El vídeo es un poderoso medio para ampliar el alcance de sus mensajes corporativos y ofrecer comunicaciones más memorables y atractivas. Y, mientras que algunas organizaciones llevan décadas produciendo vídeos de comunicación interna y externa, muchas otras acaban de descubrir cómo la retransmisión en directo y la grabación de vídeos a la carta pueden contribuir a sus objetivos empresariales.

Cada vez más, los líderes empresariales reconocen que es muy rentable obtener el conjunto adecuado de herramientas para respaldar comunicaciones de vídeo flexibles y eficaces que puedan mejorar la participación y la memorabilidad de sus mensajes a la vez que se amplía el alcance. No es difícil imaginar cuánto más se puede conseguir cuando su equipo ya no tiene que dedicar tiempo a gestionar todo lo que conlleva la producción y distribución de comunicaciones de vídeo.

Afortunadamente, las nuevas tecnologías de vídeo ofrecen a los equipos de comunicación más flexibilidad y mayor control sobre sus comunicaciones por vídeo, sin necesidad de que se conviertan en expertos en AV o TI.

 

"Llevamos utilizando el vídeo para las comunicaciones desde los años ochenta. ¿Qué ha cambiado?"

 

No hace mucho, utilizar el vídeo para las comunicaciones corporativas suponía una inversión importante. La creación de vídeos requería un costoso hardware de grabación y transmisión, así como equipos especializados que tenían que montarlo todo, manejar los complicados equipos, editar los vídeos finales y, a continuación, hacer que esos archivos masivos se pudieran compartir, ya fuera a través de soportes físicos reales como un DVD o un VHS, o como parte de un servicio de intercambio de archivos que tenía sus propios costes y retos a los que enfrentarse.

Hoy en día, producir vídeos de aspecto profesional ya no requiere tanto esfuerzo. Y, como era de esperar, en lugar de producir un puñado de vídeos al año por falta de presupuesto y recursos, los equipos de comunicación pueden producir muchos más.

Un nuevo tipo de software -la plataforma de vídeo empresarial- ofrece ahora a las organizaciones una solución "todo en uno" fácil de usar para crear, gestionar y compartir vídeos con audiencias específicas.

Una plataforma de vídeo moderna (a veces denominada sistema de gestión de contenidos de vídeo o CMS de vídeo) puede ayudarle a sacar el máximo partido de sus inversiones actuales en vídeo y reducir el coste total de la creación de vídeos, al tiempo que hace que todo, desde la distribución y gestión seguras hasta la reproducción interactiva y la búsqueda, sea mucho más eficaz. He aquí cómo:

Menos equipos y una instalación más sencilla

Hoy en día, no hace falta gastarse un dineral en videocámaras y otros equipos de grabación: casi todo el mundo dispone de potentes herramientas de grabación HD integradas en los portátiles y smartphones que ya lleva encima. Prácticamente todos los equipos de grabación son ahora mucho más pequeños, asequibles y fáciles de usar.

Una plataforma de vídeo moderna te da la flexibilidad de elegir qué contenidos quieres compartir y cómo se van a presentar. Se puede presentar vídeo de varias cámaras y pantallas para que los espectadores en línea se sientan como si estuvieran en la sala, viendo al ponente, sus diapositivas e incluso los recorridos en pantalla uno al lado del otro.

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Tiempo y costes de postproducción mínimos

Editar, procesar y hacer que los vídeos estén disponibles para que la gente los vea desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo puede requerir fácilmente cinco soluciones de vídeo diferentes y horas de laborioso trabajo de personas cuyo tiempo estaría mejor empleado en otra cosa.

Las plataformas de vídeo modernas suelen incluir un editor de vídeo que permite realizar tareas de edición habituales, como recortar secuencias innecesarias, cambiar entre fuentes de vídeo en grabaciones multicámara e incluso empalmar secuencias de vídeo adicionales. Esto significa que para la mayoría de los eventos en directo y mensajes grabados, la limpieza del vídeo final será fácil y rápida. Sin embargo, si prefieres un editor de vídeo de terceros, te recomendamos recomendamos Camtasia. Con Camtasia, puedes exportar vídeos directamente a tu biblioteca de Panopto con un solo clic.

Del mismo modo, una plataforma de vídeo moderna realiza todo el trabajo de producción backend necesario para que los vídeos estén disponibles para compartirlos fácilmente y reproducirlos a la carta. En cuanto finaliza la retransmisión en directo o terminas de grabar el vídeo, la plataforma transcodifica automáticamente la grabación para que pueda reproducirse en cualquier dispositivo y la sube a tu videoteca, donde cualquier persona de tu organización puede verla.

La nueva videoteca, segura y con capacidad de búsqueda

Si la información que presentas es lo suficientemente importante como para compartirla con tu público hoy, es muy probable que también lo sea como para que quieras que la gente pueda encontrarla mañana. Una plataforma de vídeo moderna puede facilitar la búsqueda de los contenidos de todos tus vídeos grabados indexándolos automáticamente a medida que se cargan en tu biblioteca. Y lo que indexan va mucho más allá de los metadatos básicos que solían ser el límite de la búsqueda de vídeos.

El motor de búsqueda de vídeo Smart Search de Panopto, por ejemplo, utiliza el reconocimiento automático de voz (ASR) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), así como otras tecnologías de IA, para reconocer e indexar cada palabra pronunciada y cada palabra mostrada en pantalla en cada vídeo que cargue en su videoteca. Además, Panopto puede integrarse con CMS como SharePoint, sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce y otros sistemas empresariales para que sus vídeos puedan buscarse desde los portales que ya utilizan los empleados. Y para las empresas internacionales, Smart Search es compatible con nueve idiomas diferentes: inglés, español, alemán, francés, japonés, coreano, portugués, neerlandés y polaco.

Su solución de videoconferencia facilita la comunicación. Una plataforma de vídeo completa su sistema de videoconferencia.

 

Hoy en día, cuando la mayoría de los profesionales piensan en las tecnologías que necesitarán para respaldar sus estrategias de comunicaciones por vídeo, lo primero que les viene a la cabeza es el software de videoconferencia.

Soluciones como Zoom, Skype for Business, GoToMeeting y BlueJeans hacen posible la comunicación y colaboración virtual en tiempo real entre personas que se encuentran en distintos lugares. La mayoría incluso facilita la grabación. Y, en general, estos sistemas son excelentes para lo que están diseñados, así que no hay razón para salir corriendo a buscar un sustituto.

Pero para dar soporte a una amplia gama de casos de uso y maximizar el ROI de sus estrategias de comunicación, a su sistema de videoconferencia le vendría bien una ayuda.

Si ya utiliza sus herramientas de videoconferencia para comunicarse, una plataforma de vídeo puede ser el complemento perfecto. Veamos diez cosas que hace una plataforma de vídeo y que pueden ampliar las capacidades de su sistema de videoconferencia, a la vez que le proporcionan nuevas herramientas para llegar a más personas e implicarlas.

10 funciones de las plataformas de vídeo que mejoran las comunicaciones corporativas

1. Retransmisión en directo HD multicámara segura a gran escala

Supongamos que quieres retransmitir tu próxima reunión. Tendrás varios presentadores, un paquete de diapositivas para cada uno e incluso un vídeo que se reproducirá durante una de las presentaciones. Y, por supuesto, estás compartiendo información sensible, "sólo para ojos internos", que no puede caer en malas manos.

Las herramientas de videoconferencia actuales se crearon principalmente para facilitar las conversaciones en directo, y la mayoría hacen concesiones técnicas en cuanto a calidad de vídeo y velocidad de fotogramas (especialmente para pantallas compartidas y diapositivas) con el fin de mantener ese intercambio en tiempo real. Estas ventajas y desventajas pueden dificultar que su equipo reproduzca realmente la experiencia de la sala para los espectadores en línea.

Las plataformas de vídeo modernas, en cambio, están diseñadas para transmitir de forma segura presentaciones multimedia de alta definición en 1080p a hasta 60 fotogramas por segundo (fps). Con una plataforma de vídeo solo tienes que conectar todas las cámaras de vídeo al portátil, seleccionar los dispositivos de grabación, abrir las diapositivas de apoyo, seleccionar las pantallas que quieras compartir y ya estás listo para transmitir a una audiencia online de cualquier tamaño.

Al añadir unos segundos de retardo a la señal (similar al retardo de emisión en la televisión en directo), las plataformas de vídeo pueden retransmitir en directo en alta definición "de uno a muchos", directamente a través de Internet sin necesidad de que los espectadores se descarguen ninguna aplicación especializada. Esto significa que puedes compartir vídeo en directo nítido con decenas de miles de personas a la vez, en cualquier dispositivo y a través de cualquier conexión a Internet. Y sus espectadores tendrán un control total sobre su experiencia de visionado, con la posibilidad de alternar entre las fuentes de vídeo según sus preferencias.

Una plataforma de vídeo también te ofrece un control preciso sobre la seguridad de tus retransmisiones en directo. Con la plataforma de vídeo de Panopto, por ejemplo, tu transmisión en directo se configurará automáticamente como privada por defecto. Con unos pocos clics, puedes cambiar los permisos de compartición para que una transmisión esté disponible para determinadas personas de tu organización, para todos los miembros de tu organización o para el público en general.

2. Permitir a los espectadores pausar, rebobinar o reiniciar los vídeos en directo

"Tenías que estar allí" es una política terrible para las comunicaciones corporativas. El hecho es que la gente está ocupada y tiene trabajo que hacer. Aunque tengan otros compromisos o tengan que ocuparse de algo urgente durante la retransmisión en directo, quieren tener la oportunidad de ver lo que los líderes tienen que decir.

Ofrezca a su personal la flexibilidad necesaria para ver su retransmisión y gestionar otras prioridades a medida que vayan surgiendo. Dado que una plataforma de vídeo graba mientras se transmite, los espectadores pueden incorporarse tarde y comenzar la transmisión en directo desde el principio, pausar y reanudar la transmisión en directo si tienen que atender una llamada inesperada, o rebobinarla para captar algo que podrían haberse perdido. Los controles de DVR en directo de una plataforma de vídeo ofrecen a los espectadores la posibilidad de maximizar la productividad sin dejar de captar la totalidad de los mensajes.

3. Control a prueba de tontos de la "interactividad accidental".

Usted quiere que los mensajes se reciban con claridad y con las mínimas interrupciones que puedan distraer a su audiencia de la información importante. Pitidos audibles y portazos cuando la gente entra y sale de una conferencia, música de espera accidental sonando en la línea en medio de la intervención de un ejecutivo, o un perro ladrando de fondo porque alguien que trabaja desde su oficina en casa se olvidó de silenciar la línea: todas estas son cosas que pueden afectar negativamente a la experiencia durante una retransmisión en directo utilizando una solución de videoconferencia. Aunque hay controles que ayudan a minimizar las distracciones no deseadas de los participantes en una línea de conferencia, las interrupciones accidentales todavía pueden ocurrir.

Una plataforma de vídeo permite la interactividad al tiempo que elimina las cosas involuntarias que a menudo interrumpen una transmisión en directo presentada a través de una videoconferencia. Al transmitir en una sola dirección (del orador al público en general), los espectadores no pueden interrumpir la presentación de forma intencionada o involuntaria, como ocurre a menudo con las tecnologías de conferencia.

Pero eso no quiere decir que los espectadores no puedan interactuar: con una plataforma de vídeo, los espectadores pueden hacer preguntas a través de un panel de debate dentro del reproductor de vídeo enviando preguntas en el reproductor, que un moderador puede presentar al presentador para que responda en directo. Es una forma inteligente de equilibrar la participación de los espectadores con unos valores de producción profesionales.

4. Hacer que las grabaciones estén disponibles para su visionado a la carta inmediatamente después de un evento en directo.

La grabación se ha convertido en una característica bastante estándar de la mayoría de las soluciones de videoconferencia. Sin embargo, lo que aún no se ha estandarizado es la forma de gestionar ese vídeo una vez finalizada la grabación. Algunas soluciones de videoconferencia ofrecen almacenamiento a corto plazo, otras pueden exportar a servicios de consumo como DropBox o YouTube, y otras simplemente descargan un MP4 a tu portátil. En el momento de escribir estas líneas, ninguna incluye un repositorio seguro y con capacidad de búsqueda para los vídeos que permita compartirlos y descubrirlos fácilmente.

Con una plataforma de vídeo, una vez que pulses "stop" y pongas fin a la transmisión en directo o a la grabación, la plataforma subirá, prácticamente al instante, el vídeo a una biblioteca segura, lo convertirá y optimizará para su reproducción en cualquier dispositivo, e indexará la grabación para la búsqueda, de modo que se pueda encontrar y compartir fácilmente de acuerdo con tu configuración de privacidad. Esto significa que tu gente podrá encontrar y transmitir los vídeos de tus comunicaciones casi inmediatamente después de que hayas terminado de grabarlos, sin necesidad de esperar a que alguien procese, transcodifique, comprima, etiquete y suba los archivos manualmente.

5. Edita tu vídeo antes de publicar una grabación

Algunos mensajes pueden beneficiarse de la autenticidad de parecer "improvisados", pero para la mayoría de los eventos y anuncios, querrás poder pulir o añadir algo a tu grabación antes de hacer la versión final disponible para ver.

La mayoría de las soluciones de videoconferencia no incluyen herramientas de edición que permitan recortar el tiempo de inactividad antes de que empiece la conferencia, eliminar una discusión fuera de tema, empalmar otros medios de apoyo o cambiar entre varias fuentes de vídeo del evento. Como resultado, las empresas a menudo tienen que comprar costosas herramientas de edición de vídeo que requieren la ayuda de especialistas audiovisuales experimentados, lo que retrasa aún más la publicación de grabaciones a la carta de comunicaciones importantes y disminuye el retorno de la inversión.

Una plataforma de vídeo moderna suele incluir herramientas sencillas de edición de vídeo para cortar, empalmar y cambiar entre fuentes de vídeo, por lo que no necesitas software adicional ni un experto audiovisual para pulir un vídeo.

Una plataforma de vídeo puede incluso salvarte de ti mismo: la edición de vídeo, por ejemplo, suele ser "no destructiva", así que aunque cortes un segmento de tu vídeo de la reproducción, siempre tendrás el archivo original al que puedes volver, por si acaso.

6. Almacena todos tus vídeos de forma segura durante el tiempo que quieras

Imagine, por un momento, que ha obrado un pequeño milagro: ha conseguido crear y compartir un mensaje que ha consumido cada uno de los miembros de su organización. Pero incluso ese tipo de éxito aplastante tiene un límite temporal. Una organización media renueva anualmente entre el 10 y el 20% de su plantilla, así que aunque hoy hayas conseguido hacer llegar una información literalmente a todo el mundo, mañana y todos los días del futuro llegarán caras nuevas a las que no habrías podido llegar.

Lo ideal es grabar los mensajes para que puedan seguir siendo consultados en el futuro (tanto por los nuevos empleados como por los miembros del equipo que quieran volver a consultar la información). Pero la mayoría de los sistemas de videoconferencia sólo ofrecen un soporte limitado para alojar las grabaciones y poder verlas más tarde a la carta, y es habitual que las grabaciones se eliminen al cabo de poco tiempo (normalmente entre 30 y 60 días, según el plan), o que te obliguen a comprar más espacio de almacenamiento cuando alcances tus límites o a eliminar manualmente los vídeos de la biblioteca de grabaciones.

Una plataforma de vídeo le ofrece un lugar seguro y centralizado en el que puede almacenar y transmitir un número ilimitado de vídeos, lo que le permite tener un control total de sus contenidos de vídeo confidenciales al tiempo que facilita la gestión y el uso compartido de vídeos tanto dentro como fuera de su empresa. Es una alternativa a YouTube que mantiene la privacidad de los vídeos privados y te ofrece controles para gestionar el acceso a los vídeos en toda tu organización a escala con integraciones para soluciones de gestión de ID de inicio de sesión único (SSO). Puede establecer permisos para toda su biblioteca, carpetas específicas e incluso vídeos individuales en directo o a la carta con sólo unos clics.

7. Gestionar contenidos de vídeo antiguos y nuevos

Piense en el tiempo que dedica a gestionar la información disponible sobre sus comunicaciones: asegurarse de que lo que está disponible está actualizado, eliminar lo que contiene información antigua e irrelevante que podría resultar confusa y gestionar las aprobaciones para las próximas comunicaciones. Ahora imagínese tener que hacer todo eso también para sus comunicaciones por vídeo. Sin un sistema diseñado para gestionar contenidos de vídeo, ninguno de esos pasos puede automatizarse para ahorrar tiempo a su equipo.

Sin embargo, con una plataforma de vídeo, la gestión de sus comunicaciones por vídeo se vuelve aún más eficiente gracias a las herramientas que puede utilizar para notificar a las partes interesadas la aprobación de nuevos vídeos. Puedes designar carpetas para que notifiquen automáticamente a los gestores cuándo hay nuevos contenidos de vídeo listos para su aprobación, agilizando así el flujo de trabajo necesario para publicar a tiempo los nuevos vídeos de comunicación.

Asimismo, con la posibilidad de establecer ventanas de disponibilidad para los vídeos publicados, también puede programar cuándo estarán disponibles sus mensajes y cuándo desaparecerán. Configure su vídeo anual de comunicaciones sobre beneficios para que caduque antes del periodo de inscripción abierta del próximo año, o incluso grabe previamente las próximas comunicaciones sobre un cambio de política y prográmelo para que se publique para los empleados u otras audiencias en un momento específico más adelante. Se trata de una pequeña función que simplificará enormemente los tiempos y los flujos de trabajo para muchos equipos de comunicación.

8. Permite buscar cualquier palabra pronunciada o mostrada en un vídeo

Posiblemente la principal razón por la que la gente sigue prefiriendo el texto para comunicarse es que, a pesar de todos sus defectos, se pueden hacer búsquedas en él. Basta con pulsar ctrl+f para encontrar al instante un detalle relevante enterrado en un documento de 400 páginas.

Antes, para que los vídeos tuvieran búsquedas había que dedicar horas y horas a etiquetar manualmente los temas e ideas importantes. Esto no sólo consumía mucho tiempo, sino que además dependía de la persona que etiquetaba el vídeo determinar qué partes del vídeo eran importantes. Y como ya hemos aprendido, si tus vídeos no se pueden buscar, tu gente buscará en otra parte información que pueda encontrar más fácilmente.

Hoy en día es posible que tus grabaciones de vídeo sean tan fáciles de buscar como un texto, si cuentas con las herramientas adecuadas. Una plataforma de vídeo moderna puede indexar gran parte del contenido real de las grabaciones, es decir, las palabras pronunciadas y mostradas en pantalla, lo que permite a la audiencia encontrar al instante y avanzar rápidamente a la información relevante que necesita, independientemente de la duración del vídeo.

9. Subtítulos de vídeo automáticos y funciones de accesibilidad

Subtitular sus comunicaciones de vídeo no sólo es importante para la accesibilidad (aunque si su organización trabaja en el sector público, eso puede ser motivo suficiente). El hecho es que el subtitulado es útil para todos de vez en cuando.

Los datos del sector sugieren que el 99% de las personas han activado los subtítulos por una razón u otra al menos una vez, y cuando lo han hecho, sus razones suelen ser o bien que la información compartida en esa grabación es más fácil de entender, o bien que es posible ver un vídeo aunque no sea posible reproducir el audio. Si alguna vez has activado los subtítulos para seguir mejor a un orador con mucho acento, o porque hay algo que necesitas ver ahora pero te has dejado los auriculares en casa, sabrás que disponer de subtítulos puede ser un salvavidas.

Con una plataforma de vídeo, puedes obtener automáticamente subtítulos generados automáticamente para cada vídeo que subas. Muchas plataformas de vídeo también incluyen opciones para solicitar subtítulos generados por humanos que cumplan los requisitos federales de accesibilidad, junto con otras funciones de accesibilidad como reproducción a velocidad variable, compatibilidad con lectores de pantalla y navegación con teclado.

10. Ayudarle a medir el éxito de sus comunicaciones por vídeo

¿Cómo cuantifica los resultados de sus esfuerzos de comunicación? ¿De qué datos dispone para informar y mejorar futuros mensajes? Si utiliza principalmente su sistema de videoconferencia u otros portales de la empresa para distribuir las comunicaciones corporativas, es muy probable que no esté consiguiendo todo lo que podría.

Un mejor análisis de los vídeos podría ayudarle a comprender hasta qué punto está interactuando con audiencias internas específicas, ver qué mensajes están funcionando y cuáles pueden estar fallando, y ofrecerle ideas para mejorar las comunicaciones futuras.

Con una plataforma de vídeo, obtendrá datos completos sobre la participación de los espectadores en toda su videoteca, hasta llegar a las estadísticas de espectadores a nivel de usuario. Esto significa que dispondrá de mejor información sobre la frecuencia y el momento en que se ven sus vídeos de comunicación corporativa, cuáles son los vídeos más vistos, en qué lugares la gente se implicó más y cuándo dejaron de verlos, y qué tipos de comunicaciones son más eficaces.

Cómo la plataforma de vídeo de Panopto simplifica las comunicaciones corporativas

Panopto permite a las organizaciones transmitir en directo, grabar, editar, compartir y buscar vídeos de forma segura en una única plataforma. Tanto si transmite para uno como para un millón de espectadores, Panopto ofrece vídeo de alta definición en directo y a la carta con un almacenamiento en búfer mínimo en cualquier dispositivo en un reproductor de vídeo HTML5 que admite debates interactivos, preguntas y respuestas en directo y controles de estilo DVR.

Con Panopto, cualquier persona de su empresa puede grabar y compartir comunicaciones ejecutivas, anuncios de relaciones públicas y eventos de alto nivel con audiencias de dentro y fuera de su organización. Solo tiene que seleccionar sus dispositivos de grabación, pulsar grabar y Panopto se encargará del resto.

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