La sfida
TAFE Queensland è uno dei principali enti di istruzione e formazione professionale (VET) in Australia, con una storia che risale a oltre 140 anni fa. L'istituto offre una formazione pratica e orientata al mondo del lavoro in una vasta gamma di settori, dai certificati di base alle lauree triennali, in oltre 60 sedi nel Queensland.
Da oltre 10 anni, TAFE Queensland utilizza un'unica piattaforma di hosting video, MediaSite, per soddisfare le proprie esigenze in materia di video, principalmente per la registrazione di contenuti. Tuttavia, con il passare del tempo e il progresso tecnologico, il video è diventato una componente sempre più essenziale dell'insegnamento e dell'apprendimento, specialmente nell'ambito della didattica online. Indipendentemente da ciò, un dipartimento del college ha introdotto un'altra piattaforma per un'area specifica di erogazione che riteneva non fosse coperta dall'attuale piattaforma di hosting video. Questo ha aumentato la necessità di video, e ormai l'aggiunta di nuove piattaforme video per risolvere casi limite non era più sostenibile, ed era giunto il momento di esaminare più a fondo ciò che era disponibile.
Il team ha analizzato le proprie esigenze aziendali e ha esaminato l'offerta di mercato per verificare quali altre soluzioni fossero disponibili. È sembrato opportuno unire i due sistemi in un'unica piattaforma e valutare le possibilità di integrazione con il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS): «Una soluzione che potesse essere utilizzata in tutta l'organizzazione, che fosse anche interoperabile con il nostro LMS Brightspace e, soprattutto, che fosse intuitiva per i nostri docenti», afferma Simon Lewington, responsabile delle tecnologie didattiche presso TAFE Queensland.
La sfida? Non accontentarsi dello status quo e introdurre un cambiamento concreto. TAFE Queensland conta oltre 5.000 dipendenti distribuiti in 60 sedi, quindi era fondamentale dimostrare i vantaggi derivanti dall’implementazione di una soluzione video a livello statale. «Abbiamo illustrato come questa soluzione avrebbe contribuito a semplificare la registrazione e la condivisione di lezioni e dimostrazioni pratiche, consentendo agli insegnanti di risparmiare tempo e offrendo agli studenti un’esperienza di apprendimento migliore», afferma Lewington.
Il team dirigenziale ha stabilito criteri specifici, tra cui l'efficacia in termini di costi, il rapporto qualità-prezzo, la facilità d'uso, la scalabilità e la sicurezza. Ha poi condotto una ricerca esterna per comprendere meglio l'uso dei video nel settore dell'istruzione, che ha incluso un sondaggio diretto tra insegnanti, amministratori e studenti. «Grazie alla nostra ricerca e ai colloqui con gli insegnanti, è emerso chiaramente che non solo l'uso dei video era in crescita, ma che gli studenti si aspettavano questa opzione», afferma Lewington.
La soluzione
Dopo aver valutato diverse piattaforme di prim'ordine a livello mondiale, TAFE Queensland ha deciso di passare da MediaSite a Panopto 2022.
«L'integrazione con il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) è l'aspetto che può davvero influenzare l'esperienza degli utenti e il loro grado di adozione, sia in senso negativo che positivo», afferma Steve Ambrose, responsabile del team Edtech Experience presso TAFE Queensland. «Spesso si ha a disposizione una sola occasione per conquistare gli utenti».
Il passo successivo è stato quello di preparare gli utenti al cambiamento imminente. TAFE Queensland disponeva solo di un lasso di tempo molto breve durante la pausa semestrale — due settimane, per la precisione — per il passaggio da MediaSite a Panopto, ed era fondamentale che le sedi dell'istituto potessero continuare a registrare le lezioni senza interruzioni.
Per garantire una transizione senza intoppi in un lasso di tempo così breve, l'istituto ha preparato il corpo docente fornendo formazione e risorse prima dell'implementazione. Per la formazione degli insegnanti che in precedenza utilizzavano la piattaforma precedente, TAFE Queensland ha organizzato workshop e sessioni mensili di formazione della durata di 30 minuti durante la pausa pranzo, ciascuna delle quali incentrata su un diverso aspetto di Panopto.
«Abbiamo organizzato seminari e messo a disposizione tutorial online per assicurarci che tutti capissero come utilizzare la nuova piattaforma», afferma Ambrose. «Abbiamo inoltre illustrato i vantaggi di Panopto insegnanti e Panopto coloro che li avrebbero formati, fornendo loro un canale per rispondere a qualsiasi domanda avessero».
Tra i vantaggi illustrati Panopto di tempo Panopto , una migliore esperienza di apprendimento per gli studenti e una maggiore facilità nella condivisione dei video. «Abbiamo inoltre evidenziato alcune funzionalità specifiche che avrebbero semplificato il loro lavoro quotidiano, come la possibilità di cercare momenti specifici all’interno di un video e la facilità di condivisione dei video con altri docenti», afferma Ambrose.
Era inoltre importante dissipare i timori degli insegnanti riguardo al passaggio a una piattaforma diversa. «Volevamo rassicurarli sul fatto che non avrebbero perso nessuna delle funzionalità su cui avevano fatto affidamento e che avremmo reso la transizione il più agevole possibile per loro», afferma Daniel Hausin, Project Manager presso AV Media and Systems, TAFE Queensland.
L'istituto utilizzava già numerosi video come contenuti didattici, quindi doveva capire come reindirizzare i collegamenti ipertestuali verso un sistema diverso. Alla fine, tutti i link esistenti sono stati mantenuti ed è stato configurato un server di reindirizzamento per rimandare ai contenuti trasferiti su Panopto. «Questo ci ha permesso di rassicurare gli utenti che potevano essere preoccupati per il cambiamento, spiegando loro che non dovevano fare nulla e che i loro video avrebbero continuato a funzionare», afferma Ambrose.
L'impatto
Grazie a Panopto, TAFE Queensland è riuscita a trasferire tutti i propri contenuti video da MediaSite, offrendo così un'esperienza di apprendimento migliore a docenti e studenti.
«Da quando abbiamo implementato Panopto, abbiamo registrato un aumento significativo nell’uso dei video da parte dei docenti», afferma Lewington. «I docenti che prima non utilizzavano i video – magari ne avevano inseriti alcuni nei propri contenuti, ma ora li stanno creando. Abbiamo reso più semplice per i docenti creare e condividere i video, e gli studenti ne stanno traendo beneficio».
L'analisi dei dati ha rappresentato una vera e propria svolta per l'università, poiché ora è possibile monitorare il coinvolgimento degli studenti durante la visione dei video. «Sia che gli studenti non guardino un video o che interrompano la visione perché in realtà non prestano attenzione ai contenuti», afferma Ambrose, «poter disporre di analisi e statistiche all'interno del Panopto è stato fantastico».
Queste informazioni sono state utili per far capire all'istituto quali contenuti specifici funzionano e quali no. «Uno dei criteri analitici fondamentali consiste nel valutare i video fino alla fine e individuare eventuali aspetti da modificare, in modo da poter continuare a migliorare i contenuti e aumentare la partecipazione degli studenti», afferma Ambrose.
Le funzionalità interattive Panoptohanno inoltre permesso alla scuola di sfruttare i video non solo per caricare semplici lezioni statiche. Dai quiz ai commenti video, l’apprendimento è molto più coinvolgente e favorisce la partecipazione attiva e la collaborazione degli studenti. «Abbiamo una serie di formatori in tutta l’organizzazione che stanno aiutando gli insegnanti a esplorare nuovi modi di utilizzare i video in classe e online, come i quiz video interattivi e i modelli di classe capovolta», afferma Ambrose.
Qual è stato il risultato più sorprendente dall'implementazione? «Un aspetto che ci ha leggermente colti di sorpresa in questa implementazione è stato il tasso di adozione da parte degli utenti e l'accettazione quasi unanime del cambiamento. È stato straordinario», afferma Lewington. «Ciò è dovuto in parte alla gestione del cambiamento e in parte al fatto che abbiamo lanciato sul mercato un prodotto facile e intuitivo da usare».
Il futuro
Guardando al futuro, TAFE Queensland ha istituito un gruppo di lavoro statale dedicato alla collaborazione video che si riunisce mensilmente per discutere delle varie tecnologie video, concentrandosi in particolare Panopto . «Utilizziamo questo forum per migliorare e ottimizzare Panopto per condividere preziose esperienze», afferma Hausin.
Attualmente in fase di sperimentazione, l'istituto sta lavorando per consentire agli studenti di utilizzare Panopto inviare valutazioni video grazie all'integrazione con D2L Brightspace. «I risultati sono stati davvero positivi, poiché questa integrazione ha eliminato una serie di ostacoli che impedivano agli studenti di caricare i file, in particolare quelli di grandi dimensioni e i video più lunghi», afferma Ambrose.
Anche la struttura delle cartelle Panoptosarà un elemento fondamentale nelle future valutazioni, poiché consentirà ai docenti di disporre di un unico punto di raccolta per i compiti consegnati dagli studenti. «Ci offre un unico punto di raccolta per tutte le prove video relative alle valutazioni», afferma Ambrose.
Alla base dello sviluppo tecnologico presso il TAFE Queensland c'è l'impegno a comprendere costantemente le esigenze dei docenti e degli studenti. «Siamo inoltre interessati a entrare in contatto con altri Panopto , dato che la base utenti in Australia è in crescita», afferma Lewington.
Con un forte impegno nei confronti della regione dell'Oceania, Panopto servire un numero crescente di clienti prestigiosi in Australia e Nuova Zelanda, soddisfacendo le loro esigenze di formazione video e promuovendo una vivace comunità dedicata all'innovazione nell'ambito dell'apprendimento.
