"¿Se puede utilizar Panopto para grabar un documento?"

Es una pregunta que oímos bastante a menudo, aunque el sustantivo que aparece al final casi nunca es el mismo. Más a menudo oímos "¿Puede Panopto un documento Word? ¿UN PDF? ¿Otra herramienta documental, como Google Docs, OpenOffice Writer o el Bloc de notas? ¿Y una página de un sitio web? ¿O imprimimos el documento y sólo queremos utilizar un smartphone para capturar nuestras ediciones en papel?".

La buena noticia es que, sea cual sea el documento, puedes utilizar Panopto para grabarlo.

La flexible plataforma de vídeo de Panopto no le limita a las diapositivas de las presentaciones; si puede mostrarlas en una pantalla, Panopto puede capturarlas, indexar cada palabra que aparezca junto con todas las que pronuncie para que se puedan buscar, y subirlas al instante a su videoteca centralizada, donde podrá editarlas, compartirlas y hacer un seguimiento de si otros realmente las han visto.

Echa un vistazo a lo fácil que es hacer Panopto con cualquier documento que quieras:

 

 

Panopto facilita la grabación de prácticamente cualquier documento con sólo 3 clics. Pero esta función plantea una segunda pregunta interesante:

¿Para qué quieres grabar un documento?

Pues por muchas razones. Para las organizaciones de todo el mundo, registrar un documento se está convirtiendo en una comodidad moderna y una forma más eficaz de hacer el trabajo. Estas son algunas de las ventajas que las organizaciones buscan en el registro de documentos:

Revisión de documentos más detallada
Antes del vídeo, la revisión de un documento era una ardua tarea de seguimiento de los cambios (lo que aún no es posible en todos los formatos de documento), acompañada de un comentario escrito, viñeta tras viñeta. Cada punto tenía que estar perfectamente articulado, o se corría el riesgo de un malentendido que requiriera otra ronda de ediciones.

Incluso en el caso de documentos sencillos, este proceso puede durar horas: en documentos críticos como comunicaciones ejecutivas, comunicados de prensa, material de marketing o cualquier otro documento destinado a uso público o de referencia, es habitual que se realicen docenas de rondas de revisiones por parte de múltiples interesados. Todas esas revisiones por escrito añaden tiempo, complejidad y confusión.

Las revisiones de documentos por vídeo ofrecen una alternativa. El revisor puede utilizar Panopto para grabar el documento en su pantalla, así como la cámara web de su portátil para capturar sus comentarios orales. En conjunto, la grabación puede mostrar los cambios realizados, los puntos concretos en los que el revisor tenía una pregunta o idea y cómo le gustaría que se modificara la nueva versión, con muchas menos posibilidades de que se produzcan errores de comunicación.

Revisiones cara a cara, incluso a distancia
En un mundo perfecto, cada vez que un miembro de tu equipo quisiera revisar un documento con un compañero, se acercaría a la mesa de esa persona y mantendría una conversación rápida. Pero en la oficina moderna, eso no siempre es posible: el teletrabajo y el cambio de horario, por no hablar de la posibilidad de que los miembros de un equipo global trabajen en la otra punta del mundo, han hecho que sea más difícil conectarse y discutir un documento.

Las tecnologías de conferencia y mensajería instantánea han ayudado a resolver esta dificultad, pero no ofrecen ninguna ayuda cuando dos personas no pueden encontrar un momento común para una llamada. En un mundo en el que los compañeros pueden estar trabajando los fines de semana, por la noche o a 12 husos horarios de distancia, se necesita una opción de vídeo a la carta que permita esas comunicaciones.

Panopto facilita las comunicaciones a la carta, con grabaciones que se cargan al instante con un solo clic para compartirlas en la videoteca de su organización. El revisor de documentos puede grabar en su propio horario, compartir el enlace y permitir que el espectador lo vea todo cuando se siente en su escritorio por la mañana.

Guardar revisiones de documentos importantes
Algunos documentos exigen más que un resumen por correo electrónico. Los archivos importantes, como las revisiones de los empleados, los materiales sobre prestaciones y otra información crítica, es mejor compartirlos en persona, con un responsable o jefe de equipo dispuesto a comentar cada elemento con el empleado.

Sin embargo, a medida que los equipos crecen y las organizaciones se extienden por todo el mundo, a menudo no es posible que todos los directivos se reúnan con todos los miembros de su equipo cara a cara, ni siquiera para los documentos importantes. También en este caso, el vídeo puede ser una herramienta valiosa, ya que ofrece al directivo la posibilidad de grabarse mientras repasa el documento para asegurarse de que el empleado entiende lo que está escrito.

Muchas organizaciones han empezado incluso a utilizar el vídeo cuando los participantes en estas reuniones pueden reunirse cara a cara. El vídeo puede ser un testigo imparcial de las revisiones del personal y una valiosa herramienta didáctica para ayudar a los directivos a orientar a los empleados y proporcionarles comentarios y revisiones.

Cubrir los programas y los horarios
Tanto en las universidades como en los departamentos de formación de las empresas, no es infrecuente que los profesores dediquen 30 ó 60 minutos o más al comienzo de la primera clase a debatir los temas que se van a tratar. En un entorno académico, esto puede ocupar todo un primer día de clase.

El vídeo vuelve a ser una opción mejor. Con el vídeo, los educadores pueden grabar un rápido recorrido de sí mismos hablando del programa del curso y compartirlo con sus alumnos antes de la clase. Se trata de un sistema especialmente útil para los profesores en un entorno de flipped classroom: grabar y compartir un programa de estudios con antelación puede ser una introducción fácil a la participación en una flipped classroom para muchos estudiantes nuevos en el concepto.

La plataforma de vídeo Panopto facilita que su equipo comparta revisiones de documentos en cualquier momento y lugar, para un público a la carta que puede verlas según su propio horario desde cualquier parte del mundo.

Lo mejor de todo es que la tecnología de búsqueda de vídeo Smart Search de Panopto permite encontrar los documentos grabados en un abrir y cerrar de ojos. Panopto indexa automáticamente cada palabra pronunciada y cada palabra mostrada en pantalla en cada vídeo, por lo que, incluso dentro de unos meses, su equipo podrá encontrar y volver a ver rápidamente su revisión.