Si eres un líder empresarial, es importante estar al tanto de las maneras de mejorar tu proceso de incorporación de nuevos empleados. Ya sea para la capacitación específica del puesto, la inscripción en beneficios o la actualización de habilidades para mantenerse al día con los cambios del sector, la incorporación puede ser clave para el éxito o el fracaso de tu organización.

Aquí tienes algunos consejos para optimizar y mejorar tu proceso de incorporación de nuevos usuarios.

Dos cosas que debes saber para mejorar tu proceso de incorporación.

La incorporación de empleados incluye tareas de capacitación para darles la bienvenida a la empresa y asegurar que estén preparados para desempeñarse con éxito en sus funciones. Este proceso está diseñado para que el nuevo talento se integre rápidamente y comience a contribuir productivamente al negocio. Una buena incorporación de empleados se traduce en mayor satisfacción laboral, mejor desempeño y un mayor compromiso con la organización. Para mantener la competitividad, quienes toman decisiones en materia de aprendizaje y desarrollo (A&D) deben optimizar y acelerar la incorporación y la capacitación de los empleados .

Un programa de incorporación de empleados eficaz logra dos cosas:

• Ayuda a que el nuevo empleado se adapte a la cultura de la empresa y le permite establecer relaciones que lo mantendrán comprometido y productivo.
• Proporcionan la formación y el asesoramiento necesarios para que puedan producir y contribuir a los objetivos de la empresa.

Los programas de incorporación pueden incluir capacitación presencial para repasar las tareas diarias, material didáctico que destaque la cultura de la empresa y, tal vez, algunos videos no específicos de la empresa que aborden temas como las prácticas de seguridad. Sin embargo, a medida que las empresas y sus culturas evolucionan, los programas de capacitación de empleados se están transformando para incorporar una combinación de nuevas tecnologías y procesos que aumenten la eficiencia y la escalabilidad, como la incorporación asíncrona de empleados.

¿Qué es la incorporación asíncrona de empleados?

Con el aumento de los entornos de trabajo remotos e híbridos, los equipos de formación y desarrollo han evolucionado para mantener la comunicación con los nuevos empleados. Muchas empresas están adoptando la incorporación asíncrona de empleados; es decir, una incorporación disponible bajo demanda en lugar de mediante sesiones en directo.

Las comunicaciones asíncronas son intercambios bidireccionales con un breve lapso entre mensajes, o comunicaciones unidireccionales que la audiencia puede recibir cuando le resulte conveniente. El uso de comunicaciones asíncronas en los programas de incorporación implica que los nuevos empleados se capaciten principalmente a través de medios previamente creados, ya sean correos electrónicos, reuniones grabadas o mensajes de video bajo demanda. En lugar de reuniones en vivo o videoconferencias puntuales, la incorporación asíncrona permite a los empleados interactuar con el material en el momento, lugar y de la manera que les resulte más útil, y es sumamente eficaz.

¿Cómo mejora el vídeo el proceso de incorporación de nuevos usuarios?

Una biblioteca de aprendizaje en vídeo interna y segura permite a las empresas con visión de futuro ofrecer programas de incorporación atractivos y eficaces a gran escala. La incorporación mediante vídeo puede:

• Reducción de costes de formación: La incorporación de nuevos empleados es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro «Successful Onboarding», las empresas gastan hasta el 30 % del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación. Sin embargo, el vídeo asíncrono puede reducir los costes de formación de forma exponencial al eliminar la necesidad de una formación presencial costosa.
• Mejora la retención del conocimiento: ¿Sabías que se ha demostrado que el vídeo mejora la capacidad de recordar conceptos y detalles? Al utilizar vídeos durante la incorporación de nuevos empleados, es más probable que retengan la información. Además, un sistema de gestión de vídeo robusto ofrece funciones de búsqueda que permiten a los usuarios buscar palabras habladas y escritas en los vídeos si tienen alguna pregunta una vez finalizada la incorporación.
• Mantén el contenido actualizado: El vídeo garantiza que los equipos de formación y desarrollo mantengan la coherencia en todas las sesiones de formación y puedan actualizar los vídeos de formación fácilmente cuando sea necesario.
• Fomente el compromiso y la conexión entre los empleados: El vídeo es personal. Puede presentar a los miembros del equipo, transmitir mensajes con un toque humano y conectar a los equipos, estén a una distancia de 1,5 metros o de 8.000 kilómetros.
• Realice un seguimiento de los resultados medibles: Las herramientas de análisis que ofrecen las plataformas de gestión de vídeo permiten a los equipos de formación y desarrollo comprender mejor la interacción de los empleados con los vídeos de incorporación a demanda. Estas métricas muestran qué vídeos de formación se utilizan con mayor frecuencia, dónde pueden necesitar formación adicional los nuevos empleados y si están completando o no la formación obligatoria para cumplir con la normativa.

Herramientas esenciales para la incorporación virtual de empleados

El vídeo se ha convertido en la base para compartir conocimientos en un mundo distribuido, y muchos responsables de formación y desarrollo utilizan el vídeo asíncrono para la incorporación y la formación de nuevos empleados. Los vídeos de incorporación a la carta ofrecen un medio de comunicación flexible y detallado. Los usuarios pueden verlos en cualquier momento y desde cualquier lugar, y buscarlos y volver a verlos más tarde.

Para gestionar eficazmente tu programa de incorporación mediante vídeo, existen tres herramientas principales en un ecosistema de comunicación que ayudan a los responsables de formación y desarrollo a capturar, compartir y acceder a conocimientos valiosos cuando y donde los necesiten. Esto se traduce en una mayor implicación y productividad de los nuevos empleados.

• Software de videoconferencia. Las soluciones de videoconferencia como Zoom, WebEx y Microsoft Teams ofrecen la oportunidad de realizar capacitaciones en tiempo real.
• Sistema de gestión del aprendizaje. Muchos equipos de formación y desarrollo utilizan un sistema de gestión del aprendizaje como Cornerstone, Docebo o SAP SuccessFactors para almacenar, impartir y realizar un seguimiento del contenido de formación en un solo lugar.
• Sistema de gestión de vídeo. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto Es un canal centralizado, seguro y con función de búsqueda para los recursos de incorporación de una organización. Imagínelo como un YouTube corporativo que transforma su material de incorporación en conocimiento a la carta, accesible en cualquier momento.

“ Panopto Es una herramienta eficiente y útil porque nos permite llegar a cualquier persona, en cualquier lugar, con la misma información. Nos ha ayudado mucho a agilizar la formación y a ahorrar cientos de horas.

Jayme Bicknell, Gerente de Marketing, American 1 Credit Union

Cómo mejorar tu proceso de incorporación con vídeo

La incorporación asíncrona mediante vídeo ofrece una solución optimizada y escalable para mejorar la experiencia de los nuevos empleados. La incorporación por vídeo es viable para cualquier organización y no tiene por qué ser complicada. Se requieren siete pasos clave para planificar y ejecutar un programa eficaz de incorporación de empleados mediante vídeo. 

7 maneras de diseñar la incorporación de nuevos empleados con vídeo.

1. Identifica un conjunto de actividades básicas de formación inicial para cada nuevo empleado.
2. Determinar cuáles de las actividades de incorporación se pueden optimizar con formación en vídeo bajo demanda.
3. Planifique un cronograma semanal de incorporación para los primeros 60 o 90 días de cada nuevo empleado.
4. Repita los pasos anteriores con vídeos específicos para cada función, departamento y ubicación.
5. Documenta el proceso y compártelo con otros departamentos para que puedan añadir contenido adicional.
6. Garantiza que la experiencia de incorporación sea coherente con los mensajes automatizados.
7. Utilice análisis de vídeo para monitorizar la actividad de visualización.