Il video è un mezzo potente per aumentare la portata dei messaggi aziendali e per offrire comunicazioni più memorabili e coinvolgenti. E mentre alcune organizzazioni producono video di comunicazione interna ed esterna da decenni, molte altre stanno appena scoprendo come lo streaming live e la registrazione di video on-demand possano supportare i loro obiettivi aziendali.

Sempre più spesso i leader aziendali si rendono conto che è molto vantaggioso dotarsi del giusto set di strumenti per supportare comunicazioni video flessibili ed efficaci, in grado di migliorare il coinvolgimento e la memorizzazione dei messaggi, aumentando al contempo la portata. Non è difficile immaginare quanto si possa ottenere di più quando il team non deve più dedicare tempo alla gestione di tutte le fasi di produzione e distribuzione delle comunicazioni video.

Fortunatamente, le nuove tecnologie video offrono ai team di comunicazione una maggiore flessibilità e un maggiore controllo sulle attività di videocomunicazione, senza richiedere il lavoro in nero di esperti AV o IT.

 

"Usiamo i video per le comunicazioni dagli anni Ottanta. Cosa è cambiato?"

 

Non molto tempo fa, l'utilizzo di video per le comunicazioni aziendali rappresentava un investimento significativo. La creazione di video richiedeva hardware costosi per la registrazione e lo streaming, oltre a personale specializzato che doveva allestire tutto, far funzionare apparecchiature complicate, montare i video finali e poi rendere condivisibili questi file enormi, sia tramite supporti fisici come DVD o VHS, sia come parte di un servizio di condivisione di file che aveva i suoi costi e le sue sfide da affrontare.

Oggi la produzione di video dall'aspetto professionale non richiede più tutti questi sforzi. E, cosa forse prevedibile, invece di produrre non più di una manciata di video all'anno a causa dei vincoli di budget e di risorse, i team di comunicazione scoprono di poterne produrre molti di più.

Un nuovo tipo di software - la piattaforma video aziendale - offre oggi alle organizzazioni una soluzione all-in-one facile da usare per creare, gestire e condividere video con un pubblico specifico.

Una moderna piattaforma video (talvolta chiamata sistema di gestione dei contenuti video o CMS video) può aiutarvi a sfruttare al meglio i vostri attuali investimenti video e a ridurre il costo totale della creazione di video, rendendo al contempo molto più efficienti tutti gli aspetti, dalla distribuzione e gestione sicura alla riproduzione interattiva e alla ricerca. Ecco come:

Meno apparecchiature e installazione più semplice

Al giorno d'oggi non è necessario spendere una fortuna per videocamere e altre apparecchiature di registrazione: quasi tutti hanno a disposizione potenti strumenti di registrazione HD integrati nei computer portatili e negli smartphone che già portano con sé. Praticamente tutti gli apparecchi di registrazione sono diventati molto più piccoli, convenienti e facili da usare.

Una moderna piattaforma video vi offre la flessibilità di scegliere quali contenuti condividere e come presentarli. È possibile presentare video da più telecamere e schermi multipli, in modo che gli spettatori online si sentano come se fossero proprio lì nella stanza, a guardare l'oratore, le sue diapositive e persino i walk-through sullo schermo uno accanto all'altro.

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Tempi e costi minimi di post-produzione

L'editing, l'elaborazione e la messa a disposizione dei video per la visione da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo possono facilmente richiedere cinque diverse soluzioni video e ore di lavoro laborioso da parte di persone il cui tempo sarebbe meglio impiegato altrove.

Le piattaforme video moderne includono solitamente un editor video che consente di eseguire operazioni di editing comuni come tagliare filmati non necessari, passare da un feed video all'altro nelle registrazioni multicamera e persino inserire filmati aggiuntivi. Ciò significa che per la maggior parte degli eventi live e dei messaggi registrati, ripulire il video finale sarà facile e veloce. Se preferite un editor video di terze parti, tuttavia, vi consigliamo Camtasia. Con Camtasia, puoi esportare i video direttamente nella tua Panopto con un solo clic.

Allo stesso modo, una moderna piattaforma video svolge tutto il lavoro di produzione di back-end necessario per rendere i video disponibili per una facile condivisione e riproduzione on-demand. Non appena lo streaming live termina o si finisce di registrare il video, la piattaforma transcodifica automaticamente la registrazione in modo che possa essere riprodotta su qualsiasi dispositivo e la carica nella libreria video dove chiunque nell'organizzazione può visualizzarla.

La nuova videoteca sicura e ricercabile

Se le informazioni che state presentando sono abbastanza importanti da essere condivise con il vostro pubblico oggi, è molto probabile che lo siano anche domani. Una moderna piattaforma video può semplificare la ricerca dei contenuti di tutti i video registrati, indicizzando automaticamente i video man mano che vengono caricati nella libreria. E l'indicizzazione va ben oltre i metadati di base che un tempo erano il limite della ricerca video.

Il motore di ricerca video Smart Search Panopto, ad esempio, utilizza il riconoscimento vocale automatico (ASR) e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e una serie di altre tecnologie di intelligenza artificiale per riconoscere e indicizzare ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo in ogni video caricato nella libreria video. Inoltre, Panopto integrarsi con CMS come SharePoint, sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce e altri sistemi aziendali per rendere i tuoi video ricercabili all'interno dei portali già utilizzati dai dipendenti. E per le aziende globali, Smart Search supporta nove lingue diverse: inglese, spagnolo, tedesco, francese, giapponese, coreano, portoghese, olandese e polacco.

La vostra soluzione di videoconferenza semplifica la comunicazione. Una piattaforma video rende completo il vostro sistema di videoconferenza.

 

Oggi, quando la maggior parte dei professionisti pensa alle tecnologie necessarie per supportare le proprie strategie di comunicazione video, il software di videoconferenza è la prima cosa che viene in mente.

Soluzioni come Zoom, Skype for Business, GoToMeeting e BlueJeans rendono possibile la comunicazione e la collaborazione virtuale in tempo reale tra persone che si trovano in luoghi diversi. La maggior parte di esse rende anche la registrazione un gioco da ragazzi. Nel complesso, questi sistemi sono ottimi per le funzioni per cui sono stati progettati, quindi non c'è motivo di correre a cercare un sostituto.

Ma per supportare un'ampia gamma di casi d'uso e massimizzare il ROI delle vostre strategie di comunicazione, il vostro sistema di videoconferenza potrebbe avere bisogno di una mano.

Se utilizzate già gli strumenti di videoconferenza per le comunicazioni, una piattaforma video può essere il complemento perfetto. Vediamo dieci cose che una piattaforma video può fare per estendere le capacità del vostro sistema di videoconferenza, fornendovi nuovi strumenti per raggiungere e coinvolgere più persone.

10 funzionalità della piattaforma video che migliorano le comunicazioni aziendali

1. Streaming live HD multi-camera su scala sicura

Supponiamo che vogliate trasmettere la vostra prossima riunione di tutte le mani. Avrete più presentatori, una presentazione per ciascuno e persino un video da trasmettere durante una delle presentazioni. E naturalmente, state condividendo informazioni sensibili, "solo per gli occhi interni", che non possono finire nelle mani sbagliate.

Gli strumenti di videoconferenza odierni sono stati costruiti principalmente per facilitare le conversazioni dal vivo, e la maggior parte di essi prevede compromessi tecnici per quanto riguarda la qualità video e la frequenza dei fotogrammi (soprattutto per le schermate condivise e le diapositive) al fine di tenere il passo con lo scambio in tempo reale. Questi compromessi possono rendere difficile per il vostro team replicare l'esperienza completa in sala per gli spettatori online.

Le moderne piattaforme video, invece, sono costruite per trasmettere in modo sicuro presentazioni multimediali ad alta definizione in 1080p fino a 60 fotogrammi al secondo (fps). Con una piattaforma video è sufficiente collegare tutte le videocamere al portatile, selezionare i dispositivi di registrazione, aprire le diapositive di supporto, selezionare le schermate che si desidera condividere e si è pronti a trasmettere a un pubblico online di qualsiasi dimensione.

Aggiungendo alcuni secondi di ritardo nel feed (simile al ritardo di trasmissione della televisione dal vivo), le piattaforme video possono fornire streaming live HD "uno-a-molti", direttamente su Internet, senza che gli spettatori debbano scaricare alcuna applicazione specializzata. Ciò significa che è possibile condividere video in diretta cristallini a decine di migliaia di persone contemporaneamente, su qualsiasi dispositivo e con qualsiasi connessione web. Inoltre, gli spettatori hanno il controllo completo della loro esperienza di visione, con la possibilità di passare da un feed video all'altro in base alle loro preferenze.

Una piattaforma video ti offre anche un controllo dettagliato sulla sicurezza dei tuoi live streaming. Con Panoptopiattaforma video Panopto, ad esempio, il tuo live streaming sarà automaticamente impostato come privato per impostazione predefinita. Con pochi clic, puoi modificare le autorizzazioni di condivisione in modo che uno streaming sia disponibile solo per determinate persone della tua organizzazione, per tutti i membri della tua organizzazione o per il pubblico in generale.

2. Consentire agli spettatori di mettere in pausa, riavvolgere o riavviare i video in diretta

L'espressione "dovevi essere lì" è una politica terribile per la comunicazione aziendale. Il fatto è che le persone sono occupate e hanno ancora un lavoro da fare. Sebbene possano avere impegni concorrenti o debbano occuparsi di qualcosa di urgente durante il vostro live stream, vogliono comunque avere l'opportunità di vedere ciò che i leader hanno da dire.

Offrite ai vostri dipendenti la flessibilità di guardare la trasmissione e di gestire altre priorità man mano che si presentano. Poiché una piattaforma video registra durante lo streaming, gli spettatori possono unirsi in ritardo e iniziare la diretta dall'inizio, mettere in pausa e riprendere la diretta se devono rispondere a una chiamata imprevista o riavvolgerla per cogliere qualcosa che potrebbero aver perso. I controlli del DVR live di una piattaforma video danno agli spettatori la possibilità di massimizzare la produttività, pur continuando a partecipare ai vostri messaggi.

3. Controllo a prova di bomba sull'"interattività accidentale".

Volete che i messaggi siano recepiti con chiarezza e con interruzioni minime che possano distrarre il vostro pubblico dall'acquisizione di informazioni importanti. Segnali acustici e sbattere di porte quando le persone entrano e escono da una conferenza, musica di attesa accidentale sulla linea nel bel mezzo di un discorso di un dirigente, o un cane che abbaia in sottofondo perché qualcuno che lavora dal proprio ufficio ha dimenticato di disattivare la linea: sono tutti elementi che possono avere un impatto negativo sull'esperienza di una trasmissione in diretta utilizzando una soluzione di videoconferenza. Sebbene esistano controlli che aiutano a ridurre al minimo le distrazioni indesiderate dei partecipanti a una linea di conferenza, le interruzioni accidentali possono comunque verificarsi.

Una piattaforma video consente l'interattività, eliminando al contempo le interruzioni involontarie che spesso disturbano un flusso live presentato attraverso una videoconferenza. Poiché la trasmissione avviene in un'unica direzione (dall'oratore al pubblico), gli spettatori non hanno la possibilità di interrompere intenzionalmente o meno la presentazione, come invece possono fare (e spesso fanno) quando si utilizzano tecnologie per conferenze.

Ma questo non significa che gli spettatori non possano interagire: con una piattaforma video, gli spettatori possono ancora porre domande attraverso un pannello di discussione all'interno del player video, inviando domande nel player, che un moderatore può poi presentare al presentatore per una risposta in diretta. È un modo intelligente per bilanciare il coinvolgimento degli spettatori con valori di produzione professionali.

4. Rendere disponibili le registrazioni per la visualizzazione on-demand subito dopo un evento dal vivo.

La registrazione è diventata una funzione abbastanza standard della maggior parte delle soluzioni di videoconferenza. Ciò che non è ancora stato standardizzato, tuttavia, è il modo in cui è possibile gestire il video una volta terminata la registrazione. Alcune soluzioni di videoconferenza forniscono un'archiviazione a breve termine, altre possono esportare il video su servizi consumer come DropBox o YouTube, altre ancora scaricano semplicemente un MP4 sul vostro computer portatile. Al momento, nessuna di queste soluzioni prevede un archivio sicuro e ricercabile per i video, che consenta di condividerli e scoprirli facilmente.

Con una piattaforma video, una volta che si preme "stop" e si conclude il live stream o la registrazione, la piattaforma caricherà virtualmente all'istante il video in una libreria sicura, lo convertirà e ottimizzerà per la riproduzione su qualsiasi dispositivo e indicizzerà la registrazione per la ricerca, in modo che possa essere facilmente trovata e condivisa in base alle impostazioni sulla privacy. Ciò significa che i vostri interlocutori saranno in grado di trovare e trasmettere i video delle vostre comunicazioni quasi immediatamente dopo averli registrati, senza dover aspettare che qualcuno elabori, transcodifichi, comprima, tagghi e carichi manualmente i file.

5. Modificare il video prima di pubblicare la registrazione

Alcuni messaggi possono trarre vantaggio dall'autenticità di apparire "fuori dagli schemi", ma per la maggior parte degli eventi e degli annunci, vorrete essere in grado di perfezionare o aggiungere qualcosa alla vostra registrazione prima di rendere la versione finale disponibile per la visione.

La maggior parte delle soluzioni per videoconferenze non include strumenti di editing che permettano di tagliare i tempi morti prima dell'inizio della conferenza, di eliminare una discussione fuori tema, di inserire altri media di supporto o di passare da un feed video all'altro dell'evento. Di conseguenza, le aziende devono spesso acquistare costosi strumenti di editing video che richiedono l'aiuto di specialisti AV esperti, ritardando ulteriormente il rilascio di registrazioni on-demand di comunicazioni importanti e riducendo il ROI.

Una moderna piattaforma video include in genere semplici strumenti di editing video per tagliare, giuntare e passare da un feed video all'altro, quindi non è necessario un software aggiuntivo o un esperto AV per perfezionare un video.

Una piattaforma video può persino salvarvi da voi stessi: l'editing video, ad esempio, è tipicamente "non distruttivo", quindi anche se tagliate un segmento del vostro video dalla riproduzione, avrete sempre il file originale a cui tornare, per ogni evenienza.

6. Archiviate tutti i vostri video in modo sicuro per tutto il tempo che volete.

Immaginate, per un momento, di aver compiuto un piccolo miracolo: siete riusciti a creare e condividere un messaggio che ogni singolo membro della vostra organizzazione ha consumato. Anche questo tipo di successo, tuttavia, è limitato nel tempo. Un'organizzazione media cambia il 10-20% della sua forza lavoro all'anno, quindi anche se siete riusciti a trasmettere un'informazione a tutti oggi, domani e in futuro arriveranno nuovi volti che non avreste mai potuto raggiungere.

L'ideale sarebbe registrare i messaggi in modo da poterli consultare anche in futuro (sia per i nuovi assunti che per i membri del team che vogliono rivedere le informazioni). Tuttavia, la maggior parte dei sistemi di videoconferenza offre solo un supporto limitato per l'hosting delle registrazioni per la visualizzazione on-demand in un secondo momento, ed è comune che le registrazioni vengano eliminate dopo un breve periodo di tempo (in genere 30-60 giorni, a seconda del piano), o che venga richiesto l'acquisto di ulteriore spazio di archiviazione una volta raggiunti i limiti o la rimozione manuale dei video dalla libreria di registrazione.

Una piattaforma video offre un luogo sicuro e centralizzato in cui archiviare e trasmettere un numero illimitato di video, consentendo il controllo completo dei contenuti video sensibili e facilitando la gestione e la condivisione dei video sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Si tratta di un'alternativa a YouTube che mantiene la privacy dei video privati e consente di gestire l'accesso ai video in tutta l'organizzazione su scala con integrazioni per soluzioni di gestione degli ID single sign-on (SSO). È possibile impostare le autorizzazioni per l'intera libreria, per cartelle specifiche e persino per singoli video live o ondemand con pochi clic.

7. Gestire i contenuti video vecchi e nuovi

Pensate a quanto tempo passate a gestire le informazioni sulle comunicazioni disponibili, assicurandovi che siano aggiornate, rimuovendo quelle che contengono informazioni vecchie e irrilevanti che potrebbero creare confusione e gestendo le approvazioni per le comunicazioni future. Immaginate di dover fare tutto questo anche per le vostre comunicazioni video. Senza un sistema progettato per la gestione dei contenuti video, nessuno di questi passaggi può essere automatizzato per far risparmiare tempo al team.

Con una piattaforma video, tuttavia, la gestione delle comunicazioni video diventa ancora più efficiente grazie agli strumenti che potete utilizzare per notificare agli stakeholder l'approvazione di nuovi video. È possibile designare cartelle per notificare automaticamente ai manager la presenza di nuovi contenuti video pronti per l'approvazione, snellendo il flusso di lavoro necessario per distribuire in tempo i nuovi video di comunicazione.

Allo stesso modo, grazie alla possibilità di impostare finestre di disponibilità per i video pubblicati, potete anche programmare quando i vostri messaggi saranno disponibili e quando scompariranno. Impostate il vostro video di comunicazione annuale sui benefit in modo che scada prima del periodo di iscrizione aperta dell'anno prossimo, o addirittura preregistrate le comunicazioni imminenti su un cambiamento di policy e programmatele in modo che siano disponibili per i dipendenti o altri destinatari in un momento specifico successivo. Si tratta di una piccola funzione che semplificherà notevolmente i tempi e i flussi di lavoro di molti team di comunicazione.

8. Consente di cercare qualsiasi parola pronunciata o mostrata in un video.

La ragione principale per cui le persone continuano a preferire il testo per comunicare è che, nonostante i suoi difetti, il testo è ricercabile. Basta premere ctrl+f per trovare immediatamente un dettaglio rilevante sepolto in un documento di 400 pagine.

In passato, rendere i video ricercabili richiedeva ore e ore di etichettatura manuale di argomenti e idee importanti. Non solo questo richiedeva molto tempo, ma spettava alla persona che taggava il video determinare quali parti del video fossero importanti. E come abbiamo già imparato, se i vostri video non sono ricercabili, le persone cercheranno altrove le informazioni che possono trovare più facilmente.

Oggi le registrazioni video possono essere ricercate con la stessa facilità del testo, se si dispone degli strumenti giusti. Una moderna piattaforma video è in grado di indicizzare gran parte del contenuto effettivo delle registrazioni, ovvero le parole pronunciate e mostrate sullo schermo, consentendo al pubblico di trovare istantaneamente e di passare rapidamente alle informazioni pertinenti di cui ha bisogno, indipendentemente dalla lunghezza del video.

9. Didascalie video automatiche e funzioni di accessibilità

La sottotitolazione delle comunicazioni video non è importante solo per l'accessibilità (anche se, se la vostra organizzazione opera nel settore pubblico, potrebbe essere un motivo sufficiente). Il fatto è che le didascalie sono utili a tutti, di tanto in tanto.

I dati del settore indicano che il 99% delle persone ha attivato almeno una volta le didascalie chiuse per un motivo o per l'altro e, quando lo ha fatto, le ragioni sono generalmente quelle di rendere più comprensibili le informazioni condivise nella registrazione o di rendere possibile la visione di un video anche quando non è possibile riprodurre l'audio. Se vi è capitato di attivare le didascalie per seguire meglio un oratore con un forte accento o perché c'è qualcosa che dovete vedere subito ma avete lasciato le cuffie a casa, sapete che avere a disposizione le didascalie può essere un salvavita.

Con una piattaforma video, è possibile ottenere automaticamente didascalie generate automaticamente per ogni video caricato. Molte piattaforme video includono anche opzioni per richiedere didascalie generate dall'uomo che soddisfano i requisiti federali di accessibilità, oltre ad altre funzioni di accessibilità come la riproduzione a velocità variabile, il supporto per gli screen reader e la navigazione con la tastiera.

10. Aiutarvi a misurare il successo delle vostre comunicazioni video

Come quantificate i risultati dei vostri sforzi di comunicazione? Quali dati avete a disposizione per informarvi e migliorare i messaggi futuri? Se utilizzate principalmente il sistema di videoconferenza o altri portali aziendali per distribuire le comunicazioni aziendali, molto probabilmente non state ottenendo quanto potreste.

Una migliore analisi video potrebbe aiutarvi a capire quanto state coinvolgendo un pubblico interno specifico, a capire quali messaggi funzionano e quali invece non funzionano e a offrirvi idee per migliorare le comunicazioni future.

Con una piattaforma video, si ottengono dati completi sul coinvolgimento degli spettatori nell'intera libreria video, fino alle statistiche sugli spettatori a livello di utente. Ciò significa che avrete informazioni migliori su quanto spesso e quando vengono guardati i vostri video di comunicazione aziendale, su quali video vengono guardati di più, su dove le persone si sono impegnate di più e quando hanno smesso di guardare, e su quali tipi di comunicazione sono più efficaci.

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