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Risolvere le sfide più difficili della comunicazione aziendale di oggi
"Azione" è il mantra del luogo di lavoro moderno. I team lavorano in "sprint". Si "muovono velocemente e rompono le cose". E se un MBA può ancora aiutarvi a fare carriera, lo stesso vale per la reputazione di tre altre lettere: la capacità di "GSD", ovvero "Get [Stuff] Done".
L'ambiente di lavoro moderno si è adattato. Il dipendente medio è ora molto più propenso a sedersi davanti a più monitor e a connettersi alle tecnologie dell'ufficio in remoto dai propri dispositivi mobili personali. Oltre alle ormai familiari richieste di e-mail e promemoria sul calendario, il lavoratore medio della conoscenza si tiene al passo con strumenti di messaggistica di gruppo come Slack e Microsoft Teams, strumenti di gestione dei progetti come Trello e Basecamp, strumenti sociali come Salesforce Chatter e Jive, oltre a innumerevoli altri.
È una realtà spesso indistinguibile dal caos puro.
Una realtà che ha creato delle vere e proprie sfide per i professionisti della comunicazione aziendale.
Anche se i dipendenti chiedono regolarmente una maggiore trasparenza da parte dei vertici e approfondimenti su ciò che sta accadendo e sulla direzione dell'azienda, altrettanto spesso si perdono le comunicazioni che già inviate. Le notizie importanti si perdono nella confusione delle loro caselle di posta, vengono trascurate nelle app di messaggistica o saltate del tutto perché non possono partecipare a una riunione.
Comunicare in un'economia dell'attenzione
L'attenzione è diventata la risorsa più scarsa del mondo. E purtroppo, in una competizione per l'attenzione, non si può battere il testo con altro testo.
Ma questo non significa che dobbiamo buttare via il manuale di comunicazione aziendale. Al contrario, i leader del settore hanno già iniziato a ripensare i loro modi di comunicare.
Con la comunicazione digitale, trasmettere un messaggio faccia a faccia ha più potere che mai. E questo non solo perché la comunicazione faccia a faccia include naturalmente tutti quegli indizi non verbali come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono che, come abbiamo sentito, rappresentano più della metà di ogni messaggio che condividiamo di persona (anche se questo aggiunge certamente valore).
Piuttosto, il potere della comunicazione faccia a faccia nel luogo di lavoro moderno può essere visto come un'estensione dell'argomentazione secondo cui "il mezzo è il messaggio".
E questo, a sua volta, è il motivo per cui le interazioni faccia a faccia sono molto più efficaci per costruire fiducia, comprensione e un vero senso di condivisione degli obiettivi all'interno di un'azienda.
La sfida pratica delle comunicazioni di persona
Naturalmente, la maggior parte dei professionisti non dubita del valore della comunicazione di persona.
Di solito, invece, il problema è che, negli ambienti di lavoro odierni, affollati e dispersivi, raramente è possibile trovarsi tutti nella stessa stanza nello stesso momento. E spesso questo rende le interazioni faccia a faccia davvero scomode, nel migliore dei casi, e del tutto impossibili, nel peggiore.
Ma questo non significa che non ci sia una forte opzione "next-best".
Secondo Forrester Research, il 75% dei dipendenti preferisce guardare un video piuttosto che leggere un'e-mail o un testo. E questo non vale solo per i Millennials o i neoassunti della Gen Z. Quando viene data la possibilità di scegliere tra testo e video, Forbes riporta che 3 dirigenti su 4 scelgono di guardare piuttosto che leggere.
Oggi i professionisti della comunicazione aziendale sfruttano sempre di più i video live e on-demand per superare il rumore e coinvolgere e informare in modo più efficace i dipendenti.
Come i video aiutano a risolvere le sfide più difficili della comunicazione aziendale di oggi
Le strategie di comunicazione aziendale di successo supportano le aziende in molti modi, tra cui aiutare ad attrarre e trattenere i talenti, unire e motivare il personale a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi strategici e guadagnare la fiducia dei consumatori pubblici e degli investitori finanziari.
Ma cosa succede quando non ci riusciamo?
Il costo di una cattiva comunicazione
Come minimo, una scarsa comunicazione può portare a una serie di malintesi e ad altri inconvenienti a breve termine che fanno perdere tempo ai dipendenti e intaccano la produttività di un'organizzazione.
Il più delle volte, però, una comunicazione inadeguata può anche causare problemi più gravi. I fallimenti nella gestione del cambiamento possono portare allo spreco di buone idee o all'abbandono di politiche intelligenti. Le mancate indicazioni da parte della leadership possono far perdere opportunità strategiche o far precipitare problemi evitabili. Le carenze nella trasparenza organizzativa possono causare un aumento del turnover dei dipendenti o una diminuzione della fiducia dei membri del consiglio di amministrazione e degli azionisti.
E questi fallimenti hanno un costo reale. Un rapporto stima che la media delle grandi aziende perde 62,4 milioni di dollari all'anno a causa di comunicazioni scadenti.
Come si colloca il video rispetto agli altri mezzi di comunicazione
Naturalmente, comunicare bene nelle organizzazioni di oggi richiede molto di più che trovare le parole e il tono giusti. Infatti, le sfide più difficili per la comunicazione aziendale oggi possono essere proprio gli ostacoli che impediscono al pubblico di ricevere i messaggi, di ricordarli e di essere ispirato ad agire. Far arrivare le informazioni alle persone che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, è diventato sempre più difficile.
Le e-mail e i promemoria sono più veloci da produrre e più facili da distribuire che mai. Ma il coinvolgimento dei dipendenti nelle comunicazioni via testo sta diminuendo.
Rispetto alle e-mail, le comunicazioni di persona sono molto più persuasive e risultano 34 volte più efficaci. Il problema delle comunicazioni faccia a faccia, tuttavia, è la scala. Come si fa a massimizzare il coinvolgimento, la portata e la memorabilità, riducendo al minimo i tempi di risposta e assicurandosi di avere i dati che confermano che si sta facendo proprio questo?
Video.
Rispetto alle comunicazioni di persona, il video è la cosa migliore. Un video può essere creato in circa il tempo necessario per una presentazione dal vivo, coinvolge il pubblico come una presentazione di persona e può fornire dati molto più utili sul coinvolgimento e l'interesse degli spettatori rispetto ad altri mezzi di comunicazione. E può farlo in qualsiasi momento e ovunque, on-demand.
Ecco cinque modi in cui il video aiuta i professionisti della comunicazione aziendale a superare le loro sfide più importanti:
1. Coinvolgere il pubblico
I video trasmettono toni e spunti visivi che il testo non è in grado di fornire, attingendo alle emozioni umane di base e coinvolgendo gli spettatori in interazioni virtuali faccia a faccia con i leader aziendali. Oggi il pubblico aziendale preferisce guardare un video piuttosto che leggere un testo, con un rapporto di quasi 3 a 1. E non si tratta solo dei giovani. E non si tratta solo dei dipendenti più giovani: anche il 75% dei dirigenti dichiara di guardare almeno un video di lavoro alla settimana.
2. Raggiungere più persone
Quando non è possibile comunicare di persona, i video live e on-demand possono aiutare il pubblico a sentirsi come se fosse presente nella stanza, indipendentemente da dove si trovi
. Che si tratti di comunicare con team globali o uffici regionali, o semplicemente di coinvolgere alcuni dipendenti chiave che non possono partecipare dal vivo, i video on-demand consentono al pubblico di sperimentare appieno il messaggio quando è più comodo, sia alla fine di una giornata impegnativa, sia durante gli spostamenti quotidiani, sia tra una riunione e l'altra.
3. Trasmettere messaggi memorabili
Avete sentito il detto "un'immagine vale più di mille parole". Secondo Forrester Research, un video di un minuto vale 1,8 milioni di parole. Questo ha un senso intuitivo: si possono fornire molte più informazioni in un video di 2 minuti che in un testo che richiede 2 minuti per essere letto. Il video contiene un'abbondanza di dati in ogni fotogramma, che lavorano insieme per migliorare la capacità dello spettatore di ricordare i messaggi e i dettagli contenuti nel video.
4. Creazione rapida
Dimenticate i tempi di produzione di settimane del 2007. Le odierne tecnologie video consentono ai professionisti della comunicazione di registrare e pubblicare un video in un tempo non superiore a quello necessario per la presentazione: ciò significa che, nello stesso tempo necessario per scrivere il messaggio in un'e-mail, è possibile creare e inviare un messaggio video che attiri maggiormente l'attenzione.
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5. Insight misurabili e attuabili
Nonostante la sua ubiquità, la maggior parte dei messaggi di testo non dispone di strumenti per misurare i risultati e definire il successo. Pochi professionisti della comunicazione sono in grado di vedere con esattezza quali dipendenti hanno aperto i messaggi, e ancora meno sono in grado di riferire se i dipendenti hanno effettivamente letto l'intero memo e se i messaggi hanno avuto una certa risonanza.
Il video è diverso e può offrire nuovi dati per aiutare le organizzazioni a misurare l'impatto delle loro comunicazioni e a capire meglio ciò che è o non è collegato per informare le strategie future. Le analisi video specifiche per gli utenti possono mostrare chi ha guardato cosa e se ha guardato un video fino alla fine. Le statistiche sul coinvolgimento degli spettatori secondo per secondo aiutano a capire dove le persone sono più interessate. E le metriche di visualizzazione complessive della vostra videoteca possono informare gli stakeholder su come le iniziative di comunicazione aziendale stiano migliorando nel tempo.
Utilizzo di video on demand e in streaming per le comunicazioni aziendali
Quando le organizzazioni crescono e maturano, spesso una delle maggiori sfide che devono affrontare è la semplice comunicazione. Questo problema è diventato sempre più complesso, dato che gli uffici remoti sono sempre più numerosi e le vendite avvengono online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.
Troppo spesso i team di comunicazione si affidano a documenti di testo, riassunti, sintesi ed e-mail per condividere i messaggi e tenersi aggiornati. Tutto ciò non solo richiede molto tempo e sforzi per essere creato, come possono testimoniare molti manager, ma viene anche letto raramente.
Come si fa a far sì che le persone prestino attenzione a ciò che si ha da dire? E come renderlo memorabile?
I professionisti della comunicazione si rivolgono sempre di più ai video per catturare l'attenzione delle persone e collegare i loro messaggi con un maggior numero di persone in modo significativo, riducendo al minimo i tempi di risposta e ottenendo anche maggiori informazioni sui loro sforzi.
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