Assumere un nuovo incarico nel settore della vendita al dettaglio, dell'ospitalità o in qualsiasi altro settore dei servizi non è un'impresa facile. Bisogna acquisire nuove competenze, memorizzare le politiche aziendali e padroneggiare i sistemi di punto vendita (POS). Il processo di inserimento può essere impegnativo anche nelle migliori circostanze.

I dipendenti part-time e a ore sono essenziali per le attività in molti settori. Inoltre, il personale di vendita al dettaglio, i cassieri, i camerieri, i baristi, gli addetti alla reception, i tecnici dell'assistenza e i team di consegna rappresentano il volto del marchio: sono loro che interagiscono quotidianamente con i clienti.

Poiché i clienti si aspettano livelli sempre maggiori di comodità e servizio, queste posizioni stanno diventando sempre più importanti. Secondo dati recenti, il numero di posizioni part-time negli Stati Uniti è cresciuto del 18% dal 2000, con il maggiore incremento registrato dopo la Grande Recessione del 2008.

 

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Perché così tante organizzazioni trascurano l'inserimento dei dipendenti a ore e stagionali?

Molte aziende hanno ampliato i programmi di inserimento per i dipendenti a tempo pieno e i dirigenti, mentre la formazione dei dipendenti a ore e stagionali si limita ancora al minimo indispensabile. Ciò è generalmente giustificato da una serie di preoccupazioni comuni:

• La scala necessaria per formare i dipendenti part-time è eccessiva. Il rapporto tra formatori aziendali e potenziali partecipanti, se si includessero anche i dipendenti a ore, sarebbe di migliaia, forse milioni, a uno.
• La distanza geografica è eccessiva. Per le grandi organizzazioni che si affidano all'inserimento in presenza, la gestione della logistica dei viaggi potrebbe risultare troppo complessa. Anche senza considerare i negozi al dettaglio, lo sforzo richiesto a un team di formazione per integrare di persona ogni dipendente in un'azienda con solo una mezza dozzina di sedi sarebbe immane.
• Il turnover è troppo elevato per giustificare la spesa. Moltissimi posti di lavoro a ore sono pensati per essere stagionali o temporanei, e anche tra quelli che non lo sono (soprattutto nei settori della vendita al dettaglio e dell'ospitalità), i tassi di turnover sono alti. Semplicemente non è economicamente vantaggioso offrire un programma di onboarding completo ai dipendenti che probabilmente se ne andranno dopo pochi mesi.

 

Offrire un'esperienza di onboarding eccezionale ai dipendenti a ore è fondamentale.

Per molte organizzazioni, il processo di onboarding cerca di risolvere un problema complesso: come fornire una formazione tempestiva, personalizzata per ruoli specifici e rivolta a piccoli gruppi che potrebbero trovarsi in diverse parti del paese o del mondo?

È un compito arduo, ma importante, con reali ripercussioni sui profitti.

• Far sì che i nuovi dipendenti acquisiscano familiarità con la cultura, i processi e le conoscenze aziendali può costare fino al 30% del loro stipendio annuo.
• Una comunicazione inadeguata e una formazione inefficace sono tra le cause citate da un dipendente su quattro che ha lasciato il lavoro entro sei mesi dall'inizio dell'attività.
• Coprire un posto vacante a causa di un processo di inserimento inadeguato costa in media alle aziende quasi 11.000 dollari .

Queste statistiche non si applicano solo ai dirigenti di alto livello, ma valgono per ogni posizione all'interno dell'organizzazione, fino ai venditori junior, ai tecnici di vendita e agli addetti all'assistenza clienti del turno di notte. Anche gli alti tassi di turnover si accumulano rapidamente. Si stima che un quarto delle aziende spenda quasi il 40% del proprio fatturato annuo in spese legate al turnover.

In realtà, il potenziale impatto di una formazione inadeguata per i dipendenti a ore potrebbe essere persino maggiore di quanto suggeriscano i numeri. Un analista dati interno presso la sede centrale, ad esempio, può impiegare mesi per familiarizzare con la cultura e i processi aziendali senza destare particolari preoccupazioni. Ma i clienti si aspettano che i dipendenti con cui interagiscono siano rappresentanti perfettamente preparati e competenti, fin dai primissimi minuti di lavoro.

C'è però anche una buona notizia. I dati dimostrano che un processo di inserimento strutturato e coerente può ridurre il turnover dei dipendenti a ore, migliorandone al contempo le prestazioni.

Come rendere l'onboarding dei dipendenti a ore semplice, conveniente e scalabile

Come per qualsiasi attività di apprendimento e sviluppo organizzativo, l'inserimento dei dipendenti a ore richiede innanzitutto che i team di formazione trovino il giusto equilibrio tra le informazioni da trasmettere e il tempo disponibile per la formazione. In passato, l'inserimento dei dipendenti a ore e stagionali veniva gestito da responsabili locali e regionali che, oltre ad avere altre responsabilità, spesso personalizzavano il "processo di onboarding". Ma esiste un modo migliore per integrare i dipendenti a ore e stagionali.

Un nuovo tipo di software per l'inserimento dei dipendenti ha portato scalabilità, accessibilità e uniformità alla formazione dei nuovi assunti.

Grazie a una soluzione di video onboarding, le organizzazioni possono sviluppare contenuti formativi riutilizzabili accessibili da qualsiasi luogo, fornire formazione specializzata a migliaia di persone contemporaneamente e integrare efficacemente ogni nuovo assunto nella cultura aziendale, anche coloro che ricoprono ruoli temporanei o con un elevato turnover.

Breanna Vander Helm, collaboratrice di Business 2 Community , raccomanda alle aziende di rendere l'automazione un elemento fondamentale della formazione dei dipendenti part-time. L'automazione, osserva, è essenziale per aiutare i dipendenti a ore a conciliare lo sviluppo professionale con le responsabilità lavorative. La tecnologia può anche svolgere un ruolo in un altro dei suoi suggerimenti: la progettazione di un processo di onboarding continuo che includa obiettivi a 30, 60 e 90 giorni per mantenere i dipendenti coinvolti e motivati.

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Quando le aziende investono nella formazione dei nuovi assunti e seguono le migliori pratiche di onboarding , ne traggono vantaggio in termini di riduzione del turnover e miglioramento della produttività. Nelle aziende lungimiranti, i video sono già diventati parte integrante di questo investimento, contribuendo a scalare ed espandere le attività di onboarding. Ecco perché:

1. I video aiutano i dipendenti a memorizzare le informazioni. Gli studi dimostrano che, a soli 7 giorni dalla fine di una sessione di formazione, i dipendenti ricordano solo il 35% del materiale trattato. Abbinare le presentazioni video al manuale tradizionale, tuttavia, si è rivelato l'83% più efficace nell'aiutare i dipendenti a ricordare le informazioni apprese.
2. I video contribuiscono a ridurre i costi dei programmi di formazione . Dopo aver constatato che fino al 40% dei costi della formazione in aula era destinato a viaggi e alloggi, IBM ha convertito metà dei suoi programmi di formazione in formato e-learning. Nei soli primi due anni del programma, l'azienda ha risparmiato 579 milioni di dollari.
3. I video aiutano le aziende a garantire la coerenza del materiale formativo. Per le organizzazioni più grandi, o per quelle con uffici, punti vendita o territori di vendita geograficamente distribuiti, la coerenza rappresenta una grande sfida per un corretto processo di onboarding. Affidare l'onboarding a più formatori, o a team o dipartimenti completamente separati, aumenta la probabilità che l'esperienza del nuovo dipendente sia diversa per ogni assunto. Sfruttare la formazione video durante l'onboarding risolve questo problema, garantendo che ogni dipendente abbia un'esperienza simile e riceva un messaggio coerente, indipendentemente da chi conduce la formazione.
4. I video aiutano i dipendenti a sentirsi più coinvolti e connessi fin dal primo giorno. L'onboarding non è solo formazione, ma un processo delicato che introduce il nuovo dipendente alla cultura e ai valori aziendali. L'onboarding aiuta i nuovi assunti a diventare membri efficaci dell'organizzazione. Il potenziale valore di un onboarding efficace è stato ampiamente documentato: diverse ricerche hanno dimostrato che tecniche di onboarding ben implementate portano a risultati positivi come maggiore soddisfazione lavorativa, migliori prestazioni e un maggiore impegno nei confronti dell'organizzazione.

 

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