Le défi
TAFE Queensland est l'un des plus grands prestataires d'enseignement et de formation professionnels (EFP) d'Australie, avec une histoire remontant à plus de 140 ans. L'établissement propose des formations pratiques et adaptées aux besoins du monde du travail dans divers secteurs, allant des certificats de niveau débutant aux licences, dans plus de 60 sites répartis dans tout le Queensland.
Depuis plus de 10 ans, TAFE Queensland utilise une seule plateforme d’hébergement vidéo, MediaSite, pour répondre à ses besoins en matière de vidéo, principalement pour la capture d’enregistrements vidéo. Mais au fil du temps et avec les progrès technologiques, la vidéo est devenue un élément de plus en plus essentiel de l’enseignement et de l’apprentissage, en particulier dans le cadre de la formation en ligne. Parallèlement, un département de l'établissement a introduit une autre plateforme pour un domaine spécifique de l'enseignement qu'il estimait non couvert par la plateforme d'hébergement vidéo existante. Ce besoin accru en matière de vidéo, ainsi que l'ajout de nouvelles plateformes pour répondre à des cas particuliers, n'étaient plus viables, et il était temps d'examiner de plus près les solutions disponibles.
L'équipe a analysé ses besoins opérationnels et a étudié l'offre du marché pour voir ce qui existait d'autre. Il semblait logique de regrouper les deux systèmes au sein d'une plateforme unique et d'examiner les possibilités d'intégration offertes par le système de gestion de l'apprentissage. « Il fallait un outil pouvant être utilisé à l'échelle de l'organisation, interopérable avec notre LMS Brightspace et, surtout, intuitif pour nos enseignants », explique Simon Lewington, responsable des technologies éducatives chez TAFE Queensland.
Le défi ? Ne pas se contenter du statu quo et apporter un véritable changement. TAFE Queensland emploie plus de 5 000 personnes réparties sur 60 sites ; il était donc essentiel de démontrer les avantages de la mise en place d’une solution vidéo à l’échelle de l’État. « Nous avons montré comment cela permettrait de rationaliser l’enregistrement et le partage des cours magistraux et des démonstrations pratiques, de faire gagner du temps aux enseignants et d’offrir aux étudiants une meilleure expérience d’apprentissage », explique M. Lewington.
L'équipe de direction a défini des critères précis, notamment la rentabilité, le rapport qualité-prix, la facilité d'utilisation, l'évolutivité et la sécurité. Elle a ensuite mené une étude externe afin de mieux comprendre l'utilisation de la vidéo dans l'enseignement, notamment en interrogeant directement des enseignants, des administrateurs et des élèves. « Grâce à nos recherches et à nos échanges avec les enseignants, il est apparu clairement que non seulement l'utilisation de la vidéo était en pleine expansion, mais aussi que les élèves s'attendaient à disposer de cette option », explique Lewington.
La solution
Après avoir examiné plusieurs plateformes de premier plan à l'échelle mondiale, TAFE Queensland a décidé de passer de MediaSite à Panopto 2022.
« L’intégration du LMS est l’élément qui peut véritablement influencer l’expérience utilisateur et l’adoption du système, que ce soit de manière négative ou positive », explique Steve Ambrose, responsable de l’équipe Edtech Experience chez TAFE Queensland. « Souvent, on n’a qu’une seule chance de convaincre les utilisateurs. »
L'étape suivante consistait à préparer les utilisateurs au changement à venir. TAFE Queensland ne disposait que d'un laps de temps très court pendant les vacances semestrielles — deux semaines exactement — pour effectuer la transition de MediaSite vers Panopto, et il était essentiel que l'enregistrement des cours se poursuive sans interruption dans tous les établissements de l'établissement.
Afin d'assurer une transition en douceur dans un délai aussi court, l'établissement a préparé le corps enseignant en lui proposant des formations et des ressources avant la mise en œuvre. Pour former les enseignants qui utilisaient auparavant l'ancienne plateforme, TAFE Queensland a organisé des ateliers ainsi que des sessions de formation mensuelles de 30 minutes pendant la pause déjeuner, chacune étant consacrée à un aspect différent de Panopto.
« Nous avons organisé des ateliers et proposé des tutoriels en ligne pour nous assurer que tout le monde comprenne comment utiliser la nouvelle plateforme », explique Ambrose. « Nous avons également présenté les avantages de Panopto enseignants et Panopto ceux qui allaient les former, et nous leur avons donné la possibilité de poser toutes leurs questions. »
Parmi les avantages présentés, on a notamment souligné que Panopto aux enseignants Panopto gagner du temps, offrirait aux élèves une meilleure expérience d’apprentissage et faciliterait le partage de vidéos. « Nous avons également mis en avant des fonctionnalités spécifiques qui faciliteraient leur travail au quotidien, comme la possibilité de rechercher des moments précis dans une vidéo et la facilité avec laquelle ils peuvent partager des vidéos avec d’autres enseignants », explique Ambrose.
Il était également important d'apaiser les inquiétudes des enseignants quant au passage à une nouvelle plateforme. « Nous voulions les rassurer en leur garantissant qu'ils ne perdraient aucune des fonctionnalités auxquelles ils s'étaient habitués et que nous allions leur faciliter la transition autant que possible », explique Daniel Hausin, chef de projet au sein du département AV Media and Systems de TAFE Queensland.
L'établissement utilisait déjà de nombreuses vidéos comme supports pédagogiques ; il lui fallait donc trouver un moyen de rediriger les liens hypertextes vers un autre système. Finalement, tous les liens existants ont été conservés, et un serveur de redirection a été mis en place pour renvoyer vers le contenu migré sur Panopto. « Cela nous a permis de rassurer les utilisateurs qui auraient pu s'inquiéter de ce changement en leur indiquant qu'ils n'avaient rien à faire et que leurs vidéos continueraient de fonctionner », explique Ambrose.
L'impact
Grâce à Panopto, TAFE Queensland a pu transférer l'ensemble de son contenu vidéo depuis MediaSite afin d'offrir une meilleure expérience d'apprentissage aux enseignants et aux étudiants.
« Depuis la mise en place Panopto, nous avons constaté une augmentation significative de l’utilisation de la vidéo par les enseignants », explique Lewington. « Les enseignants qui n’utilisaient pas la vidéo auparavant – ils avaient peut-être intégré des vidéos dans leurs cours, mais aujourd’hui, ils en créent eux-mêmes. Nous avons facilité la création et le partage de vidéos pour les enseignants, et les élèves en tirent pleinement parti. »
Les données analytiques ont véritablement changé la donne pour l'université, car il est désormais possible de suivre l'engagement des étudiants lorsqu'ils regardent des vidéos. « Que les étudiants ne regardent pas une vidéo ou qu'ils abandonnent parce qu'ils ne sont pas vraiment attentifs », explique Ambrose, « le fait de disposer de ces données analytiques et statistiques au sein du Panopto a été formidable. »
Ces informations ont permis à l'établissement d'identifier les contenus qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. « L'un des principaux [critères d'analyse] consiste à visionner une vidéo dans son intégralité et à repérer les points sur lesquels il faudrait éventuellement modifier le contenu, afin que nous puissions continuer à l'améliorer et ainsi renforcer la participation de nos étudiants », explique Ambrose.
Les fonctionnalités interactives Panoptoont également permis à l'établissement d'aller au-delà du simple téléchargement d'un cours magistral statique. Des quiz aux commentaires vidéo, l'apprentissage est désormais bien plus captivant, ce qui favorise la participation active et la collaboration des élèves. « Nous disposons d'un éventail de formateurs au sein de l'organisation qui aident les enseignants à explorer de nouvelles façons d'utiliser la vidéo en classe et en ligne, comme les quiz vidéo interactifs et les modèles de classe inversée », explique Ambrose.
Quel a été le résultat le plus surprenant depuis la mise en œuvre ? « L’un des aspects quelque peu inattendus de cette mise en œuvre est le taux d’adoption par les utilisateurs et l’acceptation quasi générale du changement. C’est tout simplement extraordinaire », déclare Lewington. « Cela tient en partie à la gestion du changement et en partie au fait que nous avons commercialisé un produit facile et intuitif à utiliser. »
L'avenir
Dans une perspective d'avenir, TAFE Queensland a mis en place un groupe de travail sur la collaboration vidéo à l'échelle de l'État, qui se réunit chaque mois pour discuter de diverses technologies vidéo, en mettant l'accent sur Panopto . « Nous utilisons ce forum pour améliorer et peaufiner Panopto pour partager des enseignements précieux », explique M. Hausin.
Actuellement en phase de test, l'établissement s'efforce de permettre aux étudiants d'utiliser Panopto soumettre des évaluations vidéo grâce à l'intégration avec D2L Brightspace. « Les résultats se sont avérés très positifs, car cette intégration a permis de lever toute une série d'obstacles qui empêchaient les étudiants de télécharger leurs fichiers, notamment en raison de la taille importante des fichiers et de la durée des vidéos », explique Ambrose.
La structure des dossiers Panoptojouera également un rôle essentiel dans les évaluations à venir, en offrant aux enseignants un emplacement unique pour centraliser les travaux rendus par les étudiants. « Cela nous permet de disposer d’un emplacement unique pour toutes les preuves d’évaluation vidéo », explique Ambrose.
Au cœur du développement technologique chez TAFE Queensland se trouve la volonté de toujours mieux cerner les besoins du corps enseignant et des étudiants. « Nous souhaitons également entrer en contact avec d’autres Panopto , à mesure que la communauté d’utilisateurs s’élargit en Australie », explique M. Lewington.
Fort de son engagement envers la région de l'Océanie, Panopto servir un nombre croissant de clients prestigieux en Australie et en Nouvelle-Zélande, en répondant à leurs besoins en matière d'apprentissage vidéo et en favorisant le développement d'une communauté dynamique dédiée à l'innovation pédagogique.
