Incorporarse a un nuevo puesto en el sector minorista, la hostelería o cualquier otro sector de servicios no es tarea fácil. Hay habilidades que aprender, políticas que memorizar y sistemas de punto de venta (TPV) que dominar. La integración puede ser un reto incluso en las mejores circunstancias.

Los empleados a tiempo parcial y por horas son esenciales para las operaciones en muchos sectores. Además, el personal de ventas, cajeros, camareros, baristas, recepcionistas, técnicos de servicio y equipos de reparto son la imagen de la marca: son quienes interactúan con los clientes a diario.

A medida que los clientes exigen mayores niveles de comodidad y servicio, estos puestos de trabajo adquieren cada vez más importancia. Según datos recientes, el número de empleos a tiempo parcial en Estados Unidos ha crecido un 18 % desde el año 2000, registrándose el mayor aumento tras la Gran Recesión de 2008.

 

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¿Por qué tantas organizaciones escatiman en la incorporación de empleados por horas y de temporada?

Muchas empresas han ampliado los programas de incorporación de empleados para profesionales a tiempo completo y empleados corporativos, mientras que las prácticas de capacitación para empleados por hora y de temporada todavía solo incluyen lo mínimo indispensable. Esto generalmente se justifica por una serie de preocupaciones comunes:

• La escala necesaria para capacitar a los empleados a tiempo parcial es demasiado grande. La proporción de capacitadores corporativos por cada posible aprendiz, si se incluyeran los empleados por hora, sería de miles, quizás millones, a uno.
• La distancia geográfica es demasiado grande. Para las grandes organizaciones que dependen de la incorporación presencial, gestionar la logística de los viajes puede resultar abrumador. Incluso sin considerar las tiendas físicas, el esfuerzo que requeriría un equipo de capacitación para incorporar a cada empleado en persona en una empresa con tan solo media docena de oficinas sería enorme.
• La rotación de personal es demasiado alta como para justificar el gasto. Muchos puestos por horas están diseñados para ser estacionales o temporales, e incluso en aquellos que no lo son (sobre todo en los sectores minorista y hotelero), la rotación es elevada. Simplemente no resulta rentable ofrecer una formación integral a empleados que probablemente se marchen en pocos meses.

 

Brindar una experiencia de incorporación excepcional a los empleados por hora es importante.

Para muchas organizaciones, el proceso de incorporación intenta resolver un problema difícil: ¿cómo proporcionar formación urgente, adaptada a funciones específicas y dirigida a grupos reducidos que pueden estar ubicados de forma remota en todo el país o en todo el mundo?

Es una tarea ardua, pero importante, con implicaciones reales para sus resultados financieros.

• Poner al día a los nuevos empleados sobre la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta el 30 por ciento del salario anual de un nuevo empleado.
• La mala comunicación y la formación ineficaz son citadas por 1 de cada 4 empleados que han renunciado a un trabajo dentro de los seis meses posteriores a su inicio.
• Cubrir un puesto de trabajo que ha quedado vacante debido a una mala incorporación de nuevos empleados le cuesta a las empresas, en promedio, casi 11.000 dólares .

Estas estadísticas no solo se aplican a los altos ejecutivos, sino a todos los puestos de la organización, desde los vendedores junior y los técnicos de ventas hasta los representantes de atención al cliente del turno de noche. Además, la alta rotación de personal genera gastos considerables. Se estima que una cuarta parte de las empresas destina casi el 40 % de sus ingresos anuales a gastos relacionados con la rotación de personal.

De hecho, el impacto potencial de escatimar en la incorporación de empleados por horas podría ser incluso mayor de lo que sugieren las cifras. Un analista de datos interno en la sede central, por ejemplo, puede tardar meses en familiarizarse con la cultura y los procesos de la empresa sin causar mayores problemas. Sin embargo, los clientes esperan que los empleados con los que interactúan sean representantes perfectamente capacitados y con amplios conocimientos desde el primer momento.

Sin embargo, hay buenas noticias. Los datos también muestran que un proceso de incorporación estructurado y consistente puede disminuir la rotación de empleados por hora y, al mismo tiempo, mejorar el rendimiento.

Cómo hacer que la incorporación de empleados por hora sea fácil, asequible y escalable.

Como en cualquier actividad de aprendizaje y desarrollo organizacional, la incorporación de empleados por hora requiere, en primer lugar, que los equipos de capacitación encuentren el equilibrio adecuado entre la información a impartir y el tiempo disponible para ello. Anteriormente, la incorporación de empleados por hora y de temporada estaba a cargo de gerentes locales y regionales con otras responsabilidades que gestionar simultáneamente, quienes a menudo adaptaban el proceso a su manera. Sin embargo, existe una mejor forma de incorporar a estos empleados.

Un nuevo tipo de software de incorporación de empleados ha aportado escalabilidad, accesibilidad y coherencia a la formación de nuevos empleados.

Con una solución de incorporación mediante vídeo, las organizaciones pueden desarrollar contenido de formación reutilizable al que se puede acceder desde cualquier lugar, proporcionar formación especializada a miles de personas simultáneamente y aclimatar eficazmente a todos y cada uno de los nuevos empleados a la cultura de la empresa, incluso a aquellos en puestos temporales o con alta rotación.

Breanna Vander Helm, redactora de Business 2 Community , recomienda que las empresas conviertan la automatización en un pilar fundamental de la formación de sus empleados a tiempo parcial. La automatización, señala, es esencial para ayudar a los empleados por horas a equilibrar su desarrollo profesional con sus responsabilidades laborales. La tecnología también puede desempeñar un papel importante en otra de sus recomendaciones: diseñar un proceso de incorporación continuo que incluya objetivos a 30, 60 y 90 días para mantener a los empleados comprometidos y motivados.

Lectura relacionada: Invertir en la formación de los empleados de primera línea en la nueva economía de servicios.

 

Cuando las empresas invierten en la formación de nuevos empleados y siguen las mejores prácticas de incorporación , obtienen los beneficios de una menor rotación de personal y una mayor productividad. En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y ampliar las actividades de incorporación. He aquí por qué:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener el conocimiento. Los estudios demuestran que, tan solo 7 días después de finalizar una sesión de formación, los empleados recordarán únicamente el 35 % del material impartido. Sin embargo, combinar las presentaciones en vídeo con el manual tradicional resultó un 83 % más eficaz para que los empleados recordaran la información.
2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación . Tras descubrir que hasta el 40 % de los costes de su formación presencial se destinaban a viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Tan solo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.
3. El vídeo ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Para las organizaciones grandes o aquellas con oficinas, tiendas o territorios de venta dispersos geográficamente, la coherencia supone un gran reto para una correcta incorporación. Contar con varios formadores —o equipos o departamentos totalmente independientes— a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia de cada nuevo empleado sea diferente. El uso de la formación en vídeo durante la incorporación resuelve este problema, asegurando que cada empleado tenga una experiencia similar y reciba un mensaje coherente, independientemente de quién imparta la formación.
4. El vídeo ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados desde el primer día. La incorporación no es solo formación, sino un proceso delicado que introduce al nuevo empleado en la cultura y los valores de la empresa. La incorporación ayuda a los nuevos empleados a convertirse en miembros eficaces de la organización. El valor potencial de una incorporación eficaz está ampliamente documentado: los investigadores ya han descubierto que las técnicas de incorporación bien ejecutadas conducen a resultados positivos como una mayor satisfacción laboral, un mejor rendimiento y un mayor compromiso con la organización.

 

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