Asumir un nuevo puesto en el comercio minorista, la hostelería o cualquier otro sector de servicios no es tarea fácil. Hay habilidades que aprender, políticas que memorizar y sistemas de punto de venta que dominar. La incorporación puede ser un reto incluso en las mejores circunstancias.

Los empleados a tiempo parcial y por horas son esenciales para las operaciones en muchos sectores. Es más, el personal de tiendas, cajeros, camareros, baristas, empleados de recepción, técnicos de servicio y equipos de reparto son la cara de la marca: son los que interactúan con los clientes cada día.

A medida que los clientes esperan mayores niveles de comodidad y servicio, estos puestos son cada vez más importantes. Según datos recientes, el número de puestos a tiempo parcial en Estados Unidos ha crecido un 18 % desde 2000, y el mayor salto se produjo tras la Gran Recesión de 2008.

 

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¿Por qué muchas empresas escatiman en la incorporación de empleados por horas y de temporada?

Muchas empresas han ampliado los programas de incorporación de empleados para profesionales a tiempo completo y empleados corporativos, mientras que las prácticas de formación de empleados por horas y temporales siguen incluyendo sólo lo mínimo indispensable. Esto suele justificarse por una serie de preocupaciones comunes:

• La escala necesaria para formar a empleados a tiempo parcial es demasiado grande. Si se incluyeran los empleados por horas, la proporción entre formadores de empresa y alumnos potenciales sería de miles -quizá millones- a uno.
• La distancia geográfica es demasiado grande. Para las grandes empresas que confían en la formación presencial, tener en cuenta la logística de los viajes puede ser demasiado. Incluso sin tener en cuenta las tiendas minoristas, el esfuerzo que tendría que hacer un equipo de formación para incorporar en persona a todos los empleados de una empresa con solo media docena de oficinas sería asombroso.
• La rotación es demasiado elevada para justificar el gasto. Muchos puestos por horas están diseñados para ser estacionales o temporales, e incluso en los que no lo son (sobre todo en los sectores minorista y hostelero), las tasas de rotación son elevadas. Sencillamente, no es rentable ofrecer una formación completa a los empleados que probablemente se marcharán en unos meses.

 

Es importante ofrecer una experiencia de incorporación excepcional a los empleados por horas

Para muchas organizaciones, el proceso de incorporación intenta resolver un problema difícil: ¿cómo impartir formación con plazos concretos, adaptada a funciones específicas y dirigida a un público reducido que puede estar situado a distancia en todo el país o en todo el mundo?

Es una tarea abrumadora, pero importante, con implicaciones reales para su cuenta de resultados.

• Poner al día a los nuevos empleados sobre la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado.
• La mala comunicación y la formación ineficaz son citadas por 1 de cada 4 empleados que han dejado un trabajo en los seis meses siguientes a su incorporación.
• Cubrir un puesto de trabajo que queda vacante debido a una mala incorporación cuesta a las empresas una media de casi 11.000 dólares.

Estas estadísticas no sólo se aplican a los altos ejecutivos, sino también a todos los puestos de su organización, desde los vendedores junior hasta los técnicos de ventas asociados y los representantes de atención al cliente del tercer turno. Las altas tasas de rotación también se acumulan rápidamente. Se calcula que una cuarta parte de las empresas gastan casi el 40% de sus ingresos anuales en gastos relacionados con la rotación de personal.

De hecho, el impacto potencial de escatimar en la incorporación de empleados por horas puede ser incluso mayor de lo que sugieren las cifras en bruto. Un analista de datos interno en la sede corporativa, por ejemplo, puede tardar meses en conocer la cultura y los procesos de la empresa sin causar mucha consternación. Pero los clientes esperan que los empleados con los que se relacionan sean representantes perfectamente informados y capaces, desde sus primeros minutos de trabajo.

Sin embargo, hay buenas noticias. Los datos también demuestran que un proceso de incorporación estructurado y coherente puede reducir la rotación de empleados por hora y mejorar el rendimiento.

Cómo hacer que la incorporación de empleados por horas sea fácil, asequible y escalable

Al igual que con cualquier otra actividad de aprendizaje y desarrollo organizativo, la incorporación de empleados por horas requiere en primer lugar que los equipos de formación de empleados encuentren el equilibrio adecuado entre la información que hay que enseñar y el tiempo disponible para hacerlo. En el pasado, la incorporación de los empleados por horas y de temporada corría a cargo de directores locales y regionales con otras responsabilidades que gestionar simultáneamente, que a menudo daban su propio giro al "proceso de incorporación". Pero hay una forma mejor de incorporar a los empleados por horas y temporales.

Un nuevo tipo de software de incorporación de empleados ha aportado escala, accesibilidad y coherencia a la formación de nuevos empleados.

Con una solución de video onboarding, las organizaciones pueden desarrollar contenidos de formación reutilizables a los que se puede acceder desde cualquier lugar, ofrecer formación especializada a miles de personas simultáneamente y aclimatar eficazmente a todos y cada uno de los nuevos empleados a la cultura de la empresa, incluso a los que ocupan puestos temporales o de alta rotación.

Breanna Vander Helm, redactora de Business 2 Community , recomienda a las empresas que la automatización sea la piedra angular de la formación de cualquier empleado a tiempo parcial. La automatización, señala, es esencial para ayudar a los empleados por horas a equilibrar el desarrollo profesional y las responsabilidades en el trabajo. La tecnología también puede desempeñar un papel en otra de sus recomendaciones: diseñar un proceso de incorporación continuo que incluya objetivos a 30, 60 y 90 días para mantener a los empleados comprometidos y motivados.

Lecturas relacionadas: Invertir en la formación de los empleados de primera línea en la nueva economía de servicios

 

Cuando las empresas invierten en la formación de los nuevos empleados y siguen las mejores prácticas de incorporación, cosechan los beneficios de la reducción de la rotación y la mejora de la productividad. En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y ampliar las actividades de incorporación. He aquí por qué:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener los conocimientos. Los estudios demuestran que 7 días después de terminar una sesión de formación, los empleados sólo recuerdan el 35% del material que se les ha enseñado. Sin embargo, combinar las presentaciones de vídeo con el manual tradicional resulta un 83% más eficaz para ayudar a los empleados a recordar la información tratada.
2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación. Tras descubrir que hasta el 40% de sus costes de formación presencial se gastaban en viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Sólo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.
3. El vídeo ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Para las grandes organizaciones, o aquellas con oficinas, tiendas o territorios de ventas dispersos geográficamente, la coherencia es un gran reto para una incorporación adecuada. Tener varios formadores -o equipos o departamentos totalmente separados- a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia del nuevo empleado sea diferente para cada nuevo empleado. Aprovechar la formación en vídeo durante la incorporación resuelve ese problema, garantizando que cada empleado tenga una experiencia similar y reciba un mensaje coherente independientemente de quién imparta la formación.
4. El vídeo ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados desde el primer día. La incorporación no es sólo formación: es un delicado proceso de introducir a un nuevo empleado en la cultura y los valores de una empresa. La incorporación ayuda a los nuevos empleados a convertirse en miembros eficaces de la organización. El valor potencial de una incorporación eficaz está bien documentado: los investigadores ya han descubierto que las técnicas de incorporación bien ejecutadas conducen a resultados positivos como una mayor satisfacción laboral, un mejor rendimiento en el trabajo y un mayor compromiso con la organización.

 

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