Una piattaforma video aziendale (EVP) consiste in un software che può essere ospitato nel cloud o distribuito in sede. Il suo cuore è un sistema di gestione dei contenuti (CMS) costruito per le esigenze specifiche della gestione dei video. Questo "CMS video" è integrato da una serie di cinque funzionalità fondamentali che, insieme, costituiscono la base tecnologica di un programma di social learning: (1) acquisizione di video, (2) condivisione di contenuti video da un repository sicuro, (3) conversione di file video per la riproduzione su qualsiasi dispositivo, (4) ricerca di contenuti all'interno del video e (5) integrazione di video con software e sistemi aziendali esistenti.

1. Registrare video di formazione da qualsiasi dispositivo

Il successo di qualsiasi programma di social learning dipende dalla facilità con cui i dipendenti possono condividere ciò che sanno. Per un programma di apprendimento sociale basato sui video, ciò significa che i dipendenti devono avere la possibilità di condividere facilmente ciò che sanno:

1. Registrare qualsiasi cosa, da qualsiasi luogo, utilizzando qualsiasi telecamera o altro dispositivo in loro possesso.
2. Mettere le registrazioni a disposizione dei colleghi in una posizione facilmente individuabile.  

Le piattaforme video aziendali facilitano questo compito attraverso l'uso di app di registrazione integrate. In genere, queste app di acquisizione video funzionano in modo nativo su dispositivi Windows, Mac, Android e iOS. Consentono ai dipendenti di registrare video ad alta definizione di qualsiasi cosa vogliano presentare o dimostrare e, nel caso delle app per Windows e Mac, di registrare anche il contenuto dello schermo del computer e dei dispositivi periferici.

Una volta catturato un video, le applicazioni si collegano al CMS video dell'organizzazione e caricano automaticamente la registrazione. Questa fase è fondamentale perché assicura che tutti i contenuti video generati dai dipendenti siano centralizzati in un unico repository facilmente individuabile, anziché sparsi su più dischi rigidi, condivisioni di file e portali, dove sarà difficile per gli altri trovarli.

2. Condividere i video utilizzando un "YouTube aziendale" centralizzato.

Una volta che i video generati dai dipendenti sono stati caricati sul CMS video, i dipendenti hanno bisogno di un modo intuitivo per accedervi. Le piattaforme video aziendali realizzano questo obiettivo includendo un portale video simile a YouTube a cui i dipendenti possono accedere da qualsiasi laptop, tablet o smartphone.

Questo "YouTube aziendale" consente ai dipendenti di accedere ai contenuti video utilizzando le proprie credenziali di rete. Questo elimina la necessità per i lavoratori di ricordare un ID e una password di accesso separati per accedere e gestire i propri video. Ed elimina la necessità per gli amministratori IT di gestire più elenchi di credenziali.

YouTube aziendale consente inoltre ai dipendenti di condividere facilmente i propri video con i colleghi. Per impostazione predefinita, tutti i video sono privati, visualizzabili solo dal dipendente. Quando un dipendente è pronto a condividere il proprio video, può farlo con individui specifici, gruppi specifici o con l'intera azienda. I dipendenti possono anche rendere i loro video "non elencati", in modo che solo chi ha l'URL diretto possa guardarli.

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3. Integrare il video dove i dipendenti già comunicano

Sebbene sia importante che i contenuti video di social learning siano archiviati in un repository centrale dove possono essere formattati e indicizzati per la ricerca, dovrebbero essere accessibili attraverso una serie di app e portali aziendali esistenti. In questo modo si garantisce che lo "YouTube aziendale" non diventi un altro silos di informazioni, ma che diventi invece un modo per diffondere i video nei luoghi in cui i dipendenti già comunicano.  

 

Le piattaforme video aziendali raggiungono questo obiettivo integrandosi con sistemi di gestione dell'apprendimento aziendale come Cornerstone e Saba, sistemi di gestione dei contenuti come SharePoint On-Premises e WordPress, software sociali aziendali come Jive e sistemi CRM come Salesforce. In genere, gli EVP consentono ai dipendenti di condividere singoli video e playlist attraverso questi siti. Spesso includono anche una funzionalità chiamata "federazione della ricerca", in cui i risultati della ricerca video possono essere inclusi nei risultati complessivi della ricerca prodotta dal sistema LMS, CMS o CRM di un'organizzazione.

4. Convertire i video e trasmetterli in streaming su qualsiasi dispositivo

Quando i dipendenti cercano di guardare i video di social learning, possono accedervi dal loro PC desktop Windows, dal loro tablet Android o dal loro iPhone. Possono guardarli dalla sede centrale dell'azienda, da una rete WiFi pubblica in albergo o da una connessione telefonica 4G. L'ampia gamma di dispositivi utilizzati dai dipendenti e le variazioni nella qualità della connessione a Internet impongono requisiti tecnici a una soluzione di social learning basata su video.

Le piattaforme video aziendali affrontano queste sfide attraverso l'uso di transcodifica e di intelligente di distribuzione dei contenuti video tecnologia.

La transcodifica è un processo mediante il quale gli EVP convertono automaticamente i file video in formati compatibili con qualsiasi laptop, tablet o smartphone. Ad esempio, supponiamo che un dipendente carichi un video Flash (file .FLV) sulla piattaforma video dell'organizzazione. Sebbene il video Flash sia incompatibile con iPhone e iPad, l'EVP lo converte automaticamente in un formato che può essere visualizzato su qualsiasi dispositivo iOS.

Una volta che il video è stato transcodificato in un formato universalmente compatibile, l'EVP utilizza i moderni protocolli di streaming per offrire una riproduzione ottimale in qualsiasi luogo, gestendo al contempo la disponibilità di banda della rete. I dettagli dello streaming moderno sono illustrati nel white paper, Lo streaming video moderno in azienda: Protocolli, caching e ottimizzazione della WAN.

5. Ricerca nell'archivio video e in profondità all'interno dei contenuti video.

Storicamente, la barriera più grande all'utilizzo dei video come mezzo per condividere le informazioni è stata la quasi impossibilità di ricercare i contenuti video. Anche se effettuata con diligenza, i titoli, le descrizioni e i tag inseriti manualmente spesso non sono sufficienti per consentire ai dipendenti di trovare il video che stanno cercando. E anche se un video viene trovato con successo, i dipendenti sono costretti a cercare nella timeline del video i due minuti di informazioni che stanno cercando.

Il successo del social learning basato sui video dipende dalla capacità dei dipendenti di effettuare ricerche rapide in un'intera videoteca e di andare avanti velocemente fino a un momento preciso del video giusto. Le piattaforme video rispondono a questa esigenza indicizzando ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo in ogni video. Ciò significa che, per la prima volta, i contenuti video possono essere consultati e ricercati con la stessa facilità dei documenti o delle e-mail.

 

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