En los últimos años, el concepto mismo de incorporación de empleados ha evolucionado mucho.

Atrás quedaron los días en que la "incorporación" se refería únicamente a la reunión de dos horas con Recursos Humanos para rellenar una docena de formularios, a la que tradicionalmente seguía un café con el responsable de contratación antes de que se le asignara un escritorio y una lista de responsabilidades. Hoy en día, buenas prácticas de incorporación seguir un planteamiento más holístico y a largo plazo.

Según la Sociedad para el Desarrollo de los Recursos Humanos (SHRM), la incorporación del empleado (también conocida como socialización organizativa) es el "proceso de ayudar a los recién contratados a adaptarse a los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos de trabajo de forma rápida y sin problemas, y a aprender las actitudes, conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización."

En resumen, la incorporación de los empleados implica los procesos que le ayudan a garantizar que sus nuevas contrataciones empiecen con buen pie.

Hoy en día, los procesos de incorporación más eficaces transmiten la información de la forma en que las personas aprenden mejor: presentando los nuevos materiales en trozos pequeños a lo largo del tiempo y repitiendo los conceptos clave para garantizar que los nuevos empleados aprendan lo que necesitan saber en su totalidad y retengan la información.

La forma exacta en que estos componentes se traducen en un proceso de incorporación de empleados eficaz y fácil de gestionar será única para cada organización. Sin embargo, gracias a la experiencia que hemos adquirido ayudando a cientos de organizaciones de todo el mundo a utilizar el vídeo para compartir conocimientos, hemos identificado siete pasos fundamentales que nuestros clientes han utilizado para planificar y ejecutar procesos de incorporación eficaces con ayuda del vídeo.

Siete pasos esenciales para diseñar un proceso de incorporación basado en vídeo

1. Identificar un conjunto de actividades básicas de formación inicial para cada nuevo empleado.

Sea cual sea la forma en que su organización decida incorporar a los nuevos empleados, el primer paso en el diseño de su proceso de incorporación es identificar qué formación necesitan sus nuevos empleados.

2. Determine cuáles de sus principales actividades de incorporación pueden complementarse con formación en vídeo a la carta.

Hay muchas formas de utilizar el vídeo para ampliar y apoyar su proceso de incorporación, desde conocimientos culturales hasta formación técnica. ¿Busca ideas que le ayuden a empezar? Eche un vistazo a estos cinco tipos populares de vídeos de incorporación que puede crear fácilmente.

3. Establezca un programa semanal de incorporación para los primeros 60 ó 90 días de cada nuevo empleado.

Mantenga un calendario flexible, sobre todo al principio, identificando los requisitos de incorporación como un conjunto semanal de expectativas, en lugar de un programa diario formal. Esto permite a los nuevos empleados adaptarse más fácilmente a las exigencias de sus nuevas funciones y les da la posibilidad de revisar los materiales de formación a su propio ritmo. Por supuesto, el tiempo que tarden los empleados en completar el programa de visualización variará según la organización, pero le recomendamos que planifique las actividades de incorporación a lo largo de los primeros uno o dos meses del empleado, ya que los expertos creen que hacerlo aumenta significativamente las tasas de retención de empleados.

4. Repita los pasos anteriores con vídeos específicos para cada función, departamento y ubicación.

Aquí es donde se distinguen los mejores procesos de incorporación. Una vez que haya definido las tareas esenciales de incorporación para cada empleado, empiece a adaptar los procesos de incorporación especializados definiendo recursos adicionales valiosos para funciones, departamentos o ubicaciones específicos. Recomendamos que las empresas centren primero sus esfuerzos en un grupo selecto de funciones (por ejemplo, formación específica sobre ventas y atención al cliente) y ubicaciones (por ejemplo, estrategias locales para la región de Dallas, o normativas regionales que afecten a las tiendas del Reino Unido). A continuación, se parte de esta base para incluir finalmente todas las funciones y ubicaciones.

5. Documente el proceso y compártalo con otros departamentos para que puedan añadir contenido adicional.

Este paso tan sencillo es el más esencial y, a menudo, el más útil. Compartir su mapa de incorporación con todos los departamentos le da la oportunidad de añadir al mapa actividades de formación interfuncionales más útiles. Compartir el mapa también puede ayudar a garantizar que la organización se comprometa con el nuevo programa.

6. Haga que la experiencia de incorporación sea coherente con mensajes automatizados

Colabore con sus equipos de comunicaciones corporativas o de comunicaciones internas por correo electrónico para crear una "campaña de goteo" automatizada por correo electrónico para compartir vídeos de incorporación con el nuevo personal según lo previsto en el calendario. La mayoría de los sistemas de correo electrónico empresarial facilitan esta tarea: basta con escribir una serie de mensajes de correo electrónico con enlaces a los vídeos y anotar la frecuencia con la que deben enviarse a los nuevos empleados. Una vez que haya configurado el proceso, cada nuevo empleado recibirá automáticamente los mensajes de correo electrónico tal y como los haya programado, lo que garantiza que todos reciban una experiencia de incorporación coherente.

7. Utilizar análisis de vídeo para controlar la actividad de visionado

Una vez que sus mapas estén en su lugar y sus comunicaciones establecidas, vigile para asegurarse de que el sistema funciona como se espera. Con una plataforma de vídeo empresarial podrá ver las tendencias generales de visionado en toda la organización y saber cuándo y con qué frecuencia ha visto cada empleado un vídeo en particular, así como si ese empleado ha visto un vídeo completo o se ha quedado corto. Aunque esta información resulta muy valiosa para evaluar la eficacia y el cumplimiento de los miembros individuales del equipo, también se puede utilizar para medir la eficacia de su proceso de formación.

 

 

 

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