En los últimos años, la propia noción de incorporación de empleados ha evolucionado mucho.

Atrás quedaron los días en que la “incorporación” se refería únicamente a la reunión de 2 horas con RR.HH. para completar una docena de formularios, tradicionalmente seguida de un café con el gerente de contratación antes de que se le asignara un escritorio y una lista de responsabilidades. Hoy en día, mejores prácticas de incorporación seguir un enfoque más holístico y a largo plazo.

Según la Sociedad para el Desarrollo de Recursos Humanos (SHRM), la integración de empleados (también conocida como socialización organizacional) es el “proceso de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse de forma rápida y fluida a los aspectos sociales y de desempeño de sus nuevos trabajos, y a aprender las actitudes, los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización”.

En resumen, la incorporación de empleados comprende los procesos que te ayudan a garantizar que tus nuevos contratados empiecen con buen pie.

Los procesos de incorporación más exitosos de la actualidad ofrecen información de la manera en que las personas aprenden mejor: introduciendo nuevos materiales en pequeñas dosis a lo largo del tiempo y repitiendo los conceptos clave para garantizar que los nuevos empleados aprendan todo lo que necesitan saber y retengan la información.

La forma en que estos componentes se traducen en un proceso de incorporación de empleados eficaz y fácil de gestionar será única para cada organización. Sin embargo, según nuestra experiencia ayudando a cientos de organizaciones en todo el mundo a utilizar el vídeo para compartir conocimientos , hemos identificado siete pasos clave que nuestros clientes han utilizado para planificar y ejecutar procesos de incorporación eficaces con apoyo de vídeo.

Siete pasos esenciales para diseñar un proceso de incorporación basado en vídeo.

1. Identificar un conjunto de actividades básicas de capacitación de incorporación para cada nuevo empleado.

Sin importar cómo su organización decida incorporar a los nuevos empleados, el primer paso para diseñar dicho proceso es identificar qué capacitación necesitan.

2. Determina cuáles de tus actividades principales de incorporación se pueden complementar con formación en vídeo bajo demanda.

Existen muchas maneras de usar el video para ampliar y respaldar tu proceso de incorporación, desde información cultural hasta capacitación en habilidades técnicas. ¿Buscas ideas para empezar? Consulta estos cinco tipos populares de videos de incorporación que puedes crear fácilmente .

3. Elabore un cronograma semanal de incorporación para los primeros 60 o 90 días de cada nuevo empleado.

Mantén un cronograma flexible, sobre todo al principio, definiendo los requisitos de incorporación como un conjunto de expectativas semanales, en lugar de un horario diario formal. Esto permite que los nuevos empleados integren más fácilmente la incorporación con las exigencias de sus nuevos puestos y les brinda la posibilidad de revisar los materiales de capacitación a su propio ritmo. Por supuesto, el tiempo que les lleve a los empleados completar el cronograma variará según la organización, pero recomendamos que planifiques distribuir las actividades de incorporación a lo largo de los primeros uno o dos meses del empleado , ya que los expertos creen que esto aumenta significativamente las tasas de retención de empleados.

4. Repita los pasos anteriores con vídeos específicos para cada rol, departamento y ubicación.

Aquí es donde los mejores procesos de incorporación marcan la diferencia. Una vez que hayas definido las tareas esenciales de incorporación para cada empleado, comienza a personalizar los procesos de incorporación, identificando recursos adicionales valiosos para roles, departamentos o ubicaciones específicas. Recomendamos que las empresas primero centren sus esfuerzos en un grupo selecto de roles (por ejemplo, capacitación específica en ventas y atención al cliente) y ubicaciones (por ejemplo, estrategias locales para la región de Dallas o regulaciones regionales que afectan a las tiendas del Reino Unido). Luego, a partir de esta base, amplíen su enfoque para incluir finalmente todos los roles y ubicaciones.

5. Documenta el proceso y compártelo con otros departamentos para que puedan añadir contenido adicional.

Este paso, el más sencillo, es el más esencial y, a menudo, el más útil. Compartir el plan de incorporación entre departamentos permite añadir actividades de formación interfuncional más provechosas. Además, compartir el plan puede contribuir a que la organización se sume al nuevo programa.

6. Asegúrese de que la experiencia de incorporación sea coherente con los mensajes automatizados.

Colabora con tus equipos de comunicación corporativa o de correo electrónico interno para crear una campaña de correo electrónico automatizada que comparta videos de bienvenida con los nuevos empleados según lo previsto. La mayoría de los sistemas de correo electrónico empresariales facilitan este proceso: simplemente redacta una serie de correos electrónicos con enlaces a los videos e indica la frecuencia con la que deben enviarse a cada nuevo empleado. Una vez configurado el proceso, cada nuevo empleado recibirá automáticamente los correos electrónicos según lo programado, lo que garantiza una experiencia de bienvenida uniforme para todos.

7. Utilice análisis de vídeo para monitorizar la actividad de visualización.

Una vez que los mapas estén implementados y las comunicaciones configuradas, verifique que el sistema funcione según lo previsto. Con una plataforma de video empresarial, podrá observar las tendencias generales de visualización en toda la organización y saber cuándo y con qué frecuencia cada empleado vio un video en particular, así como si lo vio completo o lo interrumpió. Si bien esta información resulta invaluable para evaluar la efectividad y el cumplimiento de cada miembro del equipo, también puede utilizarse para medir la efectividad del proceso de capacitación .

 

 

 

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