Se sei un leader aziendale, è fondamentale rimanere aggiornato sui modi per migliorare il processo di onboarding. Che si tratti di formazione specifica per il lavoro, iscrizione ai benefit o aggiornamento delle competenze per stare al passo con i cambiamenti del settore, l'onboarding può determinare il successo o il fallimento della tua organizzazione.

Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare e migliorare il processo di onboarding.

Due cose da sapere per migliorare il processo di onboarding

L'onboarding dei dipendenti comprende attività di formazione per dare il benvenuto a un nuovo assunto in azienda e garantire che i neoassunti siano preparati ad avere successo nel loro ruolo. Il processo di onboarding è progettato per consentire ai nuovi talenti di essere operativi il più rapidamente possibile, in modo da poter iniziare a contribuire in modo produttivo all'azienda. Buone pratiche di onboarding portano a una maggiore soddisfazione sul lavoro, a migliori prestazioni e a dipendenti con un maggiore impegno nei confronti delle proprie organizzazioni. Per rimanere competitivi, i responsabili della formazione e dello sviluppo (L&D) devono ottimizzare e accelerare l'onboarding e la formazione dei dipendenti .

Un programma di inserimento dei nuovi dipendenti efficace raggiunge due obiettivi:

• Aiuta il nuovo assunto ad ambientarsi nella cultura aziendale e gli consente di costruire relazioni che lo manterranno motivato e produttivo.
• Forniscono la formazione e il supporto necessari affinché i dipendenti possano produrre risultati e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

I programmi di onboarding possono includere formazione in presenza per la revisione delle attività quotidiane, materiale informativo sulla cultura aziendale e, eventualmente, video non specifici dell'azienda su argomenti come le pratiche di sicurezza. Tuttavia, con l'evoluzione delle aziende e delle culture, i programmi di formazione dei dipendenti si stanno trasformando per includere un mix di nuove tecnologie e processi volti ad aumentarne l'efficienza e la scalabilità, come ad esempio l'onboarding asincrono.

Che cos'è l'onboarding asincrono dei dipendenti?

Con la crescente diffusione di ambienti di lavoro remoti e ibridi, i team di Formazione e Sviluppo si sono evoluti per mantenere una comunicazione costante con i nuovi dipendenti. Molte aziende stanno adottando percorsi di onboarding asincroni, ovvero on demand anziché tramite sessioni dal vivo.

Le comunicazioni asincrone sono scambi bidirezionali con un ritardo tra i messaggi, oppure comunicazioni unidirezionali che possono essere ricevute dal pubblico quando lo ritiene più opportuno. L'utilizzo di comunicazioni asincrone nei programmi di onboarding significa che i nuovi dipendenti vengono formati principalmente attraverso strumenti preesistenti, come e-mail, registrazioni di riunioni o videomessaggi on-demand. Invece di riunioni dal vivo o videoconferenze una tantum, l'onboarding asincrono consente ai dipendenti di interagire con il materiale nel momento, nel luogo e nel modo per loro più utili, risultando estremamente efficace.

In che modo i video migliorano il processo di onboarding?

Una libreria interna e sicura di video didattici consente alle aziende lungimiranti di offrire programmi di onboarding coinvolgenti ed efficaci su larga scala. L'onboarding video può:

• Ridurre i costi di formazione: l'inserimento dei nuovi dipendenti è un'attività costosa. Secondo i consulenti aziendali Mark Stein e Lilith Christiansen, autori del libro "Successful Onboarding", le aziende spendono fino al 30% dello stipendio annuo di un neoassunto durante il processo di onboarding. Tuttavia, la videoconferenza asincrona può ridurre esponenzialmente i costi di formazione, eliminando la necessità di costosi corsi in presenza.
• Migliora la memorizzazione delle informazioni: sapevi che è dimostrato che i video migliorano la capacità delle persone di ricordare concetti e dettagli? Utilizzando i video durante il processo di onboarding, i dipendenti hanno maggiori probabilità di memorizzare le informazioni. Inoltre, un sistema di gestione video efficace offre funzionalità di ricerca che consentono agli utenti di cercare parole pronunciate e scritte nei video, qualora avessero domande dopo aver completato l'onboarding.
• Mantieni i contenuti aggiornati: i video garantiscono che i team di formazione e sviluppo mantengano la coerenza in tutte le sessioni di formazione e possano aggiornare facilmente i video formativi quando necessario.
• Stimola il coinvolgimento e il senso di appartenenza dei dipendenti: il video è personale. Può presentare i membri del team, trasmettere messaggi con un tocco umano e connettere i team, che si trovino a pochi metri o a 8.000 chilometri di distanza.
• Monitora i risultati misurabili: gli strumenti di analisi offerti dalle piattaforme di gestione video consentono ai team di formazione e sviluppo di comprendere meglio il coinvolgimento dei dipendenti con i video di onboarding on-demand. Queste metriche mostrano quali video di formazione sono più utilizzati, in quali aree i nuovi dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione e se i dipendenti stanno completando o meno la formazione obbligatoria per motivi di conformità.

Strumenti essenziali per l'inserimento virtuale dei dipendenti

Il video è già diventato il fondamento per la condivisione della conoscenza in un mondo distribuito e molti responsabili della formazione e dello sviluppo stanno sfruttando il video asincrono per condurre percorsi di onboarding e formazione. I video di onboarding on-demand offrono un mezzo di comunicazione flessibile e dettagliato. Gli spettatori possono guardare i video in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, e cercarli e guardarli di nuovo in un secondo momento.

Per gestire efficacemente il programma di onboarding video, un ecosistema di comunicazione si basa su tre strumenti principali che aiutano i responsabili della formazione e dello sviluppo a raccogliere, condividere e accedere a conoscenze preziose, quando e dove ne hanno bisogno. Ciò si traduce in un maggiore coinvolgimento e una maggiore produttività per i nuovi dipendenti.

• Software per videoconferenze. Soluzioni di videoconferenza come Zoom, WebEx e Microsoft Teams offrono l'opportunità di svolgere formazione in tempo reale.
• Sistema di gestione dell'apprendimento. Molti team di formazione e sviluppo utilizzano un sistema di gestione dell'apprendimento come Cornerstone, Docebo o SAP SuccessFactors per archiviare, erogare e monitorare i contenuti formativi in ​​un unico luogo.
• Sistema di gestione video. Un sistema di gestione video come Panopto È un canale centrale, sicuro e ricercabile per le risorse di onboarding di un'organizzazione. Immaginatelo come uno YouTube aziendale che trasforma il materiale di onboarding in conoscenze on-demand accessibili in qualsiasi momento.

“ Panopto È uno strumento efficiente e utile perché ci permette di raggiungere chiunque, ovunque, con le stesse informazioni. Ci ha davvero aiutato ad accelerare la formazione e a risparmiare centinaia di ore."

Jayme Bicknell, responsabile marketing, American 1 Credit Union

Come migliorare il processo di onboarding con i video

L'onboarding video asincrono offre una soluzione ottimizzata e scalabile per migliorare l'esperienza dei nuovi dipendenti. L'onboarding video è alla portata di qualsiasi organizzazione e non deve essere necessariamente complicato. Sono necessari sette passaggi fondamentali per pianificare ed eseguire un efficace programma di onboarding video per i dipendenti. 

7 modi per progettare l'onboarding con i video

1. Individuare una serie di attività di formazione di base per ogni nuovo dipendente.
2. Determina quali attività di onboarding possono essere ottimizzate con la formazione video on-demand.
3. Pianifica un programma di inserimento settimanale per i primi 60 o 90 giorni di ogni nuovo dipendente.
4. Ripeti i passaggi precedenti con video specifici per ruolo, reparto e sede.
5. Documenta il processo e condividilo con gli altri reparti in modo che possano aggiungere ulteriori contenuti.
6. Assicurati che l'esperienza di onboarding sia coerente con i messaggi automatici.
7. Utilizza gli strumenti di analisi video per monitorare l'attività di visualizzazione.