Le défi
Située à Oxford, en Angleterre, l'université d'Oxford Brookes est un établissement réputé pour son engagement en faveur de l'excellence académique et de ses méthodes pédagogiques innovantes. Avec un corps étudiant international comptant plus de 18 000 personnes, l'université propose un large éventail de programmes de premier cycle et de troisième cycle dans diverses disciplines.
De 2013 à 2020, l'université Oxford Brookes a utilisé Mediasite pour l'enregistrement de ses cours. Cependant, après sept ans d'utilisation de la plateforme, il était temps d'envisager d'autres solutions, tandis que le corps enseignant et le personnel se livraient à un travail intensif de tri afin de supprimer les vidéos inutiles de la plateforme pour faire de la place aux nouvelles.
« Nous recherchions une plateforme au design moderne », explique le Dr Melanie Bashor, conseillère en apprentissage assisté par la technologie à l'université d'Oxford Brookes. « Une plateforme que les utilisateurs pourraient utiliser de manière autonome. »
« Nous recherchions une solution adaptée à nos activités du moment et à nos projets à long terme en matière d'enregistrement de cours. »
En résumé, l'université recherchait une solution basée sur le cloud capable d'enregistrer automatiquement les cours. « L'un des principaux cas d'utilisation que nous avons rencontrés était le suivant : une fois le cours terminé, l'enseignant souhaitait pouvoir éteindre son ordinateur sans attendre que le traitement de l'enregistrement soit complètement terminé », explique M. Bashor. « Nous voulions une solution plus intuitive, capable d'enregistrer les cours plus rapidement et plus efficacement. »
La solution
Au terme d’un long processus d’appel d’offres et de démonstrations avec différentes entreprises – notamment Kaltura, Mediasite et Techsmith –, Oxford Brookes a choisi Panopto. « Les facteurs décisifs ont été la facilité d’accès, la simplicité d’utilisation et la possibilité d’effectuer un montage non destructif », explique M. Bashor. « Les atouts supplémentaires ont été la possibilité d’ajouter des diapositives, d’apporter des modifications et de bénéficier d’une grande flexibilité à chaque étape du flux de travail. »
Alors, pourquoi avoir Panopto plutôt qu’un autre fournisseur ? En fin de compte, c’est l’excellence du service clientPanopto qui a vraiment fait pencher la balance. « Nous avons eu une bien meilleure expérience du service client avec Panopto », explique M. Bashor. « Les techniciens ont compris ce que nous recherchions et ont su répondre à nos questions. C’était un plaisir de travailler avec eux et nous avions le sentiment d’être entre de bonnes mains. »
De plus, l’interface de Panoptoa également été un facteur déterminant. « Je préfère sans aucun doute l’interface [Panopto]. Les autres interfaces étaient tout simplement trop différentes de celles de nos autres plateformes ; souvent, l’environnement d’édition semblait bizarre et l’expérience utilisateur ne semblait pas à la pointe de la technologie », explique M. Bashor. « Leurs fonctionnalités n’étaient tout simplement pas aussi performantes que celles proposées par Panopto. »
Panopto à l'automne 2020, selon un calendrier très serré en raison de la pandémie de COVID-19. « Nous avons commencé à l'installer en juillet, et il était opérationnel pour tous les cours dès septembre », explique M. Bashor. « Ce n'est pas un délai habituel, mais c'était dû à la COVID-19 : nous en avions besoin immédiatement pour faciliter l'enseignement exclusivement en ligne. »
À l'origine, Panopto solution d'enregistrement des cours à l'université et hébergeait les 3 451 enregistrements Migrasite transférés. Depuis sa mise en place, son champ d'application s'est élargi pour inclure l'enregistrement ciblé de sessions de contenu dispensé, plutôt que des enregistrements de plusieurs heures dont les étudiants n'ont pas forcément besoin. L'objectif est de proposer aux étudiants des contenus plus courts et plus faciles à assimiler.
« Quand je présente un devoir à mes élèves, j’enregistre une vidéo de 20 minutes dans laquelle j’explique le sujet », explique Bashor. « Cela rend le tout beaucoup plus accessible. [On peut] aller chercher la vidéo et la regarder immédiatement, au lieu de devoir se frayer un chemin à travers une masse d’informations. »
Parmi les autres cas d'utilisation, on peut citer l'intégrationPanoptoà Zoom, qui est à la base de l'un des principaux flux de travail de l'université. « Vous lancez l'enregistrement depuis Zoom et celui-ci est automatiquement transféré dans le Panopto correspondant ; des sous-titres sont ajoutés par l'IA, puis, après quelques modifications et un peu de nettoyage, vous le déplacez vers le dossier du cours Moodle, également dans Panopto », explique M. Bashor. L'autre flux de travail à Oxford Brookes implique que les enseignants et les étudiants utilisent l'enregistreur de bureau, où l'enregistrement est directement sauvegardé dans Panopto.
L'impact
D'après les chiffres d'utilisation, Panopto révolutionné l'environnement pédagogique à Oxford Brookes, avec 1 135 498 vidéos visionnées depuis 2020. D'année en année, Panopto optimisé et rendu plus efficace afin d'apporter encore plus d'avantages au corps enseignant et aux étudiants.
Améliorer l'accessibilité
L'accessibilité figure au cœur des priorités de nombreuses universités, et Oxford Brookes ne fait pas exception. Depuis 2018, l'établissement dispose d'un groupe de travail sur l'accessibilité chargé de veiller à ce que tous les contenus publiés en ligne soient accessibles, conformément au règlement britannique de 2018 sur l'accessibilité des organismes du secteur public (sites web et applications mobiles). Alors qu'il utilisait auparavant YouTube pour le sous-titrage, le groupe a estimé Panopto la solution la plus adaptée.
« La sécurité offertePanoptoen matière de sous-titrage a été un argument de vente majeur. Le fait de ne pas avoir à tout mettre sur YouTube, qu’ils jugeaient moins sûr, a été un atout décisif pour notre corps enseignant et notre personnel », explique M. Bashor. « Cela nous a [également] beaucoup aidés à explorer le potentiel de l’audiodescription. »
La fonction « Rechercher et remplacer » de Panoptoa également changé la donne. « J'apprécie l'éditeur de légendes, qui permet d'enregistrer au fur et à mesure », explique Bashor. « La fonction "Rechercher et remplacer" a été une véritable aubaine. »
Facile à utiliser et convivial
Les étudiants comme les enseignants apprécient l'interface intuitive et les fonctionnalités pratiques offertes par la plateforme Panopto. « Les utilisateurs apprécient l'interface utilisateur [Panopto], ils aiment le lecteur », explique M. Bashor.
La possibilité d'ajouter des vidéos à ses favoris au sein de la plateforme est également très appréciée. Elle permet aux étudiants, en particulier à ceux qui ont des besoins spécifiques en matière d'accessibilité, de naviguer facilement et de revoir certaines parties du contenu sans avoir à passer par le cours sur leur plateforme de gestion de l'apprentissage, Moodle. « Cela aide vraiment certains de nos étudiants. »
L'introduction des chapitres intelligents Panoptoa fait forte impression à l'université d'Oxford Brookes. Cette fonctionnalité a amélioré l'expérience de visionnage en permettant aux utilisateurs de naviguer efficacement dans le contenu vidéo en accédant directement à différentes sections.
« Les utilisateurs ont adoré les chapitres intelligents dès leur lancement », explique Bashor. « Cela a rendu le concept d'enregistrement de sessions beaucoup plus pratique, car ils pouvaient utiliser les chapitres pour découper le contenu en segments plus courts sans avoir à interrompre et relancer l'enregistrement trop souvent. »
Un autre aspect qui contribue à la convivialité de Panopto la facilité avec laquelle on peut remplacer des diapositives au sein des vidéos. Les utilisateurs peuvent mettre à jour ou modifier des diapositives sans effort et sans perdre le contenu d'origine, grâce à la fonctionnalité d'édition non destructive. « La façon Panopto , avec ses modifications non destructives et ses paramètres de partage, en fait un outil très puissant », explique Bashor.
Cette simplicité s'étend également à l'ajout de nouvelles diapositives, ce qui permet d'intégrer facilement des informations supplémentaires ou d'ajuster la durée au sein du contenu vidéo. « J'apprécie particulièrement le fait de pouvoir ajouter ses propres diapositives », explique Bashor. « C'est tellement simple de modifier l'emplacement de ce contenu : il suffit de changer l'heure sur la diapositive, sans avoir à la glisser-déposer ou à la déplacer. »
De plus, la conception même de l’architecture Panoptos’est révélée être un outil puissant pour la communauté universitaire. « Cela a facilité la vie des utilisateurs, qui ont su tirer parti du flux de travail initial : ils ont mis en ligne leurs propres vidéos et utilisé l’enregistreur de bureau », explique M. Bashor.
Service client
La migration de l'intégralité des archives Mediasite d'Oxford Brookes vers Panopto un véritable défi. Mais grâce à Panopto, Oxford Brookes a bénéficié d'un accompagnement à chaque étape et a pu migrer avec succès l'ensemble du contenu tout en conservant la structure des dossiers.
« Ce fut une initiative extraordinaire dans le cadre de notre mise en place », déclare Bashor. « Cela a été très marquant pour nous, et ça l’est toujours – [Panopto] s’est vraiment mis en quatre pour nous. »
Ce qui Panopto impressionnant avec Panopto qu'Oxford Brookes n'a pratiquement jamais besoin de faire appel au service client. « Il y a rarement des problèmes. Et quand il y en a, l'équipe s'en occupe immédiatement et se dit : "Allons-y, réglons ça." On a toujours une réponse », explique Bashor.
Les relations ne s’arrêtent pas une fois que le service client a raccroché. « Tout le monde reste toujours en contact », explique Bashor. « Les conférences d’utilisateurs sont toujours très sympas, et nous avons passé un excellent moment à discuter avec tout le monde. Ils sont toujours si sympathiques, toujours si accueillants. »
« Il y a une relation et un engagement envers nous, et pas seulement parce que nous investissons de l’argent dans l’entreprise », explique Bashor. « C’est parce qu’ils se soucient de ce que nous voulons. »
L'avenir
Pour l'avenir, Oxford Brookes prévoit de revoir ses politiques d'enregistrement en matière de conservation des contenus. « À l'heure actuelle, nous n'avons aucune politique prévoyant la suppression de données », explique M. Bashor. « Nous essayons de rationaliser nos politiques d'archivage et d'enregistrement afin de les rendre un peu plus faciles à gérer. »
L'université souhaite également voir se généraliser l'utilisation de dossiers dédiés aux devoirs dans le cadre de son initiative d'évaluation. « Juste pour s'assurer que tout est bien classé à sa place », explique M. Bashor. « J'aimerais que les gens privilégient l'enregistrement des séances plutôt que celui des cours magistraux. Je préférerais voir davantage de courtes vidéos plutôt qu'une seule longue vidéo qu'on passe son temps à enregistrer. »
Grâce à Panopto, l'université d'Oxford Brookes a réussi à atteindre ses objectifs stratégiques, tant sur le plan administratif que créatif, et elle prévoit de poursuivre son développement. « [Panopto] nous a vraiment facilité la vie », déclare M. Bashor. « Nous l'adorons. »
