KK Ashisuto
Réalisations
12,012 Recorded Videos
417,494 Total Viewing Hours
535 Learning Videos
Intégrer la communication vidéo dans la culture d'entreprise
En 2020, alors que la pandémie de COVID-19 fait rage dans le monde, Ashisuto cherche de nouvelles orientations techniques, ce qui l'amène à connaître la plateforme vidéo Panopto. Consciente de la nécessité de renforcer les liens et de dynamiser la communication entre ses employés pendant la pandémie, Ashisuto a estimé que le partage de connaissances par vidéo serait un outil de communication puissant, et a commencé à évaluer Panopto.
Pour bien comprendre les possibilités de Panopto, Ashisuto a encouragé ses 1 200 employés à charger des messages vidéo pour se présenter. La possibilité pour de nombreux employés d'interagir avec ces vidéos a permis de les utiliser de diverses manières, et l'utilisation de la vidéo s'est ancrée dans l'organisation, à tel point que plus de 1 000 utilisateurs utilisent désormais le système à tout moment, et que plus de 200 employés chargent de nouveaux contenus chaque mois. L'équipe chargée du déploiement de Panopto, baptisé « Projet Panopto », estime qu'une culture d'utilisation des clips vidéo pour communiquer a été établie.
Le défi
La pandémie de COVID-19 a tout changé, l'état d'urgence ayant même été déclaré dans le monde entier. Le Chef de l'équipe de cocréation de nouveaux projets commerciaux, Matsuyama Shinnosuke, a reçu la mission de trouver de nouvelles activités pour Ashisuto.
M. Matsuyama a constaté que la pandémie de COVID-19 lui faisait passer plus de temps à regarder des contenus vidéo qu'à parler à des gens. Il a donc estimé que Panopto, qui permet aux utilisateurs de manipuler librement des contenus vidéo, avait le potentiel d'un nouveau mode de communication pendant la pandémie. M. Matsuyama a commencé à promouvoir Panopto comme le système qui permettrait d'offrir cet « Internet de la connaissance ».
« J'ai eu le sentiment que l'environnement commercial dû à la COVID-19 modifiait la nature même des relations entre les personnes. Ashisuto se considère comme une entreprise qui prend soin de son personnel. Ma crainte que nous perdions notre motivation, et que cela pourrait avoir pour conséquence de nuire à notre capacité de communication externe, m'a poussé à m'exprimer ouvertement sur la question » a déclaré M. Matsuyama.
Il a également estimé que les présentations marketing et les explications sur les produits devaient être filmées et traitées comme des actifs d'information. Il pense que les meilleures présentations doivent être sauvegardées sous forme de vidéo, afin que ceux qui ne peuvent pas assister aux réunions puissent les regarder plus tard.
La solution
Afin de partager des informations techniques et des informations sur les produits avec les divisions commerciales, ils ont utilisé Panopto pour créer des manuels vidéo sur l'utilisation des systèmes informatiques afin de former leurs employés.
Afin d'encourager les employés à adopter la plateforme vidéo, l'équipe du projet Panopto a tenté de partir de quelque chose de simple en matière de tournage de vidéo en demandant à tous les employés de réaliser des vidéos pour se présenter. L'idée était de permettre à chaque employé de faire l'expérience de la réalisation d'une vidéo. Mille employés sur les 1 200 que compte l'entreprise ont réalisé de telles vidéos.
« L'importance de l'utilisation du contenu vidéo pour mettre en commun les capacités et les connaissances des employés s'aligne également sur les initiatives de transformation numérique qui visent à rendre les organisations plus numérisées et plus agiles. »
Matsuyama Shinnosuke, Chef de l'équipe de cocréation de nouveaux projets commerciaux d'Ashisuto
L'impact
A total of 12,012 videos were uploaded to the system during the period, which equates to an average of 231 per week.
The average employee viewed 347 hours of video during the period, which means that each employee watched an average of one hour of video every day.
La culture du partage des connaissances et du gain de temps prend racine
De nombreux employés disent qu'il est désormais plus facile de partager les présentations en les transformant en vidéos, et qu'ils apprécient de pouvoir accéder à tout moment à des présentations de haute qualité, car ils ont beaucoup à apprendre des nouvelles recrues. La pratique consistant à enregistrer à l'avance les séminaires destinés aux clients a également permis aux vendeurs de visionner les séminaires avant de les promouvoir auprès des clients. Cela permet aux vendeurs de mieux articuler l'attrait des séminaires lorsqu'ils invitent des clients.
Dans le passé, la première moitié d'une réunion était consacrée à l'explication des sujets débattus. Aujourd'hui, les gens ont fait preuve de créativité et se sont rendu compte que les réunions pouvaient être plus efficaces en partageant ces informations à l'avance par vidéo. Ainsi, les discussions peuvent commencer dès l'arrivée des participants. L'organisation a également instauré une culture de l'enregistrement des réunions internes afin de pouvoir les partager ultérieurement avec ceux qui ne peuvent pas y participer. M. Itaki déclare : « J'ai l'impression que le système a permis aux gens d'utiliser leur temps de manière plus flexible. »
En plus d'utiliser Panopto comme un outil pour améliorer l'efficacité de son organisation, Ashisuto recommande également le produit à ses clients.
