쉽게 무엇이든 빠르게 촬영할 수 있게 되었습니다. 또한 점점 더 많은 기업이 비디오 콘텐츠 관리 시스템 (비디오 CMS)을 도입함에 따라, 동료들과 촬영한 영상을 공유하는 것도 마우스 클릭 한 번으로 간단히 할 수 있게 되었습니다.

동영상은 전문가들이 내용을 기록하는 동시에 실제로 시연하는 모습을 보여줄 수 있기 때문에, 텍스트보다 조직의 노하우를 더 효과적으로 보존하는 데 도움이 됩니다. 또한 수많은 연구 결과에 따르면 동영상은 이러한 유형의 정보를 전달하는 데 있어 단순히 더 나은 형식입니다. 동영상 교육은 학습자가 중요한 내용을 더 잘 기억하도록 돕는 것은 물론, 포레스터 리서치(Forrester Research)에 따르면 직원의 75%가 이메일이나 웹 페이지를 읽는 것보다 동영상을 시청하는 것을 선호한다고 합니다.

VCMS를 활용하면 동영상 콘텐츠에 대한 접근성을 높여 그 가치를 극대화할 수 있습니다. 중앙 집중식 동영상 라이브러리를 구축하면 직원들이 필요한 정보를 찾기 위해 파일 공유 드라이브나 SharePoint 네트워크의 복잡한 구조를 일일이 뒤져보며 우연히 필요한 자료를 발견하기를 바랄 필요 없이, 어디서 정보를 찾을 수 있는지 명확히 알 수 있습니다. Panopto 는 라이브러리에 있는 모든 동영상의 음성 내용과 화면에 표시된 텍스트를 완벽하게 색인화하여, 팀원들이 필요한 전문 지식을 검색하고 즉시 해당 부분으로 빠르게 이동할 수 있도록 지원합니다.

또한 VCMS는 동영상 자산을 한곳에 모아 관리할 뿐만 아니라, 동영상을 더욱 편리하게 활용할 수 있게 해줍니다. Panopto 같은 최신 VCMS는 라이브러리에 있는 모든 동영상을 Panopto 트랜스코딩하여, 파일 형식 문제 없이 어떤 기기에서든 시청할 수 있도록 합니다.

데모 요청: 비디오를 활용한 조직 지식 관리

모든 조직은 베테랑 직원의 전문 지식을 효과적으로 전달하기 위해 동영상의 힘을 활용하는 자신만의 방법을 모색하게 될 것입니다. 오늘날 가장 흔히 사용되는 전략은 다음과 같습니다:

프로세스 시연
기업에서 동영상을 활용하는 가장 일반적인 방법 중 하나는 팀의 전문 지식을 체계적으로 기록하는 가장 효과적인 수단이기도 합니다. 해당 분야의 전문가에게 프로세스나 프로그램의 작동 방식을 처음부터 끝까지 직접 시연해 녹화하도록 요청하는 것은 비즈니스의 운영 방식을 신속하게 문서화하는 이상적인 방법일 뿐만 아니라, 은퇴한 직원의 후임자가 새로운 역할과 책임을 파악하는 데 있어 귀중한 발판이 되어 줍니다.

“주의할 점” 개요
시스템이 정상적으로 작동해야 하는 방식을 보여주는 것도 중요하지만, 종종 베테랑 직원들이 필수적인 존재로 인정받는 전문성은 문제가 발생했을 때 어떻게 대처해야 하는지에 있습니다. 수년간의 경험은 어떤 구성 요소를 미리 모니터링해야 하는지, 어떤 단계를 재확인해야 하는지, 그리고 어떤 고객에게 한 번 더 신속하게 확인 전화를 해야 하는지를 파악하는 데 있어 종종 최고의 지침이 됩니다. 비디오를 활용하면 전문가들은 수년 동안 사무실 칸막이 너머로 비공식적으로 공유해 온 노하우와 모범 사례를 영상으로 담아낼 수 있으며, 수천 마일 떨어진 곳에서 요청하거나 몇 년 후의 미래에서 요청하더라도 다른 사람들이 그들의 지혜를 활용할 수 있도록 도울 수 있습니다.

“내가 배운 것들” 비디오 브라운백 세미나
HBR이 지적했듯이, 전문가들의 은퇴로 인해 발생하는 가장 큰 문제는 종종 어떤 지식을 기록해 두었더라면 좋았을지 나중에야 깨닫게 된다는 점입니다. 모든 세부 사항을 완벽하게 보존할 수 있는 확실한 방법은 없지만, 때로는 ‘녹화’ 버튼을 누르고 직원에게 다른 사람들이 알아두었으면 하는 내용을 공유해 달라고 요청하는 것만큼 효과적인 방법은 없습니다. 업무 프로세스 개선 방법부터 대규모 프로젝트나 고객 관리법, 심지어 조직 내에서 성공적인 경력을 쌓는 법에 이르기까지, 은퇴하는 전문가들이 실제로 공유할 수 있는 정보가 얼마나 많은지 알게 되면 놀라실지도 모릅니다.

퇴직하는 직원들의 노하우를 놓치지 마세요

매일 1만 명의 베이비붐 세대가 은퇴합니다. 그들 중 누구라도 수년간의 경험을 바탕으로 귀사의 경쟁 우위를 구축하는 데 기여한 전문가일 수 있습니다. Panopto 활용하면 기업뿐만 아니라 전문가 본인들까지도 시연, 프레젠테이션, 토론은 물론 그 밖의 모든 아이디어, 통찰력, 정보를 손쉽게 기록할 수 있습니다. 또한 업계 최고의 동영상 콘텐츠 검색 및 공유 기능을 갖춘 Panopto 전문가들의 은퇴 기념 행사가 끝난 후에도 그들의 전문 지식이 조직 내 모든 구성원에게 계속해서 제공되고 도움이 될 수 있도록 Panopto .

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