Descripción general

Ingersoll Rand es una empresa industrial diversificada que mejora la calidad de vida mediante la creación de entornos confortables, sostenibles y eficientes. Su conjunto de marcas, que incluye Club Car®, Ingersoll Rand®, Thermo King® y Trane®, optimiza la calidad y el confort del aire en hogares y edificios; transporta y protege alimentos y productos perecederos; e incrementa la productividad y la eficiencia industrial.

La empresa cuenta con cientos de sedes en todo el mundo y presta servicios a clientes en sectores y categorías de productos y servicios altamente competitivos. Por consiguiente, busca constantemente nuevas soluciones de aprendizaje en toda la organización. Actualmente, Ingersoll Rand está implementando una nueva solución de vídeo que le permite desarrollar las habilidades y capacidades de sus empleados.

En este estudio de caso

• Cómo Ingersoll Rand implementó una nueva herramienta de video para facilitar el aprendizaje y el desarrollo.
• Ejemplos de la simplicidad, el seguimiento en tiempo real y el análisis que ofrece la herramienta de vídeo.
• Próximos pasos a medida que la empresa expande su uso del aprendizaje por vídeo a nivel mundial para apoyar el aprendizaje y el desarrollo formal e informal.

 

Descripción general de la empresa

Entre la oferta industrial de la compañía se encuentran los compresores de aire y herramientas eléctricas Ingersoll Rand, las bombas de interfaz electrónica ARO y los omnipresentes vehículos Club Car que se ven en campos de golf e instalaciones industriales de todo el mundo. Las divisiones de climatización de Ingersoll Rand incluyen los sistemas y servicios de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) comerciales y residenciales de Trane, así como los equipos de control de temperatura para transporte de Thermo King, entre otras marcas de prestigio.

Los más de 46.000 empleados de la compañía trabajan en todo el mundo en cientos de instalaciones, entre las que se incluyen oficinas, plantas de ensamblaje, centros tecnológicos, almacenes y centros de distribución y reparación.

Figura 1: Ingersoll Rand de un vistazo

 

Entorno empresarial y desafíos

Como empresa global con una oferta competitiva en toda su gama de productos, Ingersoll Rand compite no solo con marcas globales de gran prestigio, sino también con proveedores regionales y locales consolidados. Una plantilla dispersa y multilingüe, una multitud de entornos laborales y la diversificación de la fabricación de diferentes líneas de productos ofrecen oportunidades de formación para la empresa.

Para satisfacer las necesidades de sus empleados, la empresa estableció una estrategia de “crear una cultura ganadora” como componente fundamental para lograr un desempeño excepcional. Ingersoll Rand define una cultura ganadora como aquella en la que “los mejores profesionales aspiran a trabajar, un lugar donde los empleados se sienten identificados con la visión de la empresa y capacitados para actuar correctamente”.

Para construir sobre una cultura fuerte y ganadora, Ingersoll Rand utiliza Panopto , una plataforma de vídeo empresarial. La plataforma sirve como una herramienta importante utilizada en el aprendizaje y el desarrollo para compartir rápidamente conocimientos e información en toda la organización.

Entorno de RRHH

El equipo de Recursos Humanos de Ingersoll Rand está dirigido por un vicepresidente sénior de Recursos Humanos, Comunicación y Asuntos Corporativos (CHRO), quien reporta directamente al presidente y director ejecutivo de la compañía. El vicepresidente de Talento y Capacidades Organizacionales reporta al CHRO y se encarga de la adquisición de talento, el desarrollo del liderazgo, la gestión del talento, la eficacia organizacional, el desarrollo de capacidades estratégicas, la diversidad e inclusión, la formación y la gestión de la carrera profesional en todos los niveles.

El equipo de talento y capacidad organizativa es responsable de la Universidad Ingersoll Rand. Este equipo funciona como un centro de excelencia de facto para una variedad de soluciones de aprendizaje y para la difusión del conocimiento de manera eficaz, rápida y amplia.

Ingersoll Rand aprovecha el poder del vídeo.

Ingersoll Rand seleccionó el video como una herramienta para el aprendizaje, el desarrollo, la capacitación y la participación de los empleados en una cultura ganadora en todo el mundo. Con Panopto Ingersoll Rand pudo ofrecer la creación de vídeos de producción propia, de forma interna, como una opción para complementar el trabajo de vídeo realizado por empresas externas de producción de vídeo.

Durante décadas, la empresa utilizó vídeo para grabar eventos corporativos importantes y actividades de formación. Estas producciones solían requerir equipos de grabación costosos, productores, editores y proveedores externos. Los elevados costes y la experiencia especializada necesaria dificultaban la utilización del vídeo a gran escala en una organización tan grande como Ingersoll Rand. Para complicar aún más las cosas, el presupuesto y la calidad podían alargar el tiempo de producción de los eventos y cursos de formación grabados durante semanas o meses, lo que convertía al vídeo en una herramienta de apoyo poco idónea para la comunicación rápida y el intercambio de conocimientos.

Sin embargo, como cualquiera que haya visto vídeos virales en internet puede atestiguar, el poder del vídeo como medio para difundir ideas es considerable. Los equipos de formación de Ingersoll Rand querían encontrar una mejor manera de aprovechar este poder internamente.

El equipo de desarrollo de liderazgo de Ingersoll Rand buscaba una solución de vídeo que pudieran utilizar tanto profesionales como personas sin experiencia, una que facilitara la captura, edición y compartición de vídeos; simplificara el proceso de revisión legal; y acelerara la capacidad de la empresa para transmitir mensajes clave a toda la organización mediante formación online. En cuanto a la producción, la empresa debía poder insertar diapositivas de presentación, vídeos adicionales u otra información en las grabaciones, así como eliminar material irrelevante de los eventos grabados. Los miembros del equipo debían poder grabar vídeo en cualquier dispositivo (desde smartphones personales hasta cámaras de vídeo profesionales), sincronizar automáticamente las transmisiones de vídeo con las diapositivas de presentación y las grabaciones de pantalla en directo, y crear transcripciones. La solución también debía permitir a los equipos de formación descargar las grabaciones existentes para utilizarlas en reuniones regionales o sesiones de formación en todo el mundo.

Ingersoll Rand también quería mejorar la experiencia de los espectadores con una navegación inteligente y eficiente del contenido dentro de videos largos. La empresa buscaba una solución que incluyera opciones de navegación dentro del video, como una tabla de contenido y miniaturas de diapositivas, así como una búsqueda integral de contenido de video. Con el soporte adecuado para búsqueda de videosDe esta forma, los espectadores podrían localizar palabras clave o frases pronunciadas por los presentadores o mostradas en pantalla y, a continuación, acceder instantáneamente a momentos específicos y relevantes del vídeo, tal como lo harían en un documento de texto.

Después de investigar el mercado de video empresarial, Ingersoll Rand finalmente decidió que el Panopto La plataforma de video empresarial satisfizo mejor el conjunto de necesidades que la empresa había identificado. En 2015, Ingersoll Rand se puso en contacto con Panopto , optando por implementarlo en la nube para agilizar la implementación y garantizar la máxima estabilidad y confiabilidad. Luego, la empresa planeó utilizar la conferencia anual interna de liderazgo de ese año como prueba piloto para Panopto .

Comunicación de la estrategia y la cultura de desarrollo del liderazgo

La prueba piloto resultó ser un éxito. Durante la conferencia de liderazgo de la empresa, la empresa utilizó Panopto para grabar el evento. En tres días, los líderes de la empresa pudieron usar el video posterior al evento para seguir difundiendo esos mensajes por toda la organización.

“En nuestra conferencia anual de liderazgo se comparte muchísima información. Muchos empleados se toman el tiempo de ver la presentación de nuestro director ejecutivo, pero entre los mensajes de apertura y cierre hay mucho más que a menudo se pierde, y necesitábamos facilitarles el acceso a esa información.”

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Un campo de búsqueda destacado en el vídeo permitía a los usuarios localizar términos contenidos en las transcripciones o las notas del orador y proporcionaba enlaces activos al contenido (véase la figura 2).

Figura 2: Campo de búsqueda de términos en vídeos

La retroalimentación sobre el video de la conferencia de liderazgo por parte de toda la empresa fue excelente, lo que animó al equipo de tecnología de aprendizaje de Ingersoll Rand a implementarlo de manera más amplia. Panopto .

“Las presentaciones en vídeo bajo demanda de los ejecutivos causaron una impresión muy positiva entre nuestros líderes empresariales.”

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Poco después, el equipo de tecnología educativa comenzó a experimentar con la reutilización de otras grabaciones de vídeo para convertirlas en productos de comunicación más innovadores. Por ejemplo, Meeting in a Box ofrece a los empleados las ideas principales de una reunión, que luego pueden utilizar para orientar su aprendizaje.

“Meeting in a Box es un resumen de lo más destacado de una reunión. Si tienes un equipo de 500 personas, pero solo 200 pueden asistir presencialmente, esta es una excelente manera de lograr la alineación con el resto de la organización. Utilizan Meeting in a Box como punto de partida para obtener más información.”

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Fomentar la excelencia operativa

Los socios de recursos humanos comenzaron a preguntar sobre el uso de la solución de video para ayudar a los gerentes de planta a mejorar la eficiencia y compartir las mejores prácticas. En Ingersoll Rand, los gerentes de planta buscan constantemente nuevas formas de optimizar la eficiencia de la producción ajustada y las prácticas de excelencia operativa en la planta de producción. Cada nueva mejora en la eficiencia genera ahorros que impactan directamente en los resultados de la empresa.

 

“La identificación requiere observación, y eso requiere tiempo. Esto significa que las personas necesitan ver un proceso en persona, ya sea una tarea humana o un proceso mecánico. Y eso no siempre es fácil, porque esta observación se realiza en una planta industrial con maquinaria ruidosa y montacargas circulando.”

—Gerente de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Antes de usar Panopto Si un miembro del equipo quería documentar un proceso o una oportunidad en vídeo, habría necesitado traer equipo y un camarógrafo.

Hoy en día, lograr la excelencia operativa es fácil. Los miembros del equipo que participan en el Panopto El programa permite grabar el proceso fácilmente con cualquier smartphone. Los responsables de la formación pueden editar rápidamente el vídeo para añadir información complementaria, como una grabación de pantalla o diapositivas de presentación, y compartirlo casi al instante. Ahora, los directivos y demás partes interesadas pueden ver el vídeo desde su escritorio, mientras viajan o desde casa.

“La plataforma de vídeo no solo nos ayuda a solucionar problemas, sino que también facilita la formación de los empleados en los nuevos procesos. Ahora pueden venir, ver un vídeo y saber exactamente qué hacer; es muy rápido.”

—Director sénior de formación, Ingersoll Rand

Figura 3: Grabación y edición de contenido de alta calidad.

Acelerar la impartición del aprendizaje

El equipo de talento y capacidad organizativa de Ingersoll Rand también utiliza la nueva plataforma de vídeo para mejorar la impartición de contenidos de aprendizaje, incluyendo la forma en que el equipo capacita a sus propios formadores.

Ingersoll Rand ofrece capacitación en excelencia en ventas impartida por instructores internos en diversas ubicaciones alrededor del mundo. Originalmente, el modelo de formación de instructores del programa consistía simplemente en que los nuevos instructores asistieran físicamente a una sesión próxima.

Hoy esas sesiones se graban con Panopto Esto permite a los nuevos instructores volver en cualquier momento y ver tantas sesiones anteriores como necesiten para sentirse seguros al dirigir la sesión. Incluso pueden usar la función de búsqueda, que les permite navegar rápidamente por las sesiones de capacitación en video a las áreas que responden a preguntas específicas que tengan, omitiendo las secciones con las que ya están familiarizados.

“Los nuevos instructores siguen participando en el programa para aprender el contenido; ahora, incluso pueden repasar las sesiones de capacitación al día siguiente. Y hacerlo solo requiere aproximadamente una hora de preparación para que todos se familiaricen con nuestras técnicas de grabación.”

—Gerente de Aprendizaje, Ingersoll Rand

Captura de conocimiento institucional

Con la jubilación de la generación del baby boom, se contrata a jóvenes talentos y la transferencia de conocimientos es fundamental.

“Necesitamos documentar ciertos procesos y mejores prácticas para garantizar la transferencia del aprendizaje y evitar la repetición de trabajos y el reaprendizaje.”

—Director de Formación, Ingersoll Rand

Los responsables de recursos humanos han empezado a grabar las reflexiones de los empleados antes de su jubilación. Al preservar su experiencia institucional en una videoteca con función de búsqueda, sus años de conocimiento pueden seguir beneficiando a toda la organización incluso después de su partida.

“Estamos creando un registro de cómo se supone que deben funcionar las cosas, un registro que de otro modo se perdería.”

—Director de Formación, Ingersoll Rand

Analizando el éxito

Otra ventaja que la plataforma de vídeo ha proporcionado al equipo de tecnología educativa es la capacidad de analizar los datos de uso para perfeccionar los materiales de aprendizaje futuros. Panopto Las funciones de generación de informes van mucho más allá de catalogar visitantes únicos. Por ejemplo, el conjunto de herramientas analíticas identifica las partes específicas de los videos que se visualizan y se guardan con mayor frecuencia. Con esta información, el equipo de tecnología educativa puede editar y mejorar el contenido de capacitación existente para lograr una mayor participación de los espectadores, así como adaptar la capacitación futura a las áreas que identifiquen como de especial interés.

El equipo de tecnología educativa también utiliza análisis de datos integrados en la plataforma para medir la rapidez con la que se visualizan los nuevos mensajes. La Figura 4 muestra un mensaje de vídeo que tardó en generarse, con tan solo una docena de visualizaciones inicialmente. En una semana, esa cifra se disparó a más de 400 visualizaciones, con más de 12 000 minutos de vídeo disponibles.

Figura 4: Vistas por día

En el ejemplo que se muestra en la Figura 5, el equipo de formación pudo utilizar el análisis de vídeo para identificar rápidamente cuándo empezaba a disminuir la participación de los espectadores. Posteriormente, el equipo utilizó ese conocimiento para mejorar tanto el contenido existente como el futuro.

Hemos aprendido a prever una "curva de disminución", lo que nos obliga a comunicar y perfeccionar continuamente nuestro contenido. Podemos aplicar la información obtenida de los datos para identificar segmentos clave y, a continuación, utilizar el editor de vídeo integrado para aislar y producir mensajes más concisos.

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Figura 5: Interacción del espectador

Distribución global de herramientas de vídeo

Habiendo desplegado Panopto Gracias a la nube, Ingersoll Rand pudo implementarla rápidamente a nivel global. La plataforma de vídeo basada en software es flexible, lo que permite que varios usuarios graben y suban contenido simultáneamente, incluso mientras otros usuarios graban. Para los productores de contenido de vídeo de Ingersoll Rand, almacenar vídeos en la nube les ahorra horas que antes dedicaban a transferir archivos de vídeo de gran tamaño desde tarjetas de memoria. Además, todo el contenido de vídeo se indexa automáticamente para su búsqueda y se le añade una marca de tiempo por defecto, lo que evita a los productores el esfuerzo de etiquetar manualmente los vídeos para facilitar su descubrimiento.

“Hemos visto ahorros de tiempo de horas, días y semanas con el Panopto "Comparación entre la nube de vídeo y cómo solíamos ofrecer soporte para vídeo."

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

El vídeo se ha convertido en un recurso para toda la empresa que permite capturar las mejores prácticas, compartir materiales de aprendizaje, desarrollar formadores, preservar el conocimiento y mejorar rápidamente los procesos operativos. Panopto Diariamente se crean vídeos en el sistema de gestión del aprendizaje de Ingersoll Rand, en las comunicaciones con los empleados y por correo electrónico, y en la distribución en las aulas.

“El año pasado, sumamos 33.000 visualizaciones de vídeo. La gente quiere poder acceder a un vídeo y encontrar exactamente lo que necesita para resolver su problema, y ​​luego seguir adelante. Nuestra plataforma de vídeo ha sido fundamental para ayudarnos a desarrollar una cultura de aprendizaje integrado en el flujo de trabajo .”

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Al principio, los miembros del equipo de tecnología de aprendizaje consideraron abrir la plataforma para que cualquier empleado interesado la utilizara. Sin embargo, para garantizar que los empleados tuvieran una excelente experiencia inicial, los participantes interesados ​​en el programa Panopto Se alentó al programa a identificar casos de uso convincentes para el video y alinear el uso de la herramienta con el propósito, para crear grabaciones de video, audio, diapositivas y pantalla altamente efectivas. El equipo de tecnología de aprendizaje ha comenzado sesiones de capacitación individuales y en grupos pequeños para gerentes de aprendizaje, socios comerciales de comunicaciones, expertos en la materia, agentes de cambio y cualquier empleado que desee desarrollar sus habilidades digitales como editor de video simplificado para producir una solución única de narración audiovisual. La capacitación incluye el intercambio de mejores prácticas sobre cómo mejorar la calidad de la producción. La tecnología de aprendizaje está disponible para consultas y respuestas en tiempo real para garantizar que el sistema funcione correctamente en proyectos de producción en todo el mundo.

“Desplegamos Panopto En 2015, lanzamos la herramienta y hoy contamos con más de 200 usuarios cualificados. El próximo año [2019] planeamos extenderla aún más por toda la empresa.

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Impacto empresarial

Cuando Ingersoll Rand puso en marcha su nueva plataforma de vídeo, buscaba un complemento para los vídeos profesionales de uso interno. Descubrió una herramienta flexible que, además, permitía a la empresa compartir rápidamente su cultura, estrategia y objetivos para el próximo año, superando el alcance de un evento en directo. Los directivos percibieron el impacto positivo del programa piloto y el equipo de recursos humanos comenzó a ampliar el uso de la plataforma.

Actualmente, la visualización de vídeos está aumentando rápidamente en Ingersoll Rand, lo que ha generado varios beneficios, entre ellos:

• Mejora de los procesos y procedimientos operativos
• Intercambio de conocimientos eficiente y generalizado
• Desarrollo rápido y rentable de formadores corporativos.
• Promoción de una cultura compartida

 

“ Panopto Ha tenido dos impactos positivos difíciles de cuantificar, pero esenciales. El primero es que estamos acelerando la transformación digital en Ingersoll Rand. En el futuro, nuestras aulas corporativas y otros entornos de aprendizaje empresarial dependerán del vídeo. El segundo gran impacto es que hemos aprendido muchísimo y estamos en el buen camino.

—Director de Formación, Ingersoll Rand

Lección aprendida

• Busque oportunidades para innovar con la tecnología. Panopto Inicialmente se implementó como una forma de mejorar la experiencia de vídeo en eventos corporativos, pero los responsables de formación pronto vieron otras oportunidades y se les animó a investigarlas.
• Preservar y compartir el conocimiento institucional. A medida que la generación del baby boom se jubila y las empresas buscan cubrir puestos con candidatos más jóvenes, el vídeo es una excelente manera de crear rápidamente un registro del conocimiento institucional. Ingersoll Rand está empezando a grabar a sus empleados compartiendo sus habilidades y conocimientos antes de su partida.
• Aproveche el poder de la búsqueda de contenido de video. Si bien las corporaciones han utilizado videos con fines de capacitación durante años, los empleados anteriormente no podían buscar contenido relevante en las grabaciones. Al permitir que las personas busquen frases específicas, Panopto ha permitido a los empleados encontrar rápidamente la información que buscan y volver a la tarea que tenían entre manos.
• Capacitar a los nuevos usuarios aumenta sus probabilidades de éxito. Enseñar a cada "productor" a aprovechar la herramienta en una sesión de coaching individual incrementó su confianza y satisfacción con la solución, y generó defensores internos que ahora pueden recomendar la herramienta a otros.

 

Próximos pasos

Si bien la plataforma de video de Ingersoll Rand ha pasado de tener solo unos pocos usuarios en 2015 a más de 200 en 2018, la compañía planea aumentar su base de usuarios exponencialmente en 2019. Al momento de la publicación, la mayoría de los usuarios forman parte de la organización de Recursos Humanos, incluyendo comunicaciones corporativas, capacitación y desarrollo, y socios de negocio de RR. HH. Sin embargo, a medida que la herramienta se utiliza más ampliamente en todas las unidades de negocio, la demanda continúa en aumento.

De cara al futuro, uno de los retos para el equipo de tecnología educativa será dar soporte a una base de usuarios más amplia. Hasta ahora, la clave del éxito del equipo ha sido ofrecer asistencia y formación práctica. La expansión de la plataforma de vídeo implica que este equipo deberá ampliar su propia formación mediante una metodología probada de formación de formadores y materiales de formación en vídeo bajo demanda con función de búsqueda.

“Si la narración audiovisual o la transferencia de conocimientos es una habilidad y una capacidad, entonces tendremos que hacer que la formación sea divertida y de fácil acceso.”

—Gerente de Tecnología Educativa, Ingersoll Rand

Conclusión

Organizaciones globales como Ingersoll Rand necesitan la capacidad de difundir información lo más rápido posible. Y con operaciones que abarcan zonas horarias, continentes, unidades de negocio e identidades regionales, se enfrentan a desafíos aún mayores en lo que respecta a la difusión de cultura y conocimiento.

El vídeo es una solución obvia, pero no todos los vídeos requieren la producción de equipos de expertos especializados. Aprovechar la tecnología que simplifica la creación, producción y distribución de contenido de vídeo puede ser una forma rentable y rápida de compartir información en una organización distribuida.

Para aprovechar al máximo el potencial del vídeo y su capacidad para difundir conocimiento, las empresas deben facilitar el acceso al contenido audiovisual a sus empleados desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora. Pueden lograr la máxima eficacia creando vídeos que permitan realizar búsquedas y que estén vinculados a otra información clave, como las diapositivas de las presentaciones. La implementación de estas funcionalidades puede ayudar a las organizaciones a utilizar el vídeo de forma eficaz como un verdadero recurso de aprendizaje.

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