Una piattaforma video aziendale (EVP) è costituita da un software che può essere ospitato nel cloud o distribuito in locale. Il suo nucleo centrale è un sistema di gestione dei contenuti (CMS) progettato per le esigenze specifiche della gestione dei video. Integrato con questo " CMS video " vi è un insieme di cinque funzionalità critiche che, insieme, forniscono le basi tecnologiche per un programma di apprendimento sociale: (1) acquisizione video, (2) condivisione di contenuti video da un repository sicuro, (3) conversione di file video per la riproduzione su qualsiasi dispositivo, (4) ricerca del contenuto all'interno dei video e (5) integrazione dei video con software e sistemi aziendali esistenti.

1. Registra video di formazione da qualsiasi dispositivo

Il successo di qualsiasi programma di apprendimento sociale è determinato dalla facilità con cui i dipendenti possono condividere le proprie conoscenze. Per un programma di apprendimento sociale basato sui video, ciò significa che i dipendenti devono essere in grado di:

1. Registra qualsiasi cosa, da qualsiasi luogo, utilizzando qualsiasi fotocamera o altri dispositivi che potrebbero avere
2. Rendi le loro registrazioni disponibili ai colleghi in un luogo facilmente reperibile  

Le piattaforme video aziendali facilitano questo processo grazie all'utilizzo di app di registrazione integrate. In genere, queste app di acquisizione video vengono eseguite nativamente su dispositivi Windows, Mac, Android e iOS. Consentono ai dipendenti di registrare video in alta definizione di qualsiasi contenuto desiderino presentare o dimostrare e, nel caso delle app per Windows e Mac, anche di registrare il contenuto dello schermo del computer e delle periferiche.

Una volta acquisito un video, le app si connettono al CMS video dell'organizzazione e caricano automaticamente la registrazione. Questo passaggio è fondamentale perché garantisce che tutti i contenuti video generati dai dipendenti siano centralizzati in un unico archivio facilmente accessibile, anziché essere sparsi su più dischi rigidi, cartelle condivise e portali, dove risulterebbe difficile per gli altri trovarli.

2. Condividere i video utilizzando un “YouTube aziendale” centralizzato

Una volta caricati i video creati dai dipendenti sul CMS video, è necessario che questi possano accedervi in ​​modo intuitivo. Le piattaforme video aziendali risolvono questo problema includendo un portale video simile a YouTube, accessibile dai dipendenti da qualsiasi laptop, tablet o smartphone.

Questo " YouTube aziendale " offre ai dipendenti l'accesso ai contenuti video utilizzando le proprie credenziali di rete esistenti. In questo modo, i lavoratori non devono più ricordare un ID di accesso e una password separati per accedere e gestire i propri video, e gli amministratori IT non devono più gestire elenchi multipli di credenziali.

La piattaforma YouTube aziendale semplifica anche la condivisione dei video tra i dipendenti. Di default, tutti i video sono privati ​​e visibili solo al dipendente. Quando un dipendente è pronto a condividere il proprio video, può farlo con singoli individui, gruppi specifici o con l'intera azienda. I dipendenti possono anche impostare i propri video come "non in elenco", in modo che solo chi possiede l'URL diretto possa visualizzarli.

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3. Integrare i video laddove i dipendenti già comunicano

Sebbene sia importante che i contenuti video per l'apprendimento sociale siano archiviati in un repository centrale dove possano essere formattati e indicizzati per la ricerca, dovrebbero essere accessibili attraverso una serie di app e portali aziendali già esistenti. Ciò garantisce che lo "YouTube aziendale" non diventi l'ennesimo silo di informazioni, ma piuttosto uno strumento per diffondere i video nei luoghi in cui i dipendenti già comunicano.  

 

Le piattaforme video aziendali raggiungono questo obiettivo integrandosi con sistemi di gestione dell'apprendimento aziendali come Cornerstone e Saba, sistemi di gestione dei contenuti come SharePoint On-Premises e WordPress, software social aziendali come Jive e sistemi CRM come Salesforce. In genere, le piattaforme video aziendali consentono ai dipendenti di condividere singoli video e playlist attraverso questi siti. Spesso includono anche una funzionalità chiamata "federazione della ricerca", che permette di includere i risultati della ricerca video nei risultati di ricerca complessivi prodotti dal sistema LMS, CMS o CRM dell'organizzazione.

4. Converti i video e trasmettili in streaming su qualsiasi dispositivo

Quando i dipendenti tentano di guardare video di social learning, possono accedervi dal proprio PC desktop Windows, dal tablet Android o dall'iPhone. Possono guardarli dalla sede centrale, tramite una rete Wi-Fi pubblica in hotel o con una connessione 4G. L'ampia gamma di dispositivi utilizzati dai dipendenti e le variazioni nella qualità della connessione Internet pongono delle sfide tecniche a una soluzione di social learning basata sui video.

Le piattaforme video aziendali affrontano queste sfide attraverso l'uso della transcodifica e di tecnologie intelligenti per la distribuzione di contenuti video .

La transcodifica è un processo mediante il quale le piattaforme video aziendali (EVP) convertono automaticamente i file video in formati compatibili con qualsiasi laptop, tablet o smartphone. Ad esempio, supponiamo che un dipendente carichi un video Flash (file .FLV) sulla piattaforma video della propria azienda. Sebbene il video Flash non sia compatibile con iPhone e iPad, l'EVP lo converte automaticamente in un formato visualizzabile su qualsiasi dispositivo iOS.

Una volta che un video è stato transcodificato in un formato universalmente compatibile, l'EVP utilizza moderni protocolli di streaming per offrire una riproduzione ottimale in qualsiasi luogo, gestendo al contempo la disponibilità della larghezza di banda di rete. I dettagli dello streaming moderno sono ulteriormente approfonditi nel white paper " Modern Video Streaming in the Enterprise: Protocols, Caching and WAN Optimization" .

5. Effettua ricerche nell'intero archivio video e approfondisci la ricerca all'interno dei contenuti video.

Storicamente, il principale ostacolo all'utilizzo dei video come mezzo di condivisione delle informazioni è stata la quasi impossibilità di effettuare ricerche al loro interno . Anche con la massima cura, titoli, descrizioni e tag inseriti manualmente spesso non sono sufficienti per consentire ai dipendenti di trovare il video che stanno cercando. E anche se un video viene trovato, i dipendenti sono comunque costretti a scorrere la timeline per individuare i due minuti specifici di informazioni che desiderano.

Il successo dell'apprendimento sociale basato sui video dipende dalla capacità dei dipendenti di effettuare ricerche rapide all'interno di un'intera libreria video e di avanzare velocemente fino al momento preciso del video desiderato. Le piattaforme video rispondono a questa esigenza indicizzando ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo in ogni video. Ciò significa che, per la prima volta, i contenuti video possono essere consultati e ricercati con la stessa facilità di documenti o e-mail.

 

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