El vídeo es un medio poderoso para ampliar el alcance de los mensajes corporativos y ofrecer comunicaciones más memorables y atractivas. Si bien algunas organizaciones llevan décadas produciendo vídeos de comunicación interna y externa, muchas otras están descubriendo ahora cómo la transmisión en directo y la grabación de vídeos bajo demanda pueden contribuir a sus objetivos empresariales.

Cada vez más, los líderes empresariales reconocen el gran retorno de la inversión que supone contar con las herramientas adecuadas para respaldar comunicaciones de vídeo flexibles y eficaces que mejoren la interacción y la memorabilidad de sus mensajes, a la vez que amplían su alcance. No es difícil imaginar cuánto más se podría lograr cuando el equipo ya no tenga que dedicar tiempo a gestionar todo lo relacionado con la producción y distribución de las comunicaciones de vídeo.

Afortunadamente, las nuevas tecnologías de vídeo ofrecen a los equipos de comunicación mayor flexibilidad y control sobre sus iniciativas de comunicación por vídeo, sin necesidad de que tengan que desempeñar funciones adicionales como expertos en audiovisuales o informática.

 

“Hemos utilizado el vídeo para comunicarnos desde los años 80. ¿Qué ha cambiado?”

 

No hace mucho, usar video para comunicaciones corporativas era una inversión considerable. Crear videos requería costosos equipos de grabación y transmisión, así como equipos especializados que debían configurar todo, operar equipos complejos, editar los videos finales y luego hacer que esos archivos enormes se pudieran compartir, ya sea a través de soportes físicos como un DVD o VHS, o como parte de un servicio de intercambio de archivos que tenía sus propios costos y desafíos.

Hoy en día, producir vídeos con aspecto profesional ya no requiere tanto esfuerzo. Y, como era de esperar, en lugar de producir solo un puñado de vídeos al año debido a las limitaciones de presupuesto y recursos, los equipos de comunicación ahora pueden producir muchos más.

Un nuevo tipo de software —la plataforma de vídeo empresarial— ofrece ahora a las organizaciones una solución integral y fácil de usar para crear, gestionar y compartir vídeos con audiencias específicas.

Una plataforma de vídeo moderna (a veces llamada sistema de gestión de contenido de vídeo o CMS de vídeo) puede ayudarte a sacar el máximo partido a tus inversiones actuales en vídeo y reducir el coste total de creación de vídeos, a la vez que optimiza procesos como la distribución y gestión seguras, la reproducción interactiva y la búsqueda. Así es como funciona:

Menos equipo y una configuración más sencilla.

Hoy en día, no hace falta gastar una fortuna en videocámaras y otros equipos de grabación: casi todo el mundo tiene potentes herramientas de grabación HD integradas en los portátiles y smartphones que ya lleva consigo. Prácticamente todos los equipos de grabación se han vuelto mucho más pequeños, asequibles y fáciles de usar.

Una plataforma de vídeo moderna te ofrece la flexibilidad de elegir qué contenido quieres compartir y cómo se presentará. Se puede mostrar vídeo desde varias cámaras y pantallas, de modo que los espectadores en línea se sientan como si estuvieran presentes, viendo al orador, sus diapositivas e incluso recorridos virtuales en pantalla simultáneamente.

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Tiempo y costes mínimos de postproducción

Editar, procesar y poner los vídeos a disposición del público para que puedan verlos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo puede requerir fácilmente cinco soluciones de vídeo diferentes y horas de trabajo laborioso por parte de personas cuyo tiempo se podría emplear mejor en otras cosas.

Las plataformas de vídeo modernas suelen incluir un editor que permite realizar tareas de edición comunes, como eliminar secuencias innecesarias, alternar entre las distintas fuentes de vídeo en grabaciones multicámara e incluso insertar metraje adicional. Esto significa que, para la mayoría de los eventos en directo y mensajes grabados, la edición final del vídeo será rápida y sencilla. Si prefiere un editor de vídeo de terceros, le recomendamos Camtasia . Con Camtasia, puede exportar vídeos directamente a su biblioteca Panopto con un solo clic.

Asimismo, una plataforma de vídeo moderna se encarga de todo el trabajo de producción necesario para que los vídeos estén disponibles para compartirlos fácilmente y reproducirlos bajo demanda. En cuanto finaliza la transmisión en directo o la grabación del vídeo, la plataforma transcodifica automáticamente la grabación para que pueda reproducirse en cualquier dispositivo y la sube a la biblioteca de vídeos, donde cualquier persona de la organización puede verla.

La nueva videoteca segura y con función de búsqueda.

Si la información que presentas es lo suficientemente importante como para compartirla con tu audiencia hoy, es muy probable que también lo sea para que quieras que la encuentren fácilmente mañana. Una plataforma de video moderna simplifica la búsqueda del contenido de todos tus videos grabados, indexándolos automáticamente a medida que se suben a tu biblioteca. Y lo que indexan va mucho más allá de los metadatos básicos que antes limitaban la búsqueda de videos.

Panopto El motor de búsqueda de videos Smart Search , por ejemplo, utiliza reconocimiento automático de voz (ASR) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y una serie de otras tecnologías de IA para reconocer e indexar cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla en cada video que subas a tu biblioteca de videos. Además, Panopto Se integra con sistemas de gestión de contenido (CMS) como SharePoint, sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Salesforce y otros sistemas empresariales para que tus vídeos se puedan buscar desde los portales que tus empleados ya utilizan. Además, para empresas globales, la Búsqueda inteligente admite nueve idiomas: inglés, español, alemán, francés, japonés, coreano, portugués, neerlandés y polaco.

Tu solución de videoconferencia facilita la comunicación. Una plataforma de vídeo completa tu sistema de videoconferencia.

 

Hoy en día, cuando la mayoría de los profesionales piensan en las tecnologías que necesitarán para respaldar sus estrategias de comunicación por vídeo, el software de videoconferencia es lo primero que les viene a la mente.

Soluciones como Zoom , Skype for Business , GoToMeeting y BlueJeans permiten la comunicación y colaboración virtual en tiempo real entre personas ubicadas en diferentes lugares. La mayoría incluso facilita la grabación. En general, estos sistemas son excelentes para lo que fueron diseñados, así que no hay razón para buscar una alternativa.

Pero para dar soporte a una amplia gama de casos de uso y maximizar el retorno de la inversión de sus estrategias de comunicación, su sistema de videoconferencias podría necesitar ayuda.

Si ya utilizas tus herramientas de videoconferencia para comunicarte, una plataforma de vídeo puede ser el complemento perfecto. Veamos diez funciones que ofrece una plataforma de vídeo para ampliar las capacidades de tu sistema de videoconferencia, a la vez que te proporciona nuevas herramientas para llegar a más personas e interactuar con ellas.

10 funcionalidades de las plataformas de vídeo que mejoran la comunicación corporativa

1. Transmisión en directo HD multicámara segura a gran escala

Supongamos que quieres transmitir tu próxima reunión general de empleados . Tendrás varios presentadores, una presentación de diapositivas para cada uno e incluso un video para reproducir durante una de las presentaciones. Y, por supuesto, estás compartiendo información confidencial, de uso exclusivo interno, que no puede caer en manos equivocadas.

Las herramientas de videoconferencia actuales se diseñaron principalmente para facilitar las conversaciones en directo, y la mayoría sacrifican la calidad del vídeo y la velocidad de fotogramas (sobre todo al compartir pantallas y diapositivas) para mantener el ritmo de la comunicación en tiempo real. Estas limitaciones pueden dificultar que su equipo pueda replicar fielmente la experiencia de una reunión presencial para los participantes en línea.

Por otro lado, las plataformas de vídeo modernas están diseñadas para transmitir de forma segura presentaciones multimedia en alta definición (1080p) a hasta 60 fotogramas por segundo (fps). Con una plataforma de vídeo, simplemente conectas todas tus cámaras a tu portátil, seleccionas los dispositivos de grabación, abres las diapositivas que quieras compartir, eliges las pantallas que quieras transmitir y ya puedes hacerlo a una audiencia online de cualquier tamaño.

Al añadir unos segundos de retardo a la señal (similar al retardo de transmisión en la televisión en directo), las plataformas de vídeo pueden ofrecer streaming en directo en HD para múltiples usuarios , directamente a través de internet, sin necesidad de que los espectadores descarguen aplicaciones especializadas. Esto significa que puedes compartir vídeo en directo con una nitidez excepcional con decenas de miles de personas a la vez, en cualquier dispositivo y con cualquier conexión a internet. Además, tus espectadores tienen control total sobre su experiencia visual, pudiendo alternar entre las diferentes señales de vídeo según sus preferencias.

Una plataforma de vídeo también te ofrece un control preciso sobre la seguridad de tus transmisiones en directo. Panopto Por ejemplo, en la plataforma de vídeo de [nombre de la plataforma], tu transmisión en directo se configurará automáticamente como privada por defecto. Con solo unos clics, puedes cambiar los permisos para que la transmisión esté disponible para ciertas personas de tu organización, para todos los miembros de tu organización o para el público en general.

2. Permitir a los espectadores pausar, rebobinar o reiniciar los vídeos en directo.

La política de "tenías que estar allí" es pésima para la comunicación corporativa. La realidad es que la gente está ocupada y tiene que trabajar. Aunque tengan otros compromisos o deban atender algo urgente durante la transmisión en directo, aun así quieren tener la oportunidad de escuchar lo que dicen los líderes.

Ofrezca a su equipo la flexibilidad de ver su transmisión y gestionar otras prioridades según surjan. Dado que una plataforma de video graba en directo, los espectadores pueden unirse tarde y comenzar la transmisión desde el principio, pausarla y reanudarla si tienen que atender una llamada inesperada, o rebobinarla para ver algo que se hayan perdido. Los controles de grabación en directo de la plataforma permiten a los espectadores maximizar su productividad sin dejar de interactuar con sus mensajes por completo.

3. Control infalible sobre la “interactividad accidental”

Desea que los mensajes se reciban con claridad y con las mínimas interrupciones posibles que puedan distraer a su audiencia de la información importante. Los pitidos y portazos al unirse o salir de una conferencia, la música de espera que suena accidentalmente en medio de la intervención de un ejecutivo, o los ladridos de un perro de fondo porque alguien que trabaja desde casa olvidó silenciar el micrófono: todo esto puede afectar negativamente la experiencia durante una transmisión en vivo mediante videoconferencia. Si bien existen controles que ayudan a minimizar las distracciones no deseadas de los participantes en una conferencia, las interrupciones accidentales aún pueden ocurrir.

Una plataforma de vídeo permite la interactividad al tiempo que elimina los elementos involuntarios que suelen interrumpir una transmisión en directo mediante videoconferencia. Dado que la transmisión se realiza en una sola dirección —desde el orador hacia la audiencia—, los espectadores no pueden interrumpir la presentación, ya sea de forma intencionada o no, como sí pueden hacerlo (y a menudo lo hacen) con las tecnologías de videoconferencia.

Pero eso no significa que los espectadores no puedan interactuar: con una plataforma de vídeo, pueden hacer preguntas a través de un panel de debate integrado en el reproductor. Para ello, un moderador puede presentar las preguntas al presentador para que responda en directo. Es una forma inteligente de equilibrar la participación del público con una producción profesional.

4. Poner las grabaciones a disposición para su visualización bajo demanda inmediatamente después de un evento en directo.

La grabación se ha convertido en una función bastante común en la mayoría de las soluciones de videoconferencia. Sin embargo, lo que aún no se ha estandarizado es cómo gestionar esos vídeos una vez finalizada la grabación. Algunas soluciones ofrecen almacenamiento temporal, otras permiten exportarlos a servicios como Dropbox o YouTube, y otras simplemente descargan un archivo MP4 al ordenador. En el momento de escribir este artículo, ninguna incluye un repositorio seguro y con función de búsqueda para los vídeos que facilite compartirlos y encontrarlos.

Con una plataforma de vídeo, una vez que pulses «detener» y finalices tu transmisión en directo o grabación, la plataforma subirá tu vídeo a una biblioteca segura de forma prácticamente instantánea, lo convertirá y optimizará para su reproducción en cualquier dispositivo, e indexará la grabación para facilitar su búsqueda y compartición según tu configuración de privacidad. Esto significa que tu audiencia podrá encontrar y reproducir tus vídeos de comunicación casi inmediatamente después de que termines de grabarlos, sin necesidad de esperar a que alguien procese, transcodifique, comprima, etiquete y suba los archivos manualmente.

5. Edita tu vídeo antes de publicar la grabación.

Algunos mensajes pueden beneficiarse de la autenticidad que les da parecer espontáneos, pero para la mayoría de los eventos y anuncios, querrás poder pulir o añadir contenido a tu grabación antes de que la versión final esté disponible para su visualización.

La mayoría de las soluciones de videoconferencia no incluyen herramientas de edición que permitan eliminar los tiempos muertos antes de que comience la conferencia, suprimir conversaciones irrelevantes, insertar otros contenidos multimedia o alternar entre varias transmisiones de vídeo del evento. Como resultado, las empresas a menudo tienen que comprar costosas herramientas de edición de vídeo que requieren la ayuda de especialistas audiovisuales experimentados, lo que retrasa aún más la publicación de grabaciones bajo demanda de comunicaciones importantes y disminuye el retorno de la inversión.

Una plataforma de vídeo moderna suele incluir herramientas sencillas de edición para cortar, empalmar y alternar entre diferentes secuencias de vídeo, por lo que no necesitas software adicional ni un experto en audiovisuales para perfeccionar un vídeo.

Una plataforma de vídeo incluso puede salvarte de ti mismo: la edición de vídeo, por ejemplo, suele ser "no destructiva", por lo que incluso si eliminas un segmento de tu vídeo de la reproducción, siempre tendrás el archivo original al que podrás recurrir, por si acaso.

6. Almacena todos tus vídeos de forma segura durante el tiempo que quieras.

Imagina por un momento que has obrado un pequeño milagro: has logrado crear y compartir un mensaje que todos los miembros de tu organización han leído. Sin embargo, incluso ese éxito rotundo tiene un límite de tiempo. La mayoría de las organizaciones renuevan su plantilla entre un 10 y un 20 % anualmente, así que, aunque consiguieras que toda la gente se enterara hoy, mañana y todos los días venideros llegarán caras nuevas a las que no podrías haber llegado de otra manera.

Lo ideal es grabar tus mensajes para poder consultarlos en el futuro (tanto por los nuevos empleados como por los miembros del equipo que quieran repasar la información). Sin embargo, la mayoría de los sistemas de videoconferencia ofrecen soporte limitado para almacenar las grabaciones y verlas bajo demanda más adelante. Además, es común que las grabaciones se eliminen después de un corto período de tiempo (normalmente entre 30 y 60 días, según el plan) o que tengas que comprar más almacenamiento al alcanzar los límites o eliminar manualmente los vídeos de tu biblioteca de grabaciones.

Una plataforma de vídeo te ofrece un espacio seguro y centralizado para almacenar y reproducir un número ilimitado de vídeos, lo que te permite tener el control total de tu contenido sensible y facilita su gestión y compartición tanto dentro como fuera de tu empresa. Es una alternativa a YouTube que protege la privacidad de tus vídeos y te proporciona controles para gestionar el acceso a ellos en toda tu organización a gran escala, con integraciones para soluciones de gestión de ID de inicio de sesión único (SSO). Puedes configurar permisos para toda tu biblioteca, carpetas específicas e incluso vídeos individuales, tanto en directo como bajo demanda, con tan solo unos clics.

7. Gestionar el contenido de vídeo antiguo y nuevo.

Piensa en cuánto tiempo dedicas a gestionar la información de tus comunicaciones: asegurarte de que esté actualizada, eliminar contenido antiguo e irrelevante que pueda generar confusión y gestionar las aprobaciones para las próximas comunicaciones. Ahora imagina tener que hacer todo eso también para tus comunicaciones de vídeo. Sin un sistema diseñado para gestionar contenido de vídeo, ninguno de estos pasos se puede automatizar para ahorrarle tiempo a tu equipo.

Sin embargo, con una plataforma de vídeo, gestionar tus comunicaciones audiovisuales se vuelve aún más eficiente gracias a las herramientas que puedes usar para notificar a las partes interesadas sobre las aprobaciones de nuevos vídeos. Puedes designar carpetas para notificar automáticamente a los responsables cuando haya nuevo contenido de vídeo listo para su aprobación, lo que agiliza el flujo de trabajo necesario para publicar nuevos vídeos de comunicación a tiempo.

Asimismo, gracias a la posibilidad de establecer periodos de disponibilidad para los vídeos publicados, también puedes programar cuándo estarán disponibles tus mensajes y cuándo desaparecerán. Configura el vídeo de comunicación anual sobre beneficios para que caduque antes del periodo de inscripción abierta del próximo año, o incluso graba previamente las próximas comunicaciones sobre un cambio de política y programa su publicación para empleados u otros públicos en un momento específico posterior. Es una función sencilla que simplificará enormemente la planificación y los flujos de trabajo de muchos equipos de comunicación.

8. Permitir que las personas busquen cualquier palabra dicha o mostrada en un video.

Probablemente, la principal razón por la que la gente sigue prefiriendo el texto para comunicarse es que, a pesar de sus defectos, permite realizar búsquedas. Basta con pulsar Ctrl+F para encontrar al instante un detalle relevante oculto en un documento de 400 páginas.

Antes, para que los vídeos fueran indexables, era necesario dedicar horas y horas a etiquetar manualmente los temas e ideas importantes. Esto no solo consumía mucho tiempo, sino que además dependía de la persona que etiquetaba el vídeo determinar qué partes eran relevantes. Y como ya hemos visto, si tus vídeos no son indexables, tu público buscará información en otros sitios donde la encuentre más fácilmente.

Hoy en día, si cuentas con las herramientas adecuadas, es posible buscar tus grabaciones de vídeo con la misma facilidad que buscar texto. Una plataforma de vídeo moderna puede indexar gran parte del contenido de tus grabaciones (las palabras que se pronuncian y se muestran en pantalla), lo que permite a tu audiencia encontrar y avanzar rápidamente a la información relevante que necesita, independientemente de la duración del vídeo.

9. Subtitulado automático de vídeo y funciones de accesibilidad.

Subtitular tus vídeos no solo es importante para la accesibilidad (aunque si tu organización trabaja en el sector público, esa puede ser razón suficiente). De hecho, los subtítulos son útiles para todos de vez en cuando.

Según datos del sector, el 99 % de las personas han activado los subtítulos al menos una vez por algún motivo. Generalmente, lo hacen para comprender mejor la información de la grabación o para poder ver un vídeo aunque no se pueda reproducir el audio. Si alguna vez has activado los subtítulos para seguir mejor a alguien con un acento marcado o porque necesitas ver algo ahora mismo pero te has dejado los auriculares en casa, sabes que tener los subtítulos disponibles puede ser de gran ayuda.

Con una plataforma de vídeo, puedes obtener subtítulos generados automáticamente para cada vídeo que subas. Muchas plataformas también incluyen opciones para solicitar subtítulos generados por personas que cumplan con los requisitos federales de accesibilidad, además de otras funciones de accesibilidad como la reproducción a velocidad variable, la compatibilidad con lectores de pantalla y la navegación mediante teclado.

10. Te ayuda a medir el éxito de tus comunicaciones por video.

¿Cómo cuantifica los resultados de sus esfuerzos de comunicación? ¿Qué datos tiene a su disposición para fundamentar y mejorar los mensajes futuros? Si utiliza principalmente su sistema de videoconferencias u otros portales corporativos para distribuir comunicaciones empresariales, es muy probable que no esté obteniendo el máximo rendimiento posible.

Un mejor análisis de vídeo podría ayudarte a comprender qué tan bien estás interactuando con audiencias internas específicas, ver qué mensajes están funcionando, cuáles podrían no estar teniendo el éxito esperado y ofrecerte ideas para mejorar las comunicaciones futuras.

Con una plataforma de vídeo, obtendrá datos completos sobre la interacción de los espectadores en toda su biblioteca de vídeos, incluyendo estadísticas individuales de cada usuario. Esto significa que tendrá información más precisa sobre la frecuencia y el momento en que se ven sus vídeos de comunicación corporativa, cuáles son los vídeos más vistos, dónde se observó mayor interacción y cuándo se interrumpió la visualización, y qué tipos de comunicación son más eficaces.

Cómo Panopto La plataforma de vídeo de simplifica las comunicaciones corporativas.

Panopto permite a las organizaciones transmitir en vivo, grabar, editar, compartir y buscar videos de forma segura en una sola plataforma. Ya sea que esté transmitiendo para uno o un millón de espectadores, Panopto Ofrece vídeo en directo y bajo demanda en alta definición con un mínimo de almacenamiento en búfer a cualquier dispositivo mediante un reproductor de vídeo HTML5 que admite debates interactivos, preguntas y respuestas en directo y controles al estilo de un DVR.

Con Panopto Cualquier persona de su empresa puede grabar y compartir comunicaciones ejecutivas, anuncios de relaciones públicas y eventos de alto perfil con audiencias tanto dentro como fuera de su organización. Simplemente seleccione sus dispositivos de grabación, presione grabar y Panopto Él se encarga del resto.

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