La sfida
Situata a Oxford, in Inghilterra, l'Oxford Brookes University è un rinomato ateneo noto per il suo impegno verso l'eccellenza accademica e le pratiche didattiche innovative. Con una popolazione studentesca internazionale di oltre 18.000 unità, l'università offre un'ampia gamma di corsi di laurea e post-laurea in diverse discipline.
Dal 2013 al 2020, l'Oxford Brookes ha utilizzato Mediasite per la registrazione delle lezioni. Tuttavia, dopo sette anni di utilizzo della piattaforma, era giunto il momento di valutare altre opzioni, mentre il corpo docente e il personale erano impegnati in un intenso processo di selezione volto a rimuovere dalla piattaforma i video non necessari per fare spazio a quelli nuovi.
«Cercavamo una piattaforma dall’aspetto moderno», afferma la dott.ssa Melanie Bashor, consulente per l’apprendimento assistito dalla tecnologia presso l’Oxford Brookes University. «Una piattaforma che le persone potessero utilizzare in autonomia.»
«Cercavamo una soluzione adatta al lavoro che stavamo svolgendo in quel momento e a quello che avevamo in mente nella nostra pianificazione a lungo termine per la registrazione delle lezioni.»
In breve, l'università era alla ricerca di una soluzione basata sul cloud in grado di salvare automaticamente le registrazioni. «Uno dei principali casi d'uso che abbiamo riscontrato era che, una volta terminata la lezione, il docente voleva poter spegnere il computer senza dover attendere il completamento dell'elaborazione della registrazione», spiega Bashor. «Volevamo qualcosa di più intuitivo, in grado di salvare le registrazioni in modo più rapido ed efficiente».
La soluzione
Dopo una lunga procedura di gara e diverse dimostrazioni con varie aziende – tra cui Kaltura, Mediasite e Techsmith – l’Oxford Brookes ha scelto Panopto. «I fattori determinanti sono stati la facilità di accesso, la semplicità d’uso e la possibilità di effettuare modifiche non distruttive», afferma Bashor. «I vantaggi aggiuntivi sono stati la possibilità di aggiungere diapositive, di apportare modifiche e di disporre di flessibilità in ogni fase del flusso di lavoro».
Allora, perché è Panopto rispetto agli altri? Alla fine, è stato proprio l'eccellente servizio clientiPanopto a farci decidere. «Con Panopto abbiamo avuto un'esperienza di assistenza clienti decisamente migliore», afferma Bashor. «I tecnici hanno capito subito cosa volevamo e hanno saputo rispondere a tutte le nostre domande. È stato piacevole lavorare con loro e ci siamo sentiti in buone mani».
Inoltre, anche l’interfaccia Panoptoè stata un fattore determinante. «Preferisco decisamente l’interfacciaPanopto]. Le altre interfacce erano semplicemente troppo diverse dal resto delle nostre piattaforme; spesso l’ambiente di editing appariva strano e l’esperienza dell’utente finale non sembrava al passo con i tempi», afferma Bashor. «Le loro funzionalità non erano all’altezza di quelle offerte da Panopto».
Panopto nell'autunno del 2020, con tempistiche serrate a causa della pandemia di COVID-19. «Abbiamo iniziato a installarlo a luglio e già a settembre era operativo per tutte le classi», afferma Bashor. «Non si tratta di tempistiche normali, ma è stato a causa del COVID-19: ne avevamo bisogno immediatamente per consentire lo svolgimento delle lezioni esclusivamente online».
Inizialmente, Panopto la soluzione adottata dall'università per la registrazione delle lezioni e ospitava le 3.451 registrazioni trasferite da Mediasite. Da quando è stato implementato, il suo utilizzo si è esteso fino a includere la registrazione mirata di sessioni specifiche, anziché di contenuti della durata di ore che potrebbero non essere necessari agli studenti. L'obiettivo è quello di offrire agli studenti contenuti più concisi.
«Quando spiego agli studenti un compito, registro un video di 20 minuti in cui ne parlo», dice Bashor. «In questo modo diventa molto più accessibile. [Si può] andare a cercarlo e guardarlo subito, invece di dover setacciare una marea di informazioni».
Altri casi d’uso includono l’integrazionePanoptocon Zoom, che ha costituito la base per uno dei principali flussi di lavoro dell’università. "Si avvia la registrazione da Zoom e questa viene automaticamente spostata nella Panopto pertinente, i sottotitoli vengono aggiunti dall'IA e, dopo un po' di editing e pulizia, la si sposta nella cartella del corso Moodle, sempre in Panopto", afferma Bashor. L'altro flusso di lavoro all'Oxford Brookes coinvolge docenti e studenti che utilizzano il registratore desktop, dove la registrazione viene salvata direttamente in Panopto.
L'impatto
Stando ai dati di utilizzo, Panopto rivoluzionato il panorama della formazione all'Oxford Brookes, con 1.135.498 video visualizzati dal 2020. Con il passare degli anni, Panopto costantemente ottimizzato e reso più efficiente per offrire ulteriori vantaggi a docenti e studenti.
Migliorare l'accessibilità
L'accessibilità è al centro della visione di numerose università, e l'Oxford Brookes non fa eccezione. Dal 2018, l'università dispone di un gruppo di lavoro sull'accessibilità incaricato di garantire che tutti i contenuti condivisi online siano accessibili, come previsto dal Regolamento del 2018 sull'accessibilità dei siti web e delle applicazioni mobili degli enti pubblici del Regno Unito. In precedenza il gruppo utilizzava YouTube per i sottotitoli, ma ha poi individuato Panopto la soluzione più adatta.
«Il modo sicuro inPanoptofornisce i sottotitoli è stato un importante punto di forza. Il fatto di non dover caricare tutto su YouTube, che ritenevano meno sicuro, è stato un fattore determinante per il nostro corpo docente e il nostro personale», afferma Bashor. «È stato [inoltre] molto utile per esplorare le potenzialità delle descrizioni audio».
Anche la funzione "Trova e sostituisci" Panoptoha rappresentato una vera e propria rivoluzione. «Mi piace l'editor delle didascalie, che salva man mano che si lavora», afferma Bashor. «La funzione "Trova e sostituisci" è stata una manna dal cielo».
Facile da navigare e intuitivo
Sia gli studenti che i docenti apprezzano l'esperienza utente intuitiva e le comode funzionalità offerte dalla piattaforma Panopto. «Alla gente piace l'esperienza utente [Panopto], apprezza il visualizzatore», afferma Bashor.
Anche la possibilità di aggiungere i video ai preferiti all'interno della piattaforma è molto apprezzata. Consente agli studenti, in particolare a quelli con esigenze specifiche in materia di accessibilità, di navigare facilmente e rivedere sezioni specifiche dei contenuti senza dover seguire l'intero corso sul loro sistema di gestione dell'apprendimento, Moodle. «Questo è davvero di grande aiuto per alcuni dei nostri studenti.»
L'introduzione degli "smart chapters" Panoptoha riscosso grande successo all'Oxford Brookes. Questa funzionalità ha migliorato l'esperienza di visione, consentendo agli utenti di navigare in modo efficiente all'interno dei contenuti video passando direttamente alle diverse sezioni.
«Quando sono stati introdotti, i capitoli intelligenti hanno riscosso un grande successo», afferma Bashor. «Hanno reso il concetto di registrazione delle sessioni molto più praticabile, poiché consentivano di utilizzare i capitoli per suddividere i contenuti in parti più gestibili senza dover interrompere e riprendere la registrazione così spesso».
Un altro aspetto che ha contribuito alla facilità d'uso di Panopto la semplicità con cui è possibile sostituire le diapositive all'interno dei video. Gli utenti possono aggiornare o modificare le diapositive senza alcuno sforzo e senza perdere il contenuto originale, grazie alla funzione di modifica non distruttiva. «Il modo Panopto , con le modifiche non distruttive e le impostazioni di condivisione, lo rende uno strumento davvero potente», afferma Bashor.
Questa semplicità si estende anche all'aggiunta di nuove diapositive, offrendo un modo intuitivo per integrare ulteriori informazioni o modificare la durata all'interno del contenuto video. «Mi piace molto la possibilità di aggiungere le proprie diapositive», afferma Bashor. «La semplicità con cui si può modificare la posizione di quel contenuto: basta cambiare la durata della diapositiva, invece di doverla trascinare o spostare».
Inoltre, la struttura intrinseca dell'architettura Panoptosi è rivelata uno strumento potente per la comunità universitaria. «Ha semplificato la vita delle persone, che hanno sfruttato il flusso di lavoro iniziale caricando i propri video e utilizzando il registratore desktop», afferma Bashor.
Assistenza clienti
La migrazione dell'intero archivio Mediasite dell'Oxford Brookes su Panopto un'impresa titanica. Tuttavia, grazie a Panopto, l'Oxford Brookes ha potuto contare su un supporto costante in ogni fase del processo ed è riuscita a migrare con successo tutti i contenuti, mantenendo inalterata la struttura delle cartelle.
«È stata un’iniziativa straordinaria nell’ambito della nostra implementazione», afferma Bashor. «Per noi è stata un’esperienza significativa e continua ad esserlo: [Panopto] si è davvero prodigata».
Ciò che colpisce di Panopto che l’Oxford Brookes non ha quasi mai bisogno dell’assistenza clienti. «I problemi sono rari. Quando capita, il team interviene subito e dice: “Risolviamolo”. Si riceve sempre una risposta», afferma Bashor.
I rapporti non si esauriscono una volta terminata la chiamata con l'assistenza clienti. «Rimaniamo sempre in contatto», afferma Bashor. «Le conferenze degli utenti sono sempre divertenti e ci siamo trovati benissimo a chiacchierare con tutti. Sono sempre così cordiali e accoglienti».
«C'è un rapporto e c'è un impegno nei nostri confronti, e non solo perché investiamo denaro nell'azienda», afferma Bashor. «È perché hanno a cuore ciò che vogliamo».
Il futuro
Guardando al futuro, l’Oxford Brookes intende rivedere le proprie politiche di registrazione relative alla conservazione dei contenuti. «Al momento non abbiamo politiche che prevedano la cancellazione di alcun dato», afferma Bashor. «Stiamo cercando di semplificare le nostre politiche di archiviazione e registrazione in modo da renderle un po’ più gestibili».
L'università intende inoltre promuovere un maggiore utilizzo di cartelle specifiche per i compiti nell'ambito della sua iniziativa di valutazione. «Semplicemente per assicurarsi che tutto finisca al posto giusto», spiega Bashor. «Mi piacerebbe che si ricorresse alla registrazione delle sessioni piuttosto che alla registrazione delle lezioni. Preferirei vedere più video brevi invece di un unico video lungo che si registra tutto d'un fiato».
Grazie a Panopto, l'Oxford Brookes è riuscita a raggiungere i propri obiettivi strategici – sia dal punto di vista amministrativo che creativo – e l'intenzione è quella di continuare a crescere. «[Panopto] ci ha semplificato tantissimo la vita», afferma Bashor. «Lo adoriamo.»
