Resumen
Ingersoll Rand es una empresa industrial diversificada que mejora la calidad de vida mediante la creación de entornos confortables, sostenibles y eficientes. Su cartera de marcas, entre las que se incluyen Club Car®, Ingersoll Rand®, Thermo King® y Trane®, mejora la calidad y el confort del aire en hogares y edificios; transporta y protege alimentos y productos perecederos; y aumenta la productividad y la eficiencia industrial.
La empresa cuenta con cientos de sedes en todo el mundo y presta servicio a clientes de sectores y categorías de productos y servicios altamente competitivos. Por ello, busca constantemente nuevas soluciones de formación en toda la organización. En la actualidad, Ingersoll Rand está aprovechando un nuevo tipo de solución de vídeo que le permite desarrollar las habilidades y capacidades de sus empleados.
Los más de 46 000 empleados de la empresa trabajan en todo el mundo en cientos de instalaciones, entre las que se incluyen oficinas, plantas de montaje, centros tecnológicos, almacenes y centros de distribución y reparación.
Como empresa internacional con una oferta competitiva en toda su gama de productos, Ingersoll Rand compite con marcas mundiales de gran prestigio y con proveedores regionales y locales consolidados. Una plantilla dispersa y multilingüe, la diversidad de entornos de trabajo y la fabricación diversificada de diferentes líneas de productos plantean retos de formación para la empresa.
Para satisfacer las necesidades de los empleados, la empresa estableció una estrategia de «creación de una cultura ganadora» como elemento fundamental para alcanzar un rendimiento óptimo. Ingersoll Rand define la cultura ganadora como «el lugar en el que los mejores profesionales aspiran a trabajar, un lugar donde los empleados se sienten identificados con la visión de la empresa y empoderados para hacer lo correcto».
Ingersoll Rand utiliza Panopto, una plataforma de vídeo empresarial, para consolidar una cultura sólida y ganadora. La plataforma es una herramienta fundamental en el ámbito de la formación y el desarrollo, ya que permite compartir rápidamente conocimientos e información en toda la organización.
El poder del vídeo
Ingersoll Rand eligió el vídeo como herramienta para el aprendizaje, el desarrollo, la formación y la implicación de los empleados en una cultura de éxito en todo el mundo. Gracias a Panopto, Ingersoll Rand pudo ofrecer la creación de vídeos internos de producción propia como una opción para complementar el trabajo realizado por productoras de vídeo externas.
Durante décadas, la empresa había utilizado el vídeo para grabar eventos corporativos de gran repercusión y actividades de formación. Estas producciones solían requerir costosos equipos de grabación, productores, editores y proveedores externos. Los elevados costes y los conocimientos especializados necesarios dificultaban el uso del vídeo a gran escala en una organización tan grande como Ingersoll Rand. Para complicar aún más las cosas, el presupuesto y la calidad podían alargar el tiempo de producción de los eventos grabados y las clases de formación en semanas o meses, lo que convertía al vídeo en una herramienta de apoyo poco idónea para la comunicación rápida y el intercambio de conocimientos.
Sin embargo, como puede atestiguar cualquiera que haya visto vídeos virales en Internet, el poder del vídeo como medio para difundir ideas es considerable. Los equipos de formación de Ingersoll Rand querían encontrar una forma más eficaz de aprovechar este poder a nivel interno.
El equipo de desarrollo del liderazgo de Ingersoll Rand buscaba una solución de vídeo que pudieran utilizar tanto profesionales como personas sin experiencia, una solución que facilitara la grabación, la edición y el intercambio de vídeos; que simplificara el proceso de revisión legal de los mismos; y que acelerara la capacidad de la empresa para transmitir mensajes clave a toda la organización a través de la formación en línea. En cuanto a la producción, la empresa necesitaba poder insertar diapositivas de presentaciones, vídeos adicionales u otra información en las grabaciones de vídeo, así como eliminar material superfluo de los eventos grabados. Los miembros del equipo debían poder grabar vídeo en cualquier dispositivo (desde teléfonos inteligentes personales hasta cámaras de vídeo profesionales), sincronizar automáticamente las secuencias de vídeo con las diapositivas de las presentaciones y las grabaciones de pantalla en directo, y crear transcripciones. La solución también debía permitir a los equipos de formación descargar las grabaciones existentes para utilizarlas en reuniones regionales o entornos de formación en todo el mundo.
Ingersoll Rand también quería mejorar la experiencia de los espectadores permitiéndoles navegar de forma inteligente y eficiente por el contenido de los vídeos largos. La empresa buscaba una solución que incluyera tanto opciones de navegación dentro del vídeo, como un índice y miniaturas de diapositivas, como una búsqueda exhaustiva del contenido del vídeo. Con el soporte adecuado para la búsqueda en vídeo, los espectadores podrían localizar palabras clave o frases pronunciadas por los presentadores o mostradas en pantalla y, a continuación, saltar instantáneamente a momentos específicos y relevantes del vídeo, tal y como lo harían en un documento de texto.
Tras analizar el mercado del vídeo corporativo, Ingersoll Rand llegó a la conclusión de que la plataforma de vídeo Panopto era la que mejor se adaptaba a las necesidades identificadas por la empresa. En 2015, Ingersoll Rand se asoció con Panopto y la implementó en la nube para agilizar la puesta en marcha y garantizar la máxima estabilidad y fiabilidad. A continuación, la empresa decidió utilizar la conferencia interna anual de directivos de ese año como prueba piloto de Panopto.
La prueba piloto resultó ser todo un éxito. Durante la conferencia de directivos de la empresa, Panopto el evento. En tan solo tres días, los directivos pudieron utilizar el vídeo posterior al evento para seguir difundiendo esos mensajes por toda la organización.
Un campo de búsqueda destacado en el vídeo permitía a los usuarios localizar términos que aparecían en las transcripciones o en las notas de los ponentes, y ofrecía enlaces activos al contenido.
Poco después, el equipo de tecnología educativa comenzó a experimentar con la reconversión de otras grabaciones de vídeo en productos de comunicación más innovadores. Por ejemplo, «Meeting in a Box» ofrece a los empleados los puntos clave de una reunión, que pueden utilizar para orientar su aprendizaje.
Fomentar el éxito operativo
Los socios comerciales de RR. HH. comenzaron a interesarse por el uso de la solución de vídeo para ayudar a los directores de planta a mejorar la eficiencia y compartir las mejores prácticas. En Ingersoll Rand, los directores de planta siempre buscan nuevas formas de mejorar la eficiencia de la fabricación ajustada y las prácticas de excelencia operativa en la planta de producción. Cada nueva mejora en la eficiencia se traduce en un ahorro de costes que repercute directamente en los resultados de la empresa.
Antes de utilizar Panopto, si un miembro del equipo quería grabar un proceso o una oportunidad en vídeo, tenía que llevar consigo el equipo y contar con un camarógrafo.
Hoy en día, alcanzar la excelencia operativa es fácil. Los miembros del equipo que participan en el Panopto pueden grabar el proceso con cualquier smartphone. Los responsables de formación sobre el terreno pueden editar rápidamente el vídeo para añadir información complementaria, como una grabación de pantalla o diapositivas de una presentación, y compartirlo casi al instante. Los directivos y otras partes interesadas pueden ahora ver los vídeos desde sus escritorios, ya sea durante un viaje o desde casa.
El equipo de talento y capacidad organizativa de Ingersoll Rand también utiliza la nueva plataforma de vídeo para mejorar la difusión de los contenidos formativos, incluida la formación de sus propios formadores.
Ingersoll Rand ofrece formación en excelencia comercial impartida por formadores internos en centros de todo el mundo. En un principio, el modelo de formación de formadores del programa consistía simplemente en que los nuevos formadores asistieran presencialmente a una próxima sesión.
Hoy en día, esas sesiones se graban con Panopto, lo que permite a los nuevos formadores volver a verlas en cualquier momento y repasar tantas sesiones anteriores como necesiten para sentirse seguros a la hora de dirigir la sesión. Incluso pueden utilizar la función de búsqueda, que les permite desplazarse rápidamente por las sesiones de formación grabadas hasta las partes que responden a sus dudas concretas, saltándose al mismo tiempo las secciones con las que ya están familiarizados.
Análisis de los resultados
Otra ventaja que la plataforma de vídeo ha aportado al equipo de tecnología educativa es la capacidad de analizar los datos de uso con el fin de perfeccionar los futuros materiales didácticos. Las funciones de generación de informes Panoptovan mucho más allá del simple recuento de visitantes únicos. Por ejemplo, el conjunto de herramientas de análisis identifica las partes concretas de los vídeos que se ven y se marcan como favoritas con mayor frecuencia. Gracias a esta información, el equipo de tecnología educativa puede editar y mejorar los contenidos formativos existentes para captar mejor la atención de los espectadores y adaptar la formación futura a aquellas áreas que se identifican como de especial interés.
El equipo de tecnología educativa también utiliza los análisis de datos integrados en la plataforma para medir la rapidez con la que se visualizan los nuevos mensajes. Un mensaje de vídeo tardó en ganar popularidad, ya que al principio solo tenía una docena de visualizaciones. En una semana, esa cifra se disparó a más de 400 visualizaciones, con más de 12 000 minutos de vídeo reproducidos.
Repercusiones en la empresa
Cuando Ingersoll Rand puso a prueba su nueva plataforma de vídeo, buscaba un complemento a los vídeos producidos profesionalmente para uso interno. Se dio cuenta de que había encontrado una herramienta flexible que podía ayudar a la empresa a difundir rápidamente su cultura, su estrategia y sus objetivos para el año siguiente, más allá del alcance de un evento en directo. Los directivos consideraron que el impacto de la prueba piloto del vídeo era tangible, y el equipo de RR. HH. de la empresa comenzó a ampliar el uso de su plataforma de vídeo.
En la actualidad, el número de visualizaciones de vídeos está aumentando rápidamente en Ingersoll Rand, lo que ha traído consigo varias ventajas, entre las que se incluyen:
- Mejora de los procesos y procedimientos operativos
- Un intercambio de conocimientos eficaz y generalizado
- Formación rápida y rentable de formadores corporativos
- Fomento de una cultura común
Aunque el número de usuarios de la plataforma de vídeo de Ingersoll Rand ha pasado de ser de apenas unos pocos en 2015 a más de 200 en 2018, la empresa tiene previsto aumentar su base de usuarios de forma exponencial en 2019. La mayoría de los usuarios forman parte del departamento de RR. HH. en su conjunto, lo que incluye las áreas de comunicación corporativa, formación y desarrollo, y los socios de negocio de RR. HH. Sin embargo, a medida que la herramienta se utiliza de forma más generalizada en todas las unidades de negocio, su demanda sigue aumentando.
De cara al futuro, uno de los retos del equipo de tecnología educativa será dar soporte a una base de usuarios más amplia. Hasta ahora, la clave del éxito del equipo ha sido ofrecer asistencia y formación presenciales. La implantación a mayor escala de la plataforma de vídeo implica que este equipo deberá ampliar su propia oferta formativa mediante una metodología probada de «formación de formadores» y materiales de formación en vídeo bajo demanda con función de búsqueda.
Las organizaciones globales como Ingersoll Rand necesitan poder difundir la información lo más rápido posible. Y, dado que sus operaciones abarcan diferentes husos horarios, continentes, unidades de negocio e identidades regionales, se enfrentan a retos aún mayores a la hora de difundir la cultura y los conocimientos.
El vídeo es una solución obvia, pero no todos los vídeos requieren la intervención de equipos de expertos especializados. Aprovechar la tecnología que simplifica la creación, la producción y la distribución de contenidos de vídeo puede ser una forma rápida y rentable de compartir información en una organización con sede en distintos lugares.
Para aprovechar realmente el potencial del vídeo y su capacidad para difundir conocimientos, las empresas deben hacer que los contenidos de vídeo sean accesibles para los miembros de su equipo desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora del día. Las empresas pueden alcanzar la máxima eficacia creando vídeos en los que se puedan realizar búsquedas y que estén vinculados a otra información clave, como las diapositivas de las presentaciones. La implementación de estas funciones puede ayudar a las organizaciones a utilizar el vídeo de forma eficaz como recurso de aprendizaje.
